7 segredos que os especialistas em produtividade usam quando não conseguem
Miscelânea / / March 24, 2022
Apenas uma pergunta simples, uma lista de tarefas no papel e outros truques comprovados.
Quando há cada vez mais trabalho, começamos a nos afogar em projetos e a quebrar prazos. Jogue o estresse da vida e a lista de tarefas se torna como o Everest, que é impossível de conquistar. Você ficaria surpreso, mas os especialistas em produtividade enfrentam os mesmos problemas. Especialmente para esses casos, eles têm algumas soluções simples, mas muito eficazes.
1. Peça por ajuda
Assim que o editor da revista Wired, Alan Henry, percebe que assumiu muitos projetos, ele para e classifica as tarefas por importância.
"Esta é a parte mais difícil. Mas não porque você precisa organizar tarefas - é fácil - mas porque você precisa fazer uma pausa e perceber todo o escopo do trabalho. Às vezes parece bobagem fazer uma pausa apenas para começar a trabalhar novamente mais tarde, especialmente quando você está sobrecarregado ou incapaz de acompanhar. Mas é necessário restaurar a clareza de pensamento. Dê um passeio, beba um copo de água, não deixe de almoçar”, diz Henry.
Após esse intervalo, ele recomenda dividir as coisas por prioridade, importância e capacidade de delegar. Este último neste caso não significa “dar a alguém”. O ponto é alocar mais tempo para algumas tarefas, contatar um colega com algumas e recusar algumas.
Henry aconselha a não ter vergonha de pedir ajuda. Você não precisa ser responsável por tudo sozinho. Se você tiver a oportunidade de se apoiar nos colegas, use-a.
Alan Henry
Editor da revista Wired.
Você não tem ideia de quantos chefes, quando me viram correndo pelo corredor com olhos frenéticos, disseram: “Da próxima vez, entre em contato comigo quando algo der errado. Vou te ajudar".
2. Anote tudo no papel
A consultora de gerenciamento de tempo Anna Dirmon Kornik gosta de escrever seus pensamentos e considerações no papel. Ela divide a folha em quatro partes iguais. A primeira é para tarefas que absolutamente precisam ser feitas, a segunda é para fazer, a terceira é para fazer e a quarta é para fazer. Em seguida, o especialista distribui os casos em categorias, e depois, já dentro de cada um deles, por prioridade.
Cornick compara essa técnica a um coador, que ajuda a “esforçar” as tarefas, deixar as mais importantes, entender por onde começar e começar a trabalhar com calma.
3. Livre-se do excesso
autor livros "Meu ano produtivo" Chris Bailey lista regularmente todos os projetos atuais. E então ele faz o mesmo que Alan Henry: ele decide quais casos podem ser abandonados e quais podem ser transferidos para outros.
Bailey distribui os projetos restantes de acordo com os prazos. Se ele não tem tempo para algo, ele tenta avisar que a tarefa será adiada. E se entender que terminará, pelo contrário, antes do previsto, informa que será possível encerrá-lo com antecedência.
Chris Bale
Autor do livro "Meu Ano Produtivo".
Em 90% dos casos, essa tática me ajuda a reduzir a quantidade de carga de trabalho. Se você ainda tiver que trabalhar horas extras, esse método pode pelo menos aliviar o estresse.
4. Admita que você não pode fazer isso
A consultora de gestão de tempo Pamela L. Reed tenta trabalhar consistentemente nas tarefas, mas às vezes ele ainda se distrai. Nesses momentos, várias práticas a ajudam:
- Descubra onde ela está. "Minha cabeça está girando, eu preciso de ajuda!"
- Defina prioridades e entenda: o trabalho deve ser feito agora ou em um futuro próximo, ou pode ser adiado para mais tarde.
- Limite as distrações – verifique menos as redes sociais ou aloque uma certa quantidade de tempo para tarefas pequenas e repetitivas.
- Feche a porta, fique sozinho, dê a si mesmo um período de tempo específico e mergulhe nas tarefas.
5. Interaja rapidamente com os outros
A consultora de produtividade Rachel Izip prefere fazer uma pausa porque trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo leva à sobrecarga de informações. Durante um intervalo, ela não verifica e-mail ou telefone e não tenta assumir a primeira coisa que aparece para terminar pelo menos alguma coisa, mas tenta se acalmar e decidir o que fazer em seguida.
O especialista examina cuidadosamente os próprios projetos com prazos e determina se eles precisam ser feitos de forma independente ou se é um esforço de equipe. Se você está trabalhando em conjunto, precisa interagir agora. Por exemplo, escreva "Este é o nosso novo prazo" ou "Vou poder mostrar minha parte do trabalho até o final do dia". De qualquer forma, você deve alertar seus colegas sobre o que está acontecendo o mais rápido possível.
6. Faça uma pergunta esclarecedora
A coach de negócios Kathy Wussow acredita que prioridades claras ajudam a lidar com o bloqueio no trabalho. Se você tem um gerente de projeto ou um chefe, às vezes é só entrar em contato com eles: “Aqui estão os projetos que tenho no momento. Qual deles é a prioridade?
Se você mesmo determinar a importância das tarefas, use esta pergunta: “Qual das tarefas precisa ser resolvida ou removida da lista agora para que outras também possam ser resolvidas ou se tornem mais fáceis”? A resposta irá ajudá-lo a entender por onde começar.
7. acalmar
O especialista em produtividade Samphie Wye observa que as pessoas geralmente procuram soluções simples para os problemas. No entanto, para ser verdadeiramente produtivo, você precisa praticar o gerenciamento do estresse regularmente, ser persistente, ser capaz de priorizar e gerenciar o tempo e as tarefas.
A própria Wye, antes de tudo, trabalha seus sentimentos - ela medita ou se envolve em outras práticas. “Você entende que alcançou um resultado quando o coração começa a bater em ritmo normal, os músculos, o maxilar inferior e até as sobrancelhas relaxam e a respiração se normaliza novamente”, explica o especialista.
Ela então anota as tarefas a serem concluídas. “O problema é muito mais fácil de resolver quando você o vê na frente de seus olhos”, diz Wye. Depois disso ela usa Matriz de Eisenhower — lida com coisas urgentes e importantes, aloca tempo na agenda para coisas importantes, mas não urgentes, delega a outras tarefas urgentes que não fazem parte de suas funções e risca o resto.
Se você não consegue se concentrar, Samphie Wye aconselha tentar empurrar o prazo. “Na maioria das vezes, fico surpreso com a compreensão que as pessoas mostram aos meus problemas”, observa o especialista.
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