Como ajudar um novo funcionário a se adaptar se o trabalho for remoto

Com o início da pandemia do coronavírus, o mercado de trabalho mudou drasticamente. As entrevistas mudaram para o formato online, as empresas transferiram funcionários para um local remoto e, para se candidatar a um emprego, você não precisa mais ir ao escritório.

Em uma realidade desconhecida, os métodos consagrados de integração para funcionários deixaram de funcionar: agora os recém-chegados podem não aparecer no escritório por semanas ou até mesmo morar em outra cidade.

Como a integração online difere do normal

À primeira vista, parece que trabalhar remotamente é uma ótima opção para um iniciante. Ele não precisa se comunicar com colegas tagarelas, perder tempo para impressionar a "velha guarda" ou manter algum tipo de imagem. Na verdade, toda comunicação será profissional e menos frequente.

E esta é precisamente a principal dificuldade do onboarding online. O novo funcionário perde o contato com sua vida normal de escritório. Ele não cozinha em um caldeirão comum de valores corporativos: ele não fala com os colegas durante os intervalos, não se comunica com pessoas de outros departamentos desnecessariamente e sente saudades comuns atividade. E é improvável que tal pessoa tenha um apego a um escritório aconchegante em um lugar bonito. Portanto, é muito mais difícil motivar um novo funcionário e mantê-lo por muito tempo.

Além disso, no escritório e em um local remoto, as ferramentas de adaptação são significativamente diferentes.

E as empresas usam esquemas de não funcionamento e não lidam com a adaptação de recém-chegados a um local remoto, ou geralmente esquecem da integração quando se trata de funcionários. Estes últimos são deixados sozinhos em casa e não recebem qualquer ajuda ou orientação. E então as pessoas saem rapidamente da empresa sem realmente reconhecer ninguém.

Quais são as principais tarefas de adaptação online

Há duas coisas a serem consideradas ao fazer a integração remota.

1. É importante fazer com que o funcionário se sinta parte da equipe, mesmo que não esteja no escritório. Para isso, é necessário manter contato constante com a pessoa e ajudar prontamente nos problemas emergentes. E em novas condições, todos os possuem.
2. É necessário que o funcionário entenda claramente o que dele se espera e com que ele mesmo pode contar. É melhor fornecer as informações mais completas sobre as condições de trabalho, tarefas e oportunidades nos primeiros dias.

Por um lado, ajudará o recém-chegado a evitar déficits de comunicação e a se sentir mais confortável com a equipe sem se sentir muito estresse por causa das dificuldades. Por outro lado, permitirá que uma pessoa entenda claramente suas responsabilidades. O segundo desafio é tão importante quanto o primeiro: as pesquisas mostram que expectativas e realidade incompatíveis são um motivo comum para sair. Então, foi ela quem foi nomeadaJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43% dos empregados entrevistados entre os que saíram nos primeiros três meses de trabalho.

Quem deve estar envolvido no processo de adaptação

É melhor definir essas pessoas com antecedência, para que todos entendam claramente suas tarefas e funções. Nesse caso, a probabilidade de que algum tipo de ponto cego permaneça. Vale a pena atrair para a integração:

• Gestor de RH. A carga organizacional recairá sobre ele. Ele terá que traçar um plano de adaptação, instruir o líder e o mentor e apresentar o recém-chegado à empresa.
• Gerente direto. É ele quem define tarefas, controla o trabalho, dá feedback e resolve os principais problemas.
• Um mentor. Pode ser como um de colegase o líder. O mentor ajuda nas atividades diárias, apresenta as especificidades do trabalho e da empresa, compartilha os truques da vida e dá suporte ao novato.
• Membros do time. Via de regra, são funcionários do departamento em que a pessoa conseguiu emprego. Sua tarefa não é apenas participar de reuniões conjuntas, mas também garantir e apoiar o recém-chegado.

Como organizar seu primeiro dia de trabalho para um iniciante

A principal tarefa é familiarizar a empresa e os colaboradores, bem como definir tarefas de trabalho para o futuro próximo.

