Como grampear documentos corretamente
Miscelânea / / April 03, 2023
Este guia irá ajudá-lo a colocar seus papéis em ordem de forma rápida e fácil.
Por que você precisa fazer flash de documentos
Isso ajuda a manter os papéis intactos, organizá-los para armazenamento no escritório, transferência para o arquivo ou envio para vários órgãos governamentais (por exemplo, para verificação ou como relatório). Como regra, esse procedimento é necessário para contabilidade, pessoal, notarial, estatutária e outros tipos de documentação.
Antes de pegar um fio com uma agulha, vale a pena esclarecer as regras e requisitos para a formação de um estojo para uma situação específica. Se os documentos forem costurados incorretamente, o arquivo, agência governamental ou outra organização pode simplesmente não aceitá-los.
O que fazer antes de grampear documentos
Essas etapas devem ser executadas independentemente do tipo de firmware selecionado.
Preparar documentos
Em primeiro lugar, verifique todos os papéis para as assinaturas e selos necessários. Certifique-se de que não haja grampos, clipes ou clipes de papel sobre eles. Coloque todas as folhas na ordem correta e conte-as. Em alguns casos, você precisará numerá-los adicionalmente, fazer uma capa e fazer um inventário. Por isso, verifique com antecedência junto ao órgão onde você vai apresentar os documentos, a lista de requisitos para inscrição.
Tente dobrar cuidadosamente todas as folhas, caso contrário, o pacote ficará feio e as páginas quebradas ficarão enrugadas.
Estoque de ferramentas
Você pode costurar documentos usando um conjunto mínimo de ferramentas. A propósito, pegue uma caixa separada para ele, para que, se necessário, tudo o que você precisa esteja à mão. Você vai precisar de:
- Agulha longa e grossa. Os comuns para costura serão inúteis nessa questão: são finos, frágeis e quebram com mais facilidade.
- Furador de escritório. Isso ajudará a fazer perfurações uniformes, mesmo em uma pilha grossa de papéis.
- Furador.
- Tópicos. Algodão durável adequado ou sintético - de lavsan ou nylon.
- Cola.
- Um pedaço de papelão grosso ou um suporte de madeira, para não danificar a mesa durante o grampeamento dos papéis.
- Os grampos são clipes especiais úteis para fixar resmas grossas de papel.
Como grampear documentos em duas punções
Esta é a maneira mais fácil e rápida.
Deixe 10 cm da parte superior e 1-2 cm da borda esquerda do documento. Faça um furo em toda a pilha de papéis com uma agulha grossa ou furador e depois outro 6 a 10 cm abaixo. É ainda mais conveniente usar um furador.
Corte o fio com 20-30 cm de comprimento, passe-o pelos orifícios da frente e dê um nó forte no avesso. Recorte um retângulo de papel de aproximadamente 2x8, 3x5 ou 5x6 cm (dependendo do tipo de documentação e dos requisitos da organização anfitriã). Cole-o sobre o nó e as pontas dos fios.
No retângulo colado, escreva “Total costurado e numerado”, indique o número total de folhas em números e por palavras entre parênteses. Coloque a assinatura com a transcrição de forma que ela se estenda um pouco além das bordas do retângulo. E se necessário, coloque também um lacre.
Como grampear documentos em três furos
Faça 3 furos na pilha de papéis, 1-2 cm da esquerda e 12 cm do topo. A distância entre as punções deve ser de cerca de 3 cm. Eles podem ser feitos com uma agulha ou um furador e, se houver muitos papéis, um furador virá em seu socorro.
Passe a agulha e comece a costurar os documentos pela parte de trás. O ponto de partida será o furo central, e então passe a agulha de acordo com o padrão indicado.
Aperte os fios para que eles puxem as folhas juntas e amarre-as com um nó. Em seguida, cole um retângulo de papel em cima de 2x8, 3x5 ou 5x6 cm (dependendo do tipo de documentação e dos requisitos da organização anfitriã). Nele, faça uma inscrição de certificação e indique o número de folhas costuradas, substitua a assinatura por uma transcrição e, se necessário, o selo da organização.
Como grampear documentos em quatro furos
Este método será especialmente útil se você precisar grampear uma grande pilha de documentos. Os fios segurarão as folhas com segurança ao longo de toda a altura, como um livro.
Afaste-se da parte superior do documento 2 cm e 1-2 cm da esquerda. Faça uma punção com uma agulha ou furador e depois mais três, movendo para baixo em incrementos de 8 cm, ou use um furador.
Corte a linha com pelo menos 50 cm de comprimento e passe-a por uma agulha longa e grossa. Comece a costurar a pilha pela parte de trás e siga o padrão mostrado na imagem.
Amarre as pontas dos fios com um nó bem apertado nas costas. Cole um retângulo de papel de cerca de 2x8, 3x5 ou 5x6 cm por cima. Nele, indique quantas folhas são costuradas, coloque uma assinatura com transcrição e selo, se necessário.
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