6 dicas sobre como gerenciar com eficácia uma equipe remota

Nossa equipe de startups trabalha remotamente e os funcionários estão espalhados por todo o mundo – do Vietnã à Turquia. Parece impossível organizar todos: não dá para ver o que cada um está fazendo e qual é o seu humor. Mas nós conseguimos.

Com base na minha experiência, escrevi um guia sobre como resolver tudo, organizar e motivar os funcionários remotamente. Estou compartilhando com você.

1. Negociar acordos e protegê-los

“Na costa”, discuta as regras com cada funcionário:

• A partir de que horas e até que horas você trabalha?
• Quando você precisar entrar em contato.
• É possível resolver problemas de trabalho fora do horário comercial?

Durante o processo, discuta questões controversas e registre acordos na base de conhecimento. Caso contrário, se você abafar os problemas, o funcionário vai começar a queimar.

Da prática: é importante para nós que as pessoas aprendam e se desenvolvam constantemente. E lembramos isso à equipe repetidas vezes, mas encontramos resistência.

Acontece que a galera não sabia que podia fazer isso no horário de trabalho e que pagamos pelo treinamento. Agora todo mundo está aprendendo: estão fazendo cursos de design e até de redação.

2. Plano

Juntamente com seus funcionários, determine metas para o futuro próximo e diretrizes para o futuro. Para fazer isso, execute debate e escolha ideias prioritárias.

Por exemplo, no início de cada mês ligamos para o editor e juntos traçamos um plano de conteúdo para o mês seguinte. O funcionário oferece uma lista de temas para materiais, e eu, como gestor, aconselho o que vale a pena levar em consideração e o que é melhor ampliar.

Para um planejamento de qualidade, é importante que a pessoa compreenda o escopo das tarefas e seus recursos. Caso não haja esse entendimento, ele deverá monitorar sua produtividade. Um sinal vai ajudar: a tarefa está escrita em uma coluna e o tempo aproximado que levou para resolvê-la na outra. Dessa forma, o colaborador poderá recorrer à sua experiência e definir expectativas realistas na hora do planejamento. prazos.

É importante que as tarefas tenham significados e objetivos – o que você está fazendo e por quê. Só neste caso os colaboradores terão uma compreensão clara do seu trabalho e o projeto terá um vetor de desenvolvimento.

3. Organize suas tarefas

Muitas vezes as startups funcionam apenas dentro do messenger. Também começamos assim, mas rapidamente percebemos que o Telegram não basta e essa comunicação leva ao caos e à incompreensão de quem fez o quê.

Portanto, é melhor usar um rastreador de tarefas e visualizar as tarefas em quadro kanban. Veja como fazer isso:

• Adicione tarefas ao quadro virtual.
• Distribua-os em diversas colunas, por exemplo “A ser feito”, “Em andamento”, “Em revisão”, “Acordado”.
• Atribua um responsável por cada tarefa e estabeleça um prazo.
• Mova os cartões pelas colunas à medida que os completa.

É importante anotar as tarefas detalhadamente e em linguagem clara - para que seu colega e você mesmo entendam quando retornar a elas.

Para organizar um quadro Kanban, você pode usar qualquer serviço conveniente. Por exemplo, trabalhamos em Noção. O serviço está disponível na Rússia, é gratuito para uma equipe pequena (até 10 funcionários) e é fácil de usar.

No serviço, montamos um sistema de filtros para que você possa alternar facilmente entre funcionários e ver quais tarefas estão em andamento, quais estão prontas e quais estão paralisadas.

Toda a equipe deve manter o tabuleiro. Todos são responsáveis ​​por suas tarefas e as atualizam constantemente. Sim, ocupa tempo de trabalho, mas está tudo sob controle. A princípio, os funcionários podem não estar familiarizados com o uso da ferramenta. Continue lembrando que isso é importante até que a equipe se adapte.

4. Não transforme os bate-papos em um lixo

Para manter contato com equipe pequena, um mensageiro regular é suficiente. Por exemplo, reunimos todos os chats de trabalho em uma pasta no Telegram.

Organizar a comunicação para uma grande empresa é mais difícil: o número de chats vai crescer, eles precisam ser agrupados de forma mais precisa. E é aqui que soluções corporativas como Hangouts, Pachki, VK Teams ou Myteam são úteis.

Certifique-se de que a comunicação seja apenas sobre negócios. E para discutir planos para Sexta-feira ou fotos de gatos, você pode criar um bate-papo separado - essas inundações são boas para a formação de equipes.

5. Dissipe ilusões

Quando todos estão trabalhando no escritório, o clima da equipe parece claro. Mas isso é uma ilusão. Ainda mais ilusões nascem remotamente, porque neste formato existem poucos contactos pessoais. Não sabemos como é o dia de um funcionário, quais as dificuldades que ele tem, nem quanto tempo leva esta ou aquela tarefa.

Portanto, a tarefa do líder não é apenas solicitar relatórios sobre o trabalho realizado, mas refletir junto com a equipe, dissipar pontos cegos e buscar pontos de crescimento para o negócio.

Para fazer isso, realizamos regularmente:

• Reunião de equipe no final da semana. Discutimos quem fez o quê, o que aconteceu e quais problemas existem.
• Retrospectiva com parte da equipe no final do mês. Analisamos os resultados e discutimos o que podemos melhorar. Se você tiver estatísticas mensais, isso ajudará.
• Reuniões 1 + 1 a pedido. Os caras podem ligar para seus gerentes a qualquer dia e pedir conselhos. Acreditamos que em vez de tentar resolver algo em que não se tem experiência suficiente, é sempre melhor consultar um colega. Não deixe seus funcionários sozinhos – entre em contato e apoie-os.

A duração ideal de uma chamada é: até uma hora. Durante esse tempo, a equipe não terá tempo para se cansar e continuará trabalhando com tranquilidade.

6. Mantenha uma base de conhecimento

Não guarde todas as informações na cabeça: elas tiram suas forças e o tornam indispensável no mau sentido da palavra. A menos que você saiba como algo funciona, você não pode transferir a tarefa e sair de férias.

Anote modelos, instruções, listas de verificação, registre contatos úteis e experiências empíricas. Mantenha tudo em um só lugar para que seja fácil encontrar os dados.

Isso simplifica a comunicação, agiliza o trabalho e evita a repetição de erros. Os funcionários não terão que puxar uns aos outros constantemente porque tudo já está organizado em pastas, por exemplo no Notion.