8 erros que fazem as listas de tarefas não funcionarem

Uma lista de tarefas ajuda você a planejar seu dia com clareza e se concentrar em tarefas importantes. Mas você precisa ter cuidado: uma falha - e essa ferramenta útil se transforma em um lixo caótico com o qual é impossível lidar. Especialistas em produtividade identificaram alguns dos erros mais comuns na lista de tarefas e como evitá-los.

1. Não anote as coisas

Um ponto óbvio, mas ainda vale a pena lembrar: se você mantiver a lista de tarefas exclusivamente na cabeça, definitivamente esquecerá alguma coisa. Anotar as coisas em um caderno de papel, em anotações no telefone ou em um documento no computador ajudará você a obter uma imagem clara, mesmo quando seus pensamentos começarem a ficar confusos de fadiga.

A socióloga e coach de gestão Jen Yager observa que isso também permite que você seja mais responsável pelas tarefas. “Diferentes coisas que o puxam em direções diferentes simplesmente desaparecem porque você tem um plano claro diante de seus olhos”, explica o especialista.

2. Trate sua lista de tarefas como uma lista de desejos

Claro, seria bom implementar a ideia que veio à sua mente alguns dias atrás, mas pergunte a si mesmo: “Eu realmente quero fazer isso hoje?”

Especialista em gerenciamento de tempo e autor livros “Sentindo-se calmo. Produtividade e tranquilidade em uma era de prazos perpétuos ” Laura Vanderkam acredita que não faz sentido adicionar à lista aquelas tarefas que você não planeja concluir. “Eles também permanecerão desfeitos se você não os listar. Além disso, ajudará a evitar sentimentos de culpa”, observa o especialista.

Crie uma lista separada para grandes coisas e projetos que você gostaria de fazer, mas depois. O especialista em produtividade David Allen chama essa lista de “talvez algum dia”. Essa abordagem permite que você salve suas ideias e não sobrecarregue a agenda diária.

“Lembre-se de que uma lista de tarefas é uma ferramenta de produtividade, não uma lista mágica do que você gostaria de alcançar”, lembra Jen Yager.

3. Adicionar muitas tarefas à lista

Segundo Laura Vanderkam, um dos maiores erros é ser ambicioso demais na hora de fazer uma lista. É melhor torná-lo mais curto e priorizar tarefas.

“A lista de tarefas deve consistir em 3-5 tarefas que você vai completar hoje. Sim, você tem muitos outros projetos que exigem atenção. Mas, idealmente, uma lista de tarefas é uma espécie de contrato consigo mesmo. Você se compromete a cumprir exatamente essas tarefas, não importa que outras coisas surjam”, conclui o especialista.

E tarefas menos importantes sempre podem ser distribuídas nos dias da semana ou do mês mais próximos.

4. Não quebre grandes coisas em pequenos passos

Muitas vezes entram na lista coisas que exigem que várias etapas sejam concluídas de uma só vez. Esses grandes projetos devem ser tratados com cautela.

Mike Vardy, criador do blog de produtividade Productivityist, acredita que sem dividir grandes tarefas em pequenas partes, você não alcançará o resultado máximo.

A treinadora de produtividade Grace Marshall acrescenta que, com uma lista mista de grandes, como construir um site e pequenas coisas, como encomendar um novo lote de cartões de visita, é muito mais provável que adiemos grandes projetos para depois.

“Isso acontece porque quando estamos em modo de ação, queremos realizar tarefas simples que podemos resolver definitivamente. É como um jogo de computador viciante. Nunca nos é oferecido salvar o mundo dos zumbis ou encontrar tesouros em uma única etapa. Em vez disso, passamos de um nível após o outro e completamos todas as missões por sua vez”, explica Grace Marshall.

5. mal formulado

O blogueiro Michael Vardy aconselha sempre usar verbos. Em vez de frases curtas como "Seryozha, e-mail", use frases claras, por exemplo: "Envie números de vendas para Sergey por e-mail".

“Imagine que você precisa passar as responsabilidades para outra pessoa. Se você iniciar a descrição da tarefa com um verbo, será muito mais fácil para uma pessoa entender o que é exigido dela. Você é do futuro e existe essa pessoa. Simplifique sua tarefa e livre-se de palavras vagas”, recomenda Michael Vardy.

6. Trate sua caixa de entrada como uma lista de tarefas

Se você deixar os e-mails que chegam pelo correio controlarem o seu dia, estará desperdiçando todo o seu tempo resolvendo os problemas de outras pessoas. “Sejamos honestos: o fluxo de mensagens nunca acaba. Não é à toa que sentimos que não temos energia para fazer mais nada”, diz a treinadora de produtividade Grace Marshall.

Pense em seus objetivos estratégicos - projetos proativos ambiciosos, desejos para o ano ou direções globais para o desenvolvimento. Com que frequência isso aparece no seu e-mail? Se raro, é melhor voltar sua atenção para outras tarefas.

7. Não faça tempo para descansar

Pausas periódicas, como uma caminhada no parque ou um exercício de respiração de cinco minutos, ajudam você a recarregar e ganhar força. E isso não é menos importante do que excluir a próxima tarefa da lista.

“Muitas pessoas acham inútil adicionar algo ‘improdutivo’ à sua lista. No entanto, um pouco de descanso ajuda a focar mais profundamente e de forma mais eficaz nas tarefas subsequentes. Deixe que as pausas sejam algo natural e inquestionável para você. Isso equilibrará sua energia, manterá o foco e evitará o esgotamento”, diz o consultor de bem-estar e psicólogo Lee Chambers.

8. Liste tarefas desnecessárias

É sempre bom conferir o que você fez. Mas isso não significa que valha a pena adicionar um grande número de tarefas elementares à sua agenda.

“Embora haja benefícios em registrar pequenas atividades e hábitos, eles têm muito mais desvantagens. Torna-se mais difícil priorizar as tarefas, a lista fica mais complicada e, às vezes, há uma produtividade tóxica que leva ao excesso de trabalho e à procrastinação. Além disso, pode haver uma falsa sensação de que conseguimos fazer muito em um dia, embora na verdade estivéssemos mexendo com coisas elementares ”, diz Lee Chambers.

Para pequenos hábitos e rituais, como lembretes para tomar vitaminas ou fazer exercícios, o especialista recomenda o uso de aplicativos especiais como rastreadores de hábitos.