Por que o gerenciamento de tempo não funciona e como substituí-lo
Miscelânea / / July 08, 2022
Tente aplicar a técnica de gerenciamento de foco e gerencie não o tempo, mas sua atenção.
Adam Grant
PhD, psicólogo organizacional, autor de livros.
Vários anos atrás, durante um intervalo de uma aula que eu dava, fui abordado por um gerente intrigado chamado Michael. Seu chefe disse que ele precisava ser mais produtivo, então Michael começou a analisar cuidadosamente em que ele estava gastando seu tempo. Ele já havia riscado as reuniões menos importantes da agenda e não via mais tarefas das quais poderia se desfazer. E não entendia como realizá-los de forma mais eficaz. “Você pode pensar que estou brincando, mas é verdade. A única coisa que consegui foi beber menos água para ir ao banheiro com menos frequência”, admitiu Michael.
Vivemos em uma sociedade obcecada com a produtividade pessoal. Devorando livros que prometem nos ensinar a ser mais eficientes e a sonhar sobre a semana de trabalho de 4 horas. Nós nos gabamos de como estamos ocupados. Bem, a principal chave para a produtividade, de acordo com todos ao redor, é o gerenciamento do tempo. E isso significa que, se aprendermos a planejar melhor nossa agenda, podemos alcançar um nirvana produtivo.
Por que a gestão do tempo não melhora a produtividade
Em 20 anos estudando produtividade, aprendi que o gerenciamento do tempo não é a resposta para todos os problemas. Pelo contrário, isso é parte do problema.
Ao longo da minha carreira, muitas vezes ouço a mesma pergunta: “Como fazer mais?” Às vezes as pessoas perguntam isso porque sabem que sou um psicólogo organizacional e especialista em produtividade. Mas principalmente porque eles lêem em uma revista ou no meu livro o quanto eu posso fazer.
Eu realmente não me sinto eficiente. Raramente alcanço meus objetivos diários, por isso é difícil responder a essa pergunta.
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Mas depois de conversar com Michael, percebi que nossa produtividade não depende de como administramos o tempo. Todos os dias recebemos um número limitado de horas, e o gerenciamento rigoroso do tempo apenas nos lembra quantas horas desperdiçamos. É muito melhor usar outra estratégia - gerenciamento de foco ou gerenciamento de atenção.
O que é gerenciamento de foco e por que é melhor que gerenciamento de tempo
O gerenciamento de foco é a arte de fazer as coisas pelas razões certas, na hora certa e no lugar certo. E seu principal objetivo é dividir as tarefas por prioridade, não importa quanto tempo elas demorem.
A prática clássica de gerenciamento de tempo sugere estabelecer prazos para a conclusão de tarefas. Eu tentei este método enquanto escrevia este artigo. Minha meta era 1.200 palavras, então me sentei à minha mesa às oito da manhã e me dei três horas. Pelos meus cálculos, isso me permitiu escrever seis palavras por minuto.
Passei os primeiros seis minutos olhando sem pensar para o cursor bruxuleante sem escrever uma palavra. Então fiquei curioso sobre quantas palavras eu poderia digitar por minuto, então fiz um teste online. Não gostei do resultado, então encontrei outro teste. E depois outro.
Acabei desistindo e mudei para gerenciamento de foco. Durante pesquisarUMA. Conceder. Dar e receber: por que ajudar os outros impulsiona nosso sucesso para seu livro Take or Give? Descobri que pessoas produtivas não se perguntam quais objetivos começar a executar. Eles naturalmente se inclinam para projetos que não são apenas socialmente significativos, mas também realmente interessantes para eles.
Então, em vez de me concentrar na rapidez com que queria terminar o artigo, me perguntei por que o estava escrevendo. As respostas foram:
- Eu mesmo posso aprender algo novo repensando minha pesquisa.
- Finalmente terei algo a dizer às pessoas que perguntam sobre produtividade.
- Este artigo pode ajudar alguém.
