Como usar eficazmente as respostas automáticas para e-mail

Madden se as auto-respostas para suas letras no estilo de "Olá, no momento eu não posso responder à sua carta." Especialmente quando todas as luzes e a resposta necessária "ontem". Estas respostas causam irritação em humanos e outras emoções negativas, e as razões pelas quais você não pode agora responder ao pedido, eles absolutamente não me importo.

© foto

A fim de, mais uma vez para não irritar as pessoas, levá-los compreender e, talvez, um sorriso, um pouco pode editar respostas-padrão.

Evite o óbvio

Para começar, comece com a resposta, o que é mais irritante e tudo o que você não deve ser usado.

Recebi sua carta. Em primeiro lugar, isso não é inteiramente verdade. Porque a letra tem caído em sua caixa, mas se você já viu isso ou lê-lo - é outra questão. Se você não leu, então ignorado, ou você tem coisas melhores para fazer. E é por isso que é ainda mais irritante.

Eu li a sua carta, o mais rapidamente possível. Deixe essas respostas são muito arriscadas. Primeiro, cada pessoa tem sua própria idéia prazo "menor tempo possível". Em segundo lugar, deixando as seguintes respostas para quem você envia uma carta nos períodos quentes do seu trabalho, você deixar as pessoas esperam obter uma resposta para estes "o mais rápido possível." Responda as muitas cartas desse período de tempo é simplesmente irrealista. E as pessoas estão ofendido, irritado e com raiva.

Obrigado por sua mensagem. Cortesia - é bom. Mas o que é o uso de seu "obrigado" se você ainda não responder às cartas? As pessoas que tomam o tempo para escrever-lhe uma carta, e em troca recebeu uma carta padrão de graças e tranquilidade. Acontece que você não apenas não respondeu às suas cartas, mas também provou ser muito sincero.

Por favor esperar uma resposta dentro de 24-48 horas. Esta resposta é menos irritante e pode ser mais útil, tal como o homem indica certo período de tempo. Mas se você sabe que o tempo ainda não têm, é melhor recusar tal uma resposta automática ou selecione outro tempo - menos do que claro. Tais como "espera uma resposta no prazo de 3-5 dias."

Tente despertar no homem de boa índole

Isto é, escolher uma resposta que não iria causar irritação e deixar a pessoa de bom humor. Você não precisa usar um atendedor automático, se você não estava tão carregado de trabalho. Isso é sobre ele e ele deve ser dito na mensagem. Para as pessoas entendem que você não pode responder, não porque eles são preguiçosos demais ou você não se importa o que está escrito lá. E porque você tem uma boa razão para isso.

Escrever algo como - "No momento estou muito ocupado trabalhando e não têm tempo para processar mensagens. Mas, para responder à sua carta, logo que eu puder. Obrigado pela sua paciência e compreensão. "

No final, se a resposta é tão importante, essa pessoa pode simplesmente chamá-lo e descobrir tudo o que você precisa, por um minuto.

Use humor

Humor para o local e sobre realmente ajuda a suavizar a situação. Às vezes um único sorriso, e de repente cai no lugar, e a frustração e raiva desaparecer. Tente usá-lo em sua auto-resposta. Basta lembrar aqui que todo mundo tem um senso de humor e algumas respostas pode não parecer tão ridículo. Portanto, brincando com facilidade e sobre temas gerais.

Isso pode ser algo como "eu estou coberto com uma avalanche de trabalho. Assim que o trabalho de resgate em mim escavação dos escombros será terminado, vou ler a sua carta e respondê-la ", etc.

Brevidade - a irmã de talento

Auto-resposta não deve ser muito longo (ou ele simplesmente não ler até o final, e você também tirar o tempo humano, o que está esperando uma resposta normal no caso) e, idealmente, consistem em três pontos:

1. Esta carta é uma resposta automática.
2. A razão pela qual ele foi enviado para este e-mail.
3. Outras ações do destinatário da carta. Por exemplo, você está de férias, e durante este período de substituir assim e assim, em todos os assuntos se referem a ele: nome e contactos do seu vice.

Se você se aproxima para este problema de forma criativa e corretamente escrever destinatários incomodam toda essa auto-resposta não vai mais. Especialmente se você deixou lá contatos humanos, que na sua ausência resolve todos os problemas.

dica bônus

Kevin Rose, cuja caixa de correio é preenchido um número incrível de e-mails todos os dias, alterar configurações e criou a "falência do filtro." Às vezes, apesar de nossos melhores esforços, nós perca mensagens importantes. Kevin propõe criar um atendedor automático que envia essa mensagem um após duas semanas:

"Seu e-mail (endereço) não é aberto dentro de 14 dias. A fim de reduzir a um mínimo a acumulação de e-mails, que foi colocada no arquivo. Se você ainda quer obter a resposta, simplesmente pressione «Responder» (resposta) e sua mensagem será automaticamente colocado na fila de prioridade. Obrigado. "

Esta não é certamente a resposta mais educado, mas se você não lidar com relatórios para oprimi-lo, ele pode ajudar muito. Primeiro, você dá a pessoa saber que a sua carta não foi excluído ou ler e sem resposta; em segundo lugar, se é importante para ele, ele vai mais uma vez lembrar de si mesmo através do envio de uma mensagem na fila de ler; e, finalmente, em terceiro lugar, você não pedir desculpas pelo que ainda não teve tempo para ler a carta.