Como agendar reuniões para torná-las eficazes
Miscelânea / / September 07, 2021
Não perca seu tempo.
Você pode não gostar de reuniões, mas ainda assim terá que realizá-las. Essa é uma parte essencial do fluxo de trabalho em qualquer empresa. Uma maneira de tornar os compromissos mais úteis e rápidos é agendá-los com cuidado. O livro de Olga Demyanova, Doutor em Economia, “Reuniões rápidas e eficazes. Da preparação à obtenção do resultado pretendido. "
Com a permissão da editora "Alpina Pro" Lifehacker publica um trecho do segundo capítulo.
As reuniões em si não são um problema. Eles são até necessários e são um atributo gerencial de poder. Você precisa se livrar de reuniões prolongadas, inúteis e ineficazes.
Os tipos mais comuns de reuniões:
- semanalmente;
- estratégico;
- trabalhadores;
- comunicando;
- reuniões de planejamento;
- debate;
- conversas e reuniões de negócios;
- briefings.
Todos esses tipos podem ser agrupados em quatro grupos principais:
- por duração: rápido (até 30 minutos) e prolongado (mais de 1 hora);
- pelo número de participantes: até 10 pessoas ou mais;
- por finalidade: trabalhista, política e informativa;
- por tempo: planejado e não planejado.
Atributos necessários para agendamento de reuniões
O que planejar:
- metas;
- agenda;
- lista de convidados;
- cronograma;
- materiais de informação;
- responsável por manter o protocolo;
- regulamentos performances.
Em primeiro lugar, o líder deve considerar os objetivos da reunião. Este é o ponto de partida para a agenda e a lista de participantes, horário e regulamentos.
Os principais objetivos das reuniões:
1. Novas informações - para a reunião de informações:
- notícias importantes e mudanças de política;
- discussão de planos e estratégias;
- previsão de curto prazo;
- apresentação de novos produtos e abordagens;
- discussão do orçamento;
- questões de pessoal.
2. Monitorar eventos e tomar decisões operacionais - para reuniões regulares:
- principais riscos e dificuldades;
- parâmetros para avaliar o progresso;
- avaliação de processos-chave e mudanças necessárias;
- discussão sobre o que está acontecendo: o que está indo bem, o que precisa ser melhorado;
- principais lições e resultados das ações;
- coordenação de esforços;
- comunicações.
3. Motivação - reuniões criativas, desenvolvimento de novas abordagens e consolidação de equipe:
- motivação para a ação;
- tomada de decisão coletiva;
- honrando o sucesso individual e coletivo.
Assim, a finalidade afeta o tipo de reunião e o modelo para organizá-la. Por exemplo, as sessões de briefing diferem no número de participantes e na duração. Os regulares são de natureza planejada, são mais rápidos no tempo e com um número limitado de participantes. Reuniões criativas requerem preparação especial: organização de móveis (geralmente mesas separadas), chá, café e ambiente informal; não exigem adesão ao código de vestimenta.
Matriz de Eisenhower para classificar as perguntas da reunião
É preciso lembrar que a reunião é uma plataforma onde decisões importantes são tomadas e problemas são superados. A Matriz de Eisenhower é o campo onde todos os problemas e questões são coletados. Eles são classificados em termos de importância e urgência.
Urgentemente | Não se apresse | |
Importante | UMA | B |
Não importa | C | D |
Quadrado A: assuntos importantes e urgentes
O quadrado dos assuntos importantes e urgentes deve ser vazio ou pequeno. Isso indicará que você está cumprindo a data de vencimento. Se houver muitos desses casos, isso é um sinal de desorganização. Exemplos de casos que podem ser elevados ao quadrado:
- casos diretamente relacionados às suas funções funcionais e afetando o seu eficiência;
- casos, cuja falha pode criar problemas;
- questões relacionadas à saúde e clima psicológico na equipe;
- questões que afetam a segurança da equipe;
- casos, cujos resultados precisam ser coordenados ou apresentados à sua gestão.
Quadrado B: assuntos importantes, mas não urgentes
Quando as atribuições ou questões não têm urgência e não há especificações de quando devem ser realizadas, o próprio executor nomeia cronometragem. Este quadrado inclui todas as coisas que se relacionam com a sua funcionalidade na empresa, as coisas que você faz em em uma base regular, e, como regra, sua implementação está vinculada ao cronograma geral da empresa (por exemplo, a preparação da comunicando). Tarefas de pesquisa que requerem um certo tempo podem ser atribuídas a tais casos, mas a quantidade de custos de mão de obra não está clara até o momento da conclusão. As tarefas da primeira e segunda praças devem ser monitoradas constantemente, por isso é aconselhável incluí-las na pauta das reuniões.
Quadrado C: assuntos urgentes, mas sem importância
Essas são distrações. Freqüentemente, eles simplesmente interferem no foco em tarefas importantes e reduzem a eficiência. Lembre-se sempre de seus objetivos e aprenda a distinguir entre o importante e o secundário.
Vale a pena entrar nesta praça:
- imposto por alguém do lado da reunião ou negociação;
- discussão de questões que podem ser resolvidas por subordinados;
- discussão de questões não comerciais;
- discussão de tópicos abstratos.
Quadrado D: assuntos não urgentes e sem importância
Os casos nesta categoria não o promovem em projetos, mas o distraem de trabalhar neles.
- não trazem nenhum benefício;
- é útil não lidar com eles de forma alguma;
- Comedores de tempo.
Para cada objetivo, o líder coloca próximas perguntas:
- Quem tem a informação e o conhecimento sobre o assunto em consideração?
- Quais interesses esse problema afeta?
- De quem depende a decisão?
- Quem precisa saber as informações a serem discutidas?
- Quem implementará as decisões tomadas?
Você pode usar a metodologia 99/50/1 ao agendar reuniões de projeto.
O líder organiza reuniões em três pontos importantes do projeto:
- no início - para imergir todos os participantes no ritmo do projeto e para a formação da equipe do grupo;
- em um estágio intermediário - para discutir os resultados do trabalho realizado e ajustes posteriores, se for necessário;
- na linha de chegada, quando falta realizar 1% do volume total - para cálculo preliminar.
Esse tempo o ajudará a usar melhor o tempo nas reuniões.
Agenda
Agenda é um plano de tarefas a serem resolvidas na reunