7 ações que ajudam a trabalhar com o seu correio mais rápido

Desordem em sua caixa de correio é não só estragar o humor, mas também na videira matar sua produtividade. O que devo fazer se a montanha de e-mails recebidos está crescendo, e você não tem tempo para lidar com tudo isso?

1. Se livrar da desordem

Estes incluem não só um spam franca. Este e boletins de notícias, e uma seleção de descontos e ofertas compras on-line - tudo o que você uma vez subscrito e qual o tempo de uso de vez em quando. A idéia é a seguinte: sempre que você abrir o e-mail, como cartas para distraí-lo e interferir com foco no trabalho.

Não resignar-nos com a eterna batalha com o caos, enviamos esta correspondência para as áreas designadas.

Microsoft Outlook 2016 Ele permite que você configure a filtragem de entrada para que as letras no padrão de baixa prioridade evoluiu para a pasta "não-urgente". Aqui eles serão esperando nas asas, não calos seus olhos.

2. Backup de e-mails que perderam relevância

Claro, se algo não precisa agora, isso não significa que não é útil no futuro. No entanto, em mensagens recebidas e enviadas precisa para manter a ordem.

Mensagens que contêm informações importantes que agora você desnecessariamente, deve enviar para o arquivo. A maneira mais conveniente para fazer isso automaticamente, configurar backups com uma certa periodicidade. Aqui está a sequência de ações: "File» → «Configurações» → «Avançado" no 'AutoArquivar', pressione "Configurando o arquivo automático" e selecione "Executar AutoArquivar a cada N dias", especificando desejado tempo intervalo.

A lista (CTRL + E), você pode facilmente navegar no arquivo e pode retomar a conversa, se necessário. Como resultado, a caixa de correio não está cheio, e você não tem que perder tempo tentando encontrar o email certo entre não muito relevante.

3. Dividir em grupos de receptores

Para uma e outra vez para não produzir o mesmo tipo de listas de discussão, criar grupos temáticos, que você pode distribuir os destinatários de seus e-mails.

Família, amigos, trabalho da equipe do projeto - perspectiva Ele permite que você adicione um grupo de pessoas do seu livro de endereços ou seus contatos no Excel.

O que é confortável? Você não precisa constantemente a pá todos os destinos para encontrar o direito. Dentro do grupo, você pode rapidamente compartilhar documentos, em seguida, para trabalhar em conjunto com eles. Mensagens são classificadas em conversas, para que possa encontrar rapidamente informações importantes e resolver problemas urgentes. Para criar um grupo de contatos, pressione CTRL + SHIFT + L.

4. Use o aplicativo móvel

Nos casos em que uma necessidade urgente para lidar com qualquer problema, é fundamental ter acesso a e-mail a qualquer hora, em qualquer lugar - em casa e na estrada.

Usando aplicativos do Outlook para dispositivos móveis, você pode ver as mensagens, trabalhar com uma lista de contatos e arquivos de seu smartphone ou tablet. Todos os dados são instantaneamente sincronizadas, de modo que o risco de que alguma informação importante vai passar por você, é excluído.

5. Configurar enviar e-mails programados

Não era necessário para resolver vários problemas em termos de problemas em tempo integral, fazer o trabalho com antecedência. Microsoft Outlook permite-lhe enviar automaticamente mensagens em um determinado momento.

Tenha em mente todas as informações sobre quem, o quê e quando você prometeu enviar, é difícil. As chances são boas que você simplesmente se esqueça de fazê-lo. Especifique o dia escrita e hora de partida, assim você não vai se distrair com a entrega de notificações sobre reuniões ou lembretes sobre prazos se aproximando.

6. Gerenciar e-mails usando regras

No Outlook 2016 regras - são ações que são automaticamente aplicadas a mensagens com base em condições especificadas. As regras são divididos em duas categorias: a notificação e organização.

Por exemplo, você pode configurar alertas sonoros sobre mensagens de qualquer pessoa ou apenas enviar um grupo separado de mensagens com certas palavras na linha de assunto. Use os modelos de serviços oferecidos ou criar suas próprias regras. Eles podem ser usados ​​para mensagens recebidas ou enviadas em uma ou várias contas.

7. Mantenha todos os seus emails em um só lugar

caixa de trabalho, e-mail pessoal - não entidades multiplicam sem necessidade. Muito mais fácil quando, ao mesmo tempo, ter acesso a todos os e-mails.

Com o Outlook 2016, você pode unir as mensagens recebidas para múltiplas contas.

Adicionar a esta configuração de grupo de contato e filtrar mensagens com baixa prioridade - poupando aparência de tempo muito impressionante.

pacote de software Microsoft Office 365, que inclui Outlook 2016- uma combinação de ferramentas familiares com novos recursos que tornam o trabalho mais fácil e mais rápido. documentos sincronizar dados de correio e de calendário, a interação com ferramentas em nuvem sem acesso à rede e acesso aos textos apresentações de um navegador - que é apenas uma pequena parte das inovações que irão ajudá-lo a lidar com as tarefas diárias de forma rápida e sem desnecessário esforços.