Comecei a pensar em pessoas específicas que lerão essas linhas. Isso me lembrou Michael - e bum! - o trabalho começou.
Muitas vezes, nossa produtividade sofre não por falta de eficiência, mas por falta de motivação. A produtividade em si não é uma virtude, é apenas um meio para um fim. Além disso, a produtividade só é virtuosa quando o objetivo final é digno.
Se o seu objetivo principal é a própria produtividade, você terá que confiar constantemente na força de vontade e se esforçar para o resultado. Mas se você se concentrar no que desperta seu interesse e torna o projeto útil para os outros, você será impulsionado pela motivação natural.
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Como usar o gerenciamento de foco para produtividade
Ao aplicar as técnicas de gerenciamento de foco na prática, é importante prestar atenção às condições exatas em que você executa as tarefas. Eu cresci em Michigan. E quando voltei lá para terminar meu mestrado, convenci meu amigo da Costa Oeste a se juntar a mim. “Muito frio e cinza”, ela respondeu, chegando a Michigan durante uma tempestade de neve. E escolheu Stanford na Califórnia. E o inverno seguinte em Michigan foi o mais frio e cinzento de que me lembro. Mas nunca fui tão produtivo - com esse tempo, não havia absolutamente nada a fazer além de trabalhar!
Série de estudos mostrouJ. J. Lei, F. Gino, b. R. Estado. Rainmakers: Por que o mau tempo significa boa produtividade / Journal of Applied Psychologyque o mau tempo é bom para a produtividade, porque é muito menos provável que nos distraímos com pensamentos de ir a algum lugar. Os pesquisadores descobriram que os funcionários do banco no Japão concluíram transações muito mais rápido em dias chuvosos e participantes de um experimento nos Estados Unidos durante o mau tempo foram mais eficazes na correção de erros de ortografia em ensaio. É por isso que escolhi o dia seguinte à tempestade de neve para escrever este artigo - a bagunça derretida lá fora parecia completamente desinteressante para uma caminhada.
Mas minha parte favorita do gerenciamento de foco não é onde, mas quando. Na maioria das vezes, nossa produtividade sofre quando nos deparamos com tarefas que realmente não queremos, mas precisamos fazer. Durante anos, tive a certeza de que eles deveriam ser levados imediatamente após os projetos mais interessantes, no auge da energia e motivação.
Mas então meu colega e eu fizemos um estudo em uma mercearia coreana. E descobrirJ. Shin, A. M. Conceder. Entediado pelo interesse: como a motivação intrínseca em uma tarefa pode reduzir o desempenho em outras tarefas / Academy of Management Journalque quando os funcionários recebiam tarefas muito interessantes, eles se mostravam muito piores em tarefas chatas e rotineiras. Talvez isso se deva efeito de atenção residualS. Leroy. Por que é tão difícil fazer o meu trabalho? O desafio dos resíduos de atenção ao alternar entre tarefas de trabalho / Comportamento Organizacional e Processos de Decisão Humana. Nossa consciência continua voltando a uma tarefa interessante, e isso nos distrai de uma desinteressante.
No entanto, em um experimento em que mostramos vídeos interessantes aos americanos e depois demos a eles a tarefa de inserir dados, encontramos outro mecanismo - o efeito de contraste. Depois de vídeos engraçados, uma tarefa tão rotineira como inserir dados parece ainda mais insuportável. É como comer legumes depois da sobremesa. Portanto, para manter a atenção durante tarefas chatas, é melhor realizá-las depois de tarefas um pouco mais interessantes. Bem, deixe os mais interessantes para o final como recompensa. E não se trata de tempo - trata-se de escolher o momento certo.
Como usar o gerenciamento de foco para a criatividade
Acho que seu objetivo principal não é apenas ser mais produtivo. Talvez você queira ser mais criativo também.
Produtividade e criatividade requerem diferentes estratégias de gestão de foco. A produtividade é alimentada por “filtros” especiais de atenção que nos permitem bloquear conscientemente os pensamentos que nos distraem. E para a criatividade, pelo contrário, você precisa se livrar desses “filtros”.
