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15 sistemas de gerenciamento de tarefas para tornar a vida da sua equipe mais fácil
Miscelânea / / December 02, 2021
Para facilitar a escolha, chamamos a atenção para seus recursos interessantes e capacidades exclusivas.
Ekaterina Severnaya
escritor e profissional de marketing de conteúdo.
Yougile
Um sistema de gerenciamento de projetos com ênfase em comunicações. Mais adequado para a gestão operacional de empresas na área da construção e produção.
- Converse em todas as tarefas. Quando um usuário clica em um cartão, a primeira coisa que ele faz não é a descrição, mas o mini-messenger. Lá você pode se comunicar com colegas usando emoticons e menções.
- Resumos. Eles ajudam a monitorar tudo o que acontece na empresa. Para isso, filtros adequados são definidos e os cartões necessários são exibidos em uma coluna separada. Por exemplo, você pode coletar tarefas marcadas como "Importantes" dessa forma para monitorar sua execução.
- Colunas espelhadas. Você pode fazer um "espelho" exato de qualquer coluna e colocá-lo em diferentes projetos. Todas as ações na opção pai serão repetidas em tempo real nas novas. É uma forma conveniente de comunicação entre departamentos.
- Planejador pessoal. A função não é única, mas bem pensada. Além do usual pranchas ágeis para a equipe, existem blocos "Minhas tarefas" e "Tarefas de outras pessoas". Com a ajuda deles, é fácil descobrir o que foi confiado a você e o que foi confiado a você. Você também pode criar tarefas privadas, marcar favoritos e classificar tudo de maneiras diferentes.
- Placas disponíveis aqui. Você pode convidar um número ilimitado de usuários para qualquer um sem se registrar no sistema e configurar seus direitos. Por exemplo, permitem que você crie tarefas e se comunique em seus bate-papos. Isso cria espaço para novas ideias. Assim, para b2b é fácil organizar uma coleção de opiniões ou até mesmo um help-desk compacto.
- Sistema de direitos baseado em funções. Normalmente, eles são definidos no nível da equipe, mas aqui você pode criar de forma independente qualquer função e permitir ou negar mais de 30 ações. Conveniente para grandes empresas: é fácil criar funções exclusivas para diferentes funcionários e posições.
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Trello
Um planejador e rastreador de tarefas muito popular, mais adequado para equipes criativas e pequenas.
- Espaços de trabalho. Os usuários vêm pedindo há muito tempo para adicionar esse recurso e finalmente o fizeram. Agora os painéis podem ser agrupados e distribuídos pelas áreas de trabalho. Isso significa que é mais fácil colocar as coisas em ordem.
- Automação. Você pode configurar ações automáticas com cartões sob certas condições. Por exemplo, classifique as tarefas por prioridade às segundas-feiras. Ou, sempre que a tarefa for arrastada para a coluna Concluída, rotule-a como Concluída. A função economiza muito tempo.
- Modelos. Existem opções prontas para diferentes departamentos e finalidades: para assuntos pessoais, para a equipe de marketing, para designers, suporte técnico, vendas, gestão de pessoal e muito mais. Ajuda alinhar processos no início do trabalho.
- Integração com correio. Cada cartão possui um endereço de e-mail, e você pode deixar comentários diretamente do seu e-mail sem fazer login no sistema.
- Cronologia. A linha do tempo exibe todos os relacionamentos entre os membros da equipe. Você pode dividir o trabalho em um projeto em estágios e controlar cada um deles para distribuir uniformemente a carga de trabalho na equipe.
- Visualização de dados no “Painel”. Os indicadores principais são apresentados na forma de gráficos e painéis. Isso permite que os gerentes avaliem rapidamente como as tarefas estão progredindo e quão ocupada a equipe está.
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Bitrix24
É mais um portal corporativo para grandes equipes. O sistema é feito sob medida para os departamentos de vendas e marketing, mais frequentemente usado como um CRM.
