12 dicas de especialistas para ajudá-lo a se manter no caminho certo

A reputação de alguém que sempre faz o trabalho no prazo vale muito. Mas não surge por si só porque você se esforça muito, não dorme o suficiente e geralmente trabalha como um cavalo. Todas as opções acima são medidas extremas para quem não sabe planejar.

Aqui estão alguns princípios-chave para ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho e concluir o projeto no prazo acordado.

1. Perceba que o não cumprimento dos prazos é sempre uma escolha pessoal.

Existem áreas em que quase a única maneira de conseguir um bom projeto é mentir para o cliente que você completará a tarefa mais rápido do que seus concorrentes. Mas lembre-se de que trabalhar em tal indústria é unicamente sua escolha. E se for feito, então vale a pena aceitar que os prazos serão inevitavelmente perdidos e você terá que lidar com a ansiedade e outras emoções desagradáveis.

2. Considere a possibilidade de mudança

Uma vez que tudo se resume à escolha pessoal, considere outro setor - aquele em que o cumprimento de prazos é esperado e apreciado. Nele, você pode ter a satisfação de cumprir promessas e beneficiar as pessoas.

3. Não faça prazos falsos

A tentação é grande, porque um prazo final antecipado parece um bom incentivo: todos os membros da equipe concluirão suas tarefas com precisão antes que o prazo real chegue. Mas as pessoas são diferentes. Alguém vai ouvir suas palavras e realmente fazer tudo na hora certa. E o outro considerará a data que você especificou apenas como uma recomendação.

Um movimento mais eficiente é explicar desde o início pessoalo que exatamente significa prazo e quais serão as consequências se você quebrar tudo junto. E o prazo falso é algo como a famosa história de um menino que grita sem querer: "Lobos!" Quando ele foi realmente atacado, ninguém veio ajudar.

4. Deixe algum tempo

Não faça promessas a parceiros e clientes com base em prazos internos. Um projeto que não tem tempo de sobra provavelmente será atrasado. Não é possível, mas com certeza. Quanto maior o período entre a conclusão do projeto e a entrega ao cliente, maior a probabilidade de você se enquadrar no prazo.

5. Aprecie o esforço que você coloca

É mais caro fazer algo no prazo do que fazer a mesma coisa no formato “quando der certo”. E se você não quebrar prazos, trate-o como um valor que deve ser incluído no seu salário. Em seguida, use o dinheiro que você ganhou para não perder o próximo prazo.

6. Diga a si mesmo o principal problema

Para cumprir prazos, você precisa de uma abordagem sistemática para planejar e avançar passo a passo. Se você está constantemente cortando atalhos ou se esgotando na data de vencimento do projeto, provavelmente terá um problema de planejamento sistêmico. E isso precisa ser resolvido.

7. Revise a tarefa, se necessário

Executar o trabalho acordado apenas parcialmente, apenas para cumprir o prazo, é obviamente uma jogada perdida. É muito mais competente estar constantemente em contato com o cliente e, se necessário, revisar os termos de referência em conjunto, excluindo ou adicionando blocos separados. “Agora faremos isso, mas na próxima versão” é uma mensagem perfeitamente aceitável. Principalmente quando as pessoas esperam receber o produto no prazo.

8. Divida o prazo global em vários locais

Se você tem um projeto grande e ramificado, definir um único prazo não é aconselhável: você definitivamente não chegará a tempo. Melhor dividir o prazo total em 10-15 intermediários. Isso permitirá que você entenda como o negócio está progredindo e reaja aos atrasos locais antes que seja tarde demais.

9. Não espere absorver quantidade

O conceito mítico de "homem-mês" é uma armadilha séria. Nove pessoas, mesmo com grandes esforços, não conseguirão ter e dar à luz uma criança em um mês. Nem sempre será possível acelerar um projeto contratando mais funcionários.

Se você resolver o problema de prazos desta forma, então, provavelmente, você não chegará a tempo. Considere uma alternativa: tenha um número suficiente de pessoas em qualquer fase do projeto, e essas fases se movem em paralelo, se possível.

10. Se algo pode ser decidido com antecedência, faça

Quando você só precisa de uma pessoa para aprovar cada etapa de um projeto, é improvável que consiga executar vários processos em paralelo. Mas se uma especificação estrita for elaborada com antecedência, muitas coisas serão aprovadas antes do início do projeto.

11. Separe o negócio da emoção

Quando você discute a aproximação de um prazo, a discussão muitas vezes se resume a questões de confiança, vergonha e apreciação pelos esforços de cada pessoa. Para que essas discussões sejam eficazes, é melhor desmontar as complexidades sistêmicas e confiar em dados reais em vez de emoções.

12. Não fique em silêncio sobre os problemas

Essas dificuldades não serão resolvidas por conta própria. Em um mundo moderno cheio de mensageiros e outras oportunidades de comunicação, não há razão técnica para que o gestor não possa saber sobre o andamento do projeto e os problemas que surgem, assim como a equipe.