Conhecimento dos valores da empresa

Em algumas empresas, os recém-chegados recebem imediatamente um monte de documentos pelo correio e oferecem-se para se familiarizarem com eles. Como resultado, uma pessoa pode ler descrições de cargos e descrições de produtos o dia todo, assistir apresentações apenas sobre a missão e os valores da empresa.

Essa não é a melhor ideia: é importante que o colaborador primeiro conheça a cultura corporativa por meio de exemplos reais e só depois consolide as informações com o auxílio de documentos e outros materiais.

A empresa e seus valores são mais bem discutidos pessoalmente. O treinamento Welkam ou uma reunião com o líder são adequados para isso.

O primeiro formato é adequado quando várias pessoas novas vêm para a empresa ao mesmo tempo. Nesse caso, é conveniente organizar uma conferência online onde o gerente de RH ou chefe do departamento de RH falará sobre a empresa. É importante contar com exemplos específicos. Portanto, se o valor da organização são as pessoas, vale a pena descrever como elas são cuidadas (por exemplo, é oferecido treinamento psicológico).

Primeira reunião com o líder

Se nenhum treinamento de bem-estar estiver planejado, o gerente deve falar ao recém-chegado sobre a cultura corporativa na primeira reunião. Ele também precisa discutir:

• as tarefas e responsabilidades do funcionário, quanto mais específicas, melhor;
• aspectos técnicos do trabalho, por exemplo, como as tarefas são definidas e controladas, há um sistema de relatórios, quais serviços são usados;
• regulamentos para o planejamento e Encontros;
• peculiaridades da interação com o chefe nas questões de trabalho (onde e quando é melhor escrever);
• plano para o primeiro dia.

Durante uma conversa, é importante perceber várias nuances importantes com as quais os iniciantes geralmente se preocupam:

• quanto tempo leva para esperar por uma resposta às tarefas antes de se lembrar de você;
• com que clareza a jornada de trabalho é regulada e a que horas e dias você não pode entrar em contato (à distância, as pessoas costumam trabalhar demais, por isso é importante saber a que horas podem ficar tranquilas);
• como a programação é formada Fériasquando as primeiras férias são possíveis e por quantos dias são concedidas;
• quais regras são adotadas na empresa quanto a licenças médicas e folgas;
• em que dias e em que partes o salário é pago.

Reunião com colegas

Pode ser organizado por um gerente de RH ou um gerente direto. É necessário convidar outros funcionários do departamento onde o recém-chegado se ocupou, inclusive um mentor, caso sua função não tenha sido assumida pelo próprio chefe.

A reunião em si é melhor realizada no meio do dia, como no Zoom. Para começar, peça ao novato que se apresente. Se for tímido, o gerente pode descrever ele mesmo o novo funcionário e só então passar a palavra.

Então deixe-os falar sobre si mesmos colegas. Peça-lhes que falem com antecedência não apenas sobre experiência de trabalho, educação, hobbies, mas também sobre sua área de responsabilidade e possíveis pontos de contato com o recém-chegado. Graças a isso, ele saberá com quem e por que pode entrar em contato.

Reunião com o gerente no final do dia

É preciso saber como foi o primeiro dia do funcionário, que dúvidas ele teve e que dificuldades surgiram.

Para evitar respostas monossilábicas, você pode fazer perguntas adicionais que o ajudarão a analisar melhor as emoções e pensamentos do iniciante:

• Do que você gostou mais? Quais coisas causaram emoções agradáveis ​​e quais - ansiedade?
• Quão claras e convenientes são as ferramentas de trabalho? Que dificuldades você encontrou ao usá-los?
• Como a pessoa entendeu suas tarefas e responsabilidades? Ele pode descrevê-los em detalhes?
• Como o funcionário planeja organizar seu trabalho nos próximos dias? Onde começar? O que ele espera realizar?

Como organizar sua primeira semana de trabalho para um novato

Nesta fase, é importante proporcionar ao iniciante tranquilidade e segurança. Portanto, é preciso traçar um cronograma claro com todos os negócios e projetos dos quais o funcionário vai participar. Muito provavelmente, serão várias reuniões online com a participação de um líder, mentor ou equipe.

Além disso, você precisa de tempo para:

1. Analise os processos de negócios. É necessário falar mais uma vez sobre todos os pontos organizacionais, regulamentos e padrões que são importantes para o funcionário. Quanto melhor este último compreender a mecânica do trabalho, mais rápido será capaz de se adaptar.
2. Descreva o sistema de motivação. É necessário que seja totalmente compreensível para um iniciante. Ele deve saber como o salário é calculado, quais bônus ele pode receber, o que KPI tem que ser feito.
3. Avise sobre problemas potenciais. Existem gargalos em qualquer trabalho que podem levar a becos sem saída. Portanto, é importante discutir os problemas mais comuns e dizer como agir nessas situações. É melhor avisar o iniciante sobre todas as dificuldades possíveis.

O gerente examina com fluência todas essas questões no primeiro dia de trabalho do iniciante. No entanto, é impossível assimilar uma quantidade tão grande de informações de uma vez. Terá que repetir várias vezes para que o funcionário não perca nada. Além disso, um iniciante pode se envolver em vários projetos ao mesmo tempo. E é importante analisar as especificidades de cada um deles.

Como organizar o primeiro mês de trabalho de um iniciante

Nesse período, é preciso construir um processo de trabalho, por isso é importante que o líder ou mentor monitore constantemente o recém-chegado e esteja em contato. Isso permitirá que você controle e guia empregado e não o deixe sozinho com problemas.

A maneira mais conveniente é interagir por meio de sistemas online de definição de problemas. Com a ajuda deles, você pode acompanhar o processo de trabalho e as horas de atividade do empregado (por exemplo, quando ele cria tarefas ou, a princípio, está no sistema). Isso evitará horas extras ou, inversamente, negligência desnecessária. E também - para entender quais tarefas causam mais problemas para um iniciante.

Deve-se prestar atenção especial ao feedback. Deve ser construtivo, claro e consistente. No primeiro mês, é melhor se comunicar com um novato pelo menos várias vezes ao dia usando chamadas de vídeo ou mensageiros instantâneos. Durante essas conversas, você precisa esclarecer tarefas, resolver erros, ajudar a lidar com as dificuldades e tranquilizar se algo der errado.

Isso não significa que seja necessário monitorar a ação de cada novato. O principal é definir claramente uma tarefa para ele, dar todos os insumos necessários, estabelecer critérios de avaliação e determinar como e quando o funcionário receberá um feedback sobre o trabalho realizado.

Como avaliar os resultados da adaptação

Embora o período de estágio muitas vezes dure três meses, ao final do primeiro o funcionário deve se adaptar totalmente ao novo emprego. Muito longo, o processo de integração não é lucrativo para o negócio afinal, os resultados reais são importantes.

Por isso, seguindo os resultados do primeiro mês de trabalho, é útil fazer uma reunião online para o recém-chegado com o chefe ou gerente de RH. Durante a conversa, vale a pena fazer uma pequena pesquisa.

• O trabalho atende bem às expectativas pessoais? De quais momentos você gosta e quais te envergonham?
• Como é estruturada a comunicação com os colegas? Com que rapidez e eficácia você consegue resolver os problemas de trabalho com eles? Quais são os problemas?
• Em que direção a pessoa planeja mover-se no âmbito do trabalho? Quais são suas metas e objetivos pessoais?
• Os principais objetivos da empresa são claros? Eles se relacionam com as tarefas de trabalho?
• Que emoções o trabalho na empresa evoca? Quão ansioso ou divertido foi o primeiro mês?
• Você teve alguma dificuldade técnica ao trabalhar com serviços dentro da empresa?

As respostas a essas perguntas ajudarão a avaliar o quão confiante e calmo o recém-chegado está, se ele está com disposição para trabalhar na empresa e quais problemas precisam ser resolvidos.

Durante a reunião, também é importante fornecer feedback detalhado: discuta com o recém-chegado seus pontos fortes e fracos e não deixe de elogiar. Ao discutir habilidades que requerem desenvolvimento, recomendações específicas precisam ser feitas. Se o gerente considerar o novo funcionário muito promissor, ele pode receber treinamento adicional já nesta fase.

Se a conversa for produtiva, acabará aumentando a lealdade do funcionário e sua confiança de que será capaz de eficientemente trabalhar para esta empresa.