- Sistema de CRM. Existem cartões, histórico, controle de transações, telefonia, gravações de chamadas, configuração de estágios de leads, processamento de leads do site e assim por diante. Isso torna muito mais conveniente liderar clientes.
- Construtor de página de destino com seu próprio CMS e construtor de boletim informativo por e-mail. Permite que você trabalhe em um só lugar e recuse ferramentas de terceiros.
- Análise ponta a ponta. Graças a ela, os profissionais de marketing diretamente no Bitrix24 podem calcular ROMI, a eficácia da publicidade em diferentes plataformas: a partir do Yandex. Direct "e Google Ads para vários redes sociais.
- Chamadas e comunicação. Há chamadas de áudio e vídeo, bate-papos em grupo e pessoais, rastreamento de chamadas, mensagens SMS. Tudo funciona perfeitamente, não pior do que nos mensageiros instantâneos.
- Armazenamento na núvem. Arquivos e documentos são fáceis de editar direto no sistema.
- Grupos Eles podem ser criados sobre diferentes tópicos e áreas de trabalho, criar pastas dentro delas, armazenar arquivos nelas e se comunicar.
- Centro de contato. Bitrix24 está integrado com correio, mensageiros e redes sociais. Há telefonia, chat online, além de estatísticas de diálogos e ligações - com a quantidade de ligações e o percentual de clientes satisfeitos.
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Bitrix24 - escritório online móvel para negócios
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Asana
Sistema de planejamento, gestão operacional e gestão de tarefas. Mais adequado para pequenas equipes, como estúdios da web, agências e departamentos de marketing.
- Configuração flexível de tarefas. Você pode marcá-los com qualquer etiqueta, destacá-los em cores diferentes, adicionar fotos à capa do cartão e fazer uma lista de subtarefas. O que é aquilo. Personalizar animações, por exemplo, unicórnios voadores, como recompensa por concluir tarefas também funcionará.
- Milestones. Eles indicam a obtenção de um resultado intermediário, que pode ser usado para julgar o sucesso do projeto como um todo. A função ajuda a marcar visualmente os principais pontos de controle para acompanhar melhor o que está acontecendo.
- Trabalhe no nível do projeto. Eles podem ser copiados, exportados, transformados em modelos e tarefas sincronizadas.
- Painel. Todos os dados importantes do projeto podem ser vistos nele em tempo real. Um conjunto pronto de gráficos é fácil de personalizar para você.
- Metas. Eles podem ser predefinidos e vinculados a um fluxo de trabalho para rastrear o progresso posteriormente. As metas devem ser específicas e mensuráveis, por exemplo "aumentar o faturamento da empresa para 10 milhões". Eles ajudam a amarrar estratégia de negócio com as tarefas diárias e mostrar aos funcionários que seu trabalho afeta toda a empresa.
- Arquivos. Em uma guia separada, você pode ver todos os documentos anexados ao projeto. É muito conveniente, porque todos os arquivos importantes têm uma propriedade mágica que pode ser perdida.
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Asana: Trabalho em equipe em um só lugar
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Todoist
O sistema é projetado para compilar listas pessoais de tarefas. No entanto, pequenas equipes também podem usar Todoist como um rastreador de tarefas.
- Níveis de prioridade. As tarefas com o maior número são movidas automaticamente para o topo da lista de tarefas do dia.
- Carma. Para cada tarefa concluída no prazo, o funcionário recebe pontos para o carma. Quanto mais pontos, mais alto é o nível e o status. Elemento de jogo motiva e aumenta a eficiência.
- Visualização do progresso. Você pode definir metas diárias ou semanais e acompanhar seu progresso usando gráficos. Eles mostrarão quantas tarefas foram concluídas e em quais projetos gastaram mais tempo.
