Se o seu e-mail está sobrecarregado, talvez o problema não é a tecnologia
Dicas Produtividade / / December 19, 2019
Há um grande número de artigos sobre o tema da melhoria de diferentes sistemas de e-mail. Mas de qualquer maneira, não importa o que fazemos, de tempos em tempos, começamos a pensar que o nosso c-mail que não está certo, que algo não é suficiente para ser produtivo - e novamente mergulhar nas configurações. No entanto, Joshua Lyman (Joshua Lyman), desenvolvedor Web, diz que não é e-mail não funciona adequadamente, e nós mesmos.
Joshua propõe aplicar em seu trabalho com e-mail em todas as três regras. Eles irão ajudá-lo a manter-se o dobro, e trabalhar com o e-mail não irá causar emoções negativas.
Desativar as notificações
Quando a área de trabalho aparecer constantemente aviso de que você tem uma nova mensagem, é difícil manter a partir de outro cliente de e-mail. Por que configure um cliente de email desktop para verificar e-mail a cada 5 minutos? Situações em que você deve responder imediatamente ao pé da letra, são muito raros e, geralmente, as pessoas pré-chamada para dizer que a carta foi enviada. Todas as outras mensagens não requerem resposta imediata e pode esperar um pouco. Como regra geral, se há algo urgente chamada, pessoas normais, mas não escrever uma carta e à espera de uma resposta.
O mesmo se aplica e guias constantemente abertas com o e-mail. Aposto que você está apenas de volta para verificar se há nenhuma razão a cada 10 minutos. E se você tiver que trabalho monótono ou preparar o próximo relatório, o intervalo é reduzido para 3-5 minutos (bem, não lave o lustre de cristal).
Faça um acordo verbal com colegas
Não importa como você organizar o trabalho de seu sistema de e-mail, o mais importante neste grupo continua a ser o fator humano. Emails dobra regularmente entre endereços. Mas responder a estas mensagens as pessoas, e cada um tem sua própria definição de urgência. Alguém considera período de tempo adequado para a resposta à carta em 1-2 horas. E quem é que ele é de 8 a 24 horas. Ou seja, a sua carta de resposta, não porque o sistema de correio está quebrado, mas porque alguém acredita que é válida para respondê-la no dia seguinte.
E se com mensagens pessoais, tudo é muito mais fácil, você precisa discutir com colegas estes momentos. Se você sabe que um colega tempo padrão para responder à carta - 2 horas, ea resposta necessária em uma hora, é melhor não perder tempo e os nervos e chamada. Ou, considerando todas estas características, e-mails de envio com perguntas que não exigem uma resposta urgente com antecedência.
Produtividade vs. aceleração
David Levi (David Levy), um professor da Universidade de Washington, acredita que em nossa sociedade são muitas vezes confundidas com a aceleração da produtividade. Tudo é feito rapidamente, mas nem sempre melhor. Ao invés de sentar e pensar bem, e, em seguida, enviar uma breve, mas carta informativa, jogamos uns aos outros mensagens curtas que constantemente distrair-nos e não levar muito a direita informações.
Acontece que a quantidade que você gasta mais tempo lendo as letras curtas, mas sem sentido de uma completa.
melhoria constante dos sistemas de e-mail - isso é ótimo, mas não se esqueça que o email de verificação e não respondem à letra do sistema, e as pessoas. Portanto, você deve aprender a usar a tecnologia de tal forma a se comunicar mais eficazmente com outras pessoas e trabalhar de forma mais produtiva.