Como tirar o melhor de cada estratégia? NO livro "Timehacking" de Daniel Pink escreve sobre como os ritmos circadianos nos ajudam a escolher os momentos em que somos mais produtivos. É melhor que os madrugadores se envolvam no trabalho analítico o mais cedo possível, enquanto estão no auge da atenção plena. Eles devem deixar as tarefas rotineiras para o meio do dia e adiar as tarefas criativas para a noite, quando os madrugadores tendem a pensar de forma mais não linear. As corujas têm um horário diferente: é melhor fazer o trabalho criativo pela manhã e guardar o trabalho analítico até a noite.
Isso não é gerenciamento de tempo, porque podemos gastar a mesma quantidade de tempo em tarefas mesmo depois de reorganizarmos nossa agenda. Isso é gerenciamento de foco, portanto, observamos a ordem em que é mais fácil concluir as tarefas e distribuí-las de acordo.
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Outra coisa importante a fazer é reconsiderar a abordagem do planejamento do trabalho. Gosto da ideia de Paul Graham que ofertasP. Graham. Cronograma do Criador, Cronograma do Gerente divida a semana em "dias do gerente" e "dias do criador". Nos "dias do gerente" você marca compromissos e ligações, e nos "dias do criador" você reserva tempo para trabalho criativo, sabendo que você não será distraído por distrações que normalmente interromperiam seu trabalho processo. Infelizmente, nem todo mundo tem esse luxo - dividir os dias da semana dessa maneira. Então, você precisa criar pequenos momentos de criatividade durante cada dia.
De acordo com as leis do gerenciamento do tempo, precisamos nos isolar de todas as distrações. Não apenas daqueles quando somos interrompidos por outras pessoas, mas também daqueles quando nos interrompemos. O gerenciamento de foco oferece uma abordagem diferente - escolhendo conscientemente momentos para distrair.
Certa vez, quando eu ainda estava no ensino médio, passei um sábado inteiro em frente à TV. No final do dia, eu estava com nojo de mim mesmo, mas não conseguia desligá-lo. Então inventei uma regra: só ligo a TV quando sei exatamente o que quero assistir. Eu aplico a mesma regra para as redes sociais: se eu trabalho, vou lá apenas para compartilhar conteúdo. E eu percorro o feed apenas durante os intervalos - por exemplo, quando estou esperando um voo ou descansando depois de um treino.
A maioria dos escritores que conheço espera pelos "dias do criador" para começar a escrever. Eles estão confiantes de que levarão pelo menos 4-6 horas para mergulhar completamente em um problema complexo ou em uma grande ideia. Na verdade existe prova deb. Boice. O que é mais produtivo, escrever em padrões compulsivos de doença criativa ou com moderação? / Comunicação escritaque os escritores que trabalham "compulsivamente" progridem menos do que os escritores que trabalham em sessões curtas.
Cada um de nós pode dar vários passos em direção a um objetivo em um tempo surpreendentemente curto. Quando graduados ensinadoR. Boice. Professores como escritores: um guia de autoajuda para escrita produtiva escrever em intervalos de 15 minutos, eles concluíram suas dissertações muito mais rápido.
Se você quer ser mais produtivo, não analise como você gasta seu tempo. Melhor observar o que absorve sua atenção. Agora eu olhei para o meu relógio pela primeira vez desde que me lembrei da história sobre Michael. São 10h36 e eu já escrevi 500 palavras a mais do que meu objetivo. Vou deixar para você decidir se esses 156 minutos contam como um uso inteligente da minha atenção e se alguns minutos de leitura deste artigo contam como um uso inteligente da sua.
Tudo isso me leva a outro pensamento. Tenho certeza de que pessoas altamente eficazes têm um oitavo hábito. Eles não perdem seu tempo estudando sete habilidades pessoas altamente eficazes.
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