- Adição rápida. Este recurso reconhece automaticamente o que a pessoa deseja e oferece os dados corretos. Por exemplo, você pode inserir o prazo da tarefa "amanhã às 15:00" ou "todas as segundas-feiras a partir de 1º de setembro", e o sistema definirá as datas exigidas por si mesmo.
- Filtros flexíveis. O aplicativo lembra o histórico de pesquisa e permite que você encontre tarefas instantaneamente pelos parâmetros especificados. Por exemplo, ele exibe todos os casos de hoje com a tag @email.
Todoist →
Todoist: Lista de Tarefas e Tarefas
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Wrike
Um sistema de gestão que permite criar e manter projetos de grande escala com uma hierarquia multinível. Ideal para grandes equipes.
- Elementos de inteligência artificial. As redes neurais são capazes de prever possíveis atrasos no projeto e avisar os usuários se houver risco de atraso prazo final por tarefa. Para isso, a AI estima a complexidade do projeto, o número de tarefas concluídas e atrasadas, o número de executores e até mesmo a atividade anterior dos funcionários.
- Modelos de projeto prontos. São mais de 15, aptos para diferentes objetivos, equipes e processos.
- Edição em massa. Permite que você faça alterações em várias tarefas e subtarefas de uma vez. É muito conveniente quando há muitas tarefas.
- Edição paralela de documentos. Você pode fazer edições e fazer anotações em arquivos do Word e Excel ao mesmo tempo com os colegas diretamente nas interfaces do sistema em tempo real.
- Construtor de relatórios. Ajuda a exibir visualmente o status dos projetos e todos os dados sobre eles. Existem modelos personalizáveis.
- Gráficos de carga de trabalho. Mostra horários, prioridades e emprego de cada funcionário. Imediatamente fica claro quem está mais livre em um determinado momento.
- Acesso de convidado. Isso é útil ao lidar com contratados e clientes. Por exemplo, é possível configurar a aprovação do convidado de tarefas e projetos de um cliente.
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Wrike - gerenciamento de projetos
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Segunda-feira
Um sistema popular para departamentos de vendas e marketing, geralmente usado como ferramenta de CRM e de criação de funil de vendas.
- Modelos de quadro e tarefa. Existem mais de 200 deles, cada um feito sob medida para um propósito específico.
- Acesso de convidado. Pode ser emitido para empreiteiros freelancers e clientes.
- Infoboxes. É conveniente armazenar arquivos importantes em cartões, deixar anotações e manter tudo o que você precisa à mão.
- Automação. Para qualquer processo persistente, você pode configurar ações que serão executadas regularmente. Por exemplo, enviar e-mails instantaneamente quando o prazo chegar ou transferir automaticamente tarefas concluídas para outra coluna do quadro.
- Painéis sofisticados. Eles podem ser públicos ou privados, os links para eles podem ser compartilhados com colegas e convidados. Em um painel, será possível coletar e visualizar dados de vários painéis ao mesmo tempo - de 5 a 50.
- Trabalho conjunto com documentos. Eles podem ser emendados ou corrigidos coletivamente usando Workdocs. Este formato especial também permite que quadros brancos e painéis sejam incorporados em documentos.
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monday.com: Gerenciamento de colaboração
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Jira
Um sistema muito popular que geralmente é usado para trabalhar com código e como rastreador de bugs. Adequado para equipes de 100 pessoas ou mais.
- Módulos para diferentes equipes. Claro, principalmente para desenvolvedores: Scrum, Kanban, Desenvolvimento de software básico. Mas existem módulos para os departamentos de vendas e marketing: Gestão de processos, Projeto gerenciamento, gerenciamento de tarefas.
- Aplicativos de software Jira. Mais de 3.000 aplicativos podem ser facilmente integrados ao sistema. Com a ajuda deles, Jira pode ser personalizado individualmente para as tarefas de uma equipe específica.
- Trabalhar com código em tarefas. Graças à integração com hospedagem Os programadores de código-fonte do Bitbucket podem escrever código e discuti-lo dentro das tarefas.
- Módulo de confluência. Uma maneira conveniente de manter registros. Você pode organizar informações, como formulários e registros comumente usados, e controlar versões.
- Crie tarefas diretamente do chat de suporte técnico. Por causa dessa função, o sistema é frequentemente usado como um rastreador de bugs: os problemas são fáceis de consertar e começam a ser resolvidos imediatamente.
- 16 tipos de relatórios. Queime gráficos (para ver o progresso em direção à meta do sprint) e velocidade da equipe, relatórios sobre sprints e carga de trabalho do usuário, um cronograma de controle e assim por diante.
- Mapas de estradas. Eles permitem que você desenhe um plano detalhado tanto dentro de uma equipe quanto para várias de uma vez.
Jira →
Jira Cloud da Atlassian
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Pyrus
Sistema de gerenciamento de tarefas sob medida para gerenciamento de documentos. Útil para contadores e empresas de consultoria.
- Roteamento do fluxo de documentos. Você pode definir um caminho específico para concordar no trabalho, conhecê-lo e enviá-lo para assinatura. A rota é ajustada automaticamente dependendo do tipo de documento, departamento, executor e outras condições.
- Formulários prontos para tarefas e documentos. Por exemplo, uma fatura para pagamento ou contrato de arrendamento.
- Cartão de documento. Ele é anexado a cada artigo e permite que você deixe comentários e discuta questões de trabalho.
- Bots de bate-papo. Eles executam tarefas de rotina, por exemplo, geram automaticamente uma ordem de pagamento quando um pagamento é acordado.
- Modelos de documento de preenchimento automático. Os dados sobre organizações e funcionários são obtidos automaticamente.
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"Planfix"
Sistema de gerenciamento de projetos com CRM e gerenciamento eletrônico de documentos. Adequado para departamentos de contabilidade e vendas.
- Processamento de contatos. O sistema acumula todas as comunicações externas com os clientes: e-mails de mail, mensagens de instant messengers, pedidos do site, comentários de redes sociais.
- Acesso de convidado. Clientes, contratados e freelancers têm direitos limitados e podem trabalhar no sistema.
- Diário. Você pode agendar o horário de trabalho, criar um agendamento por hora e classificar as tarefas por prioridade.
- Scripts automáticos. Você pode criá-los no nível do projeto ou tarefa e definir imediatamente as condições, como horários e eventos, sob os quais eles serão acionados.
- Edição em massa. Alguns parâmetros em projetos e tarefas podem ser alterados em grupos de uma vez.
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GanttPro
O sistema é baseado em gráfico de Gantt e o princípio da visualização de dados. Adequado para empresas de TI, empresas de consultoria e construção, departamentos de marketing.
- Gerenciamento de recursos do projeto. No gráfico de Gantt, você pode distribuí-los entre diferentes tarefas e calcular o custo de conclusão de uma tarefa.
- Orçamento do projeto. O sistema calcula automaticamente os custos com base nas unidades de pagamento, tipo de recurso e duração do trabalho em uma tarefa.
- Acesso por link. Qualquer diagrama pode ser compartilhado criando um link público para ele.
- Exportação de gráficos. Eles são salvos em diferentes formatos: PDF, PNG, XLSX, XML.
- Agendamento automático. Ao ajustar as tarefas, o próprio sistema recalculará todos os indicadores, bem como determinará novos termos de trabalho.
- Modelos prontos. Além disso, tanto para projetos individuais quanto para blocos de tarefas.
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Yandex. Tracker "
Uma alternativa ao Jira para desenvolvedores. Também adequado para RH e escritórios de design.
- Filas de tarefas. As tarefas podem ser agrupadas não por departamento ou projeto, mas coletadas em uma fila. Por exemplo, se os departamentos de marketing e vendas estiverem trabalhando juntos em um projeto, você pode criar uma fila separada de suas tarefas com seu próprio ciclo - fluxo de trabalho.
- Soluções prontas para diferentes departamentos. Existem sprints para desenvolvimento, para marketing - painéis, gráficos e quadros, para contabilidade - trabalho conjunto com documentos e assim por diante.
- Automação. Feito bastante original. Portanto, existem gatilhos, ou ações automáticas com tarefas que ocorrem quando uma série de condições são atendidas. E também - ações automáticas que são realizadas em um determinado momento, e macrosque são lançados pelo próprio usuário.
- Avaliação da equipe de tarefas. Cada participante define sua própria marca e, em seguida, eles são sincronizados e exibidos em um geral. A função ajuda a distribuir melhor a carga.
- Diagrama de esgotamento de tarefas. Permite que você entenda a velocidade com que eles são executados e veja o quanto resta a ser feito em um sprint. Útil para entender se a equipe conseguirá terminar o trabalho no prazo.
- Automação do fluxo de documentos. Por exemplo, você pode redirecionar todas as solicitações de correio ou um formulário no site para o sistema.
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Seção de Trabalho
Sistema de gerenciamento de projetos para web studios, agências de marketing e design. Conveniente para trabalhar com contratantes e clientes externos.
- Proteção de dados. Qualquer projeto pode ser bloqueado e escondido do cliente, empreiteiro ou colegas de outro departamento. Bem, ou você pode listar por nome qual dos funcionários tem acesso.
- Relatórios do projeto. Você pode calcular a quantidade de dinheiro gasta em cada um e comparar o que levou mais tempo e dinheiro.
- Comparação de plano e fato. Mostra quanto dinheiro foi planejado e gasto no final.
- Acesso de convidado. É conveniente convidar clientes, empreiteiros e freelancers para o sistema para trabalharem juntos em projetos.
- Armazenar. Sistema de arquivos com vinculação de documentos a tarefas. Existem configurações de segurança e backups.
- Base de contato. Contém todas as informações sobre funcionários e clientes.
Seção de trabalho →
Seção de Trabalho
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Seção de Trabalho
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ActiveCollab
Alternativa para Jira. É um sistema de gerenciamento de tarefas para o departamento de desenvolvimento e também para as equipes de criação.
- Rastreamento de tempo e dinheiro. Você pode calcular o custo de cada projeto e descobrir quantas horas de trabalho foram gastas nele.
- Cobrança. Eles são criados no sistema e enviados aos clientes diretamente dele. Você também pode configurar lembretes automáticos para aqueles que não pagaram a fatura.
- Notas conjuntas.Funcionários pode editar o mesmo documento ao mesmo tempo.
- Calendário. É útil porque permite criar diferentes tipos de eventos, marcá-los com cores, configurar tarefas repetitivas e compartilhar com os colegas.
- Relatórios de orçamento. As funções de horário e presença ajudam a criar planilhas detalhadas.
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"Megaplan"
É mais um CRM do que um sistema de gerenciamento de projetos, mas também possui contabilidade de tarefas. Adequado para manter uma carteira de clientes no departamento de vendas.
- CRM. Existem todas as possibilidades para gerir a carteira de clientes, processar aplicações e receber pagamentos. Você pode criar funis de vendas completos. É fácil combinar o trabalho dos departamentos de vendas e marketing em um único sistema.
- Trabalhe com documentos. Você pode fazer qualquer coisa, desde faturar até reconciliar pagamentos.
- Hierarquia de tarefas. Você pode criar projetos de vários níveis com subprojetos, subtarefas, marcos e casos.
- Integração com WhatsApp. Toda a correspondência é duplicada no cartão do cliente no CRM. O gerente pode se comunicar com o cliente ou cliente direto no sistema.
- Vídeo conferência. Protegido com criptografia ponta a ponta e desempenho tão bom quanto aplicativos de terceiros.
- Automatização do trabalho com documentos. Ao adicionar um pagador, os detalhes são preenchidos automaticamente. Existem modelos de documentos e scripts de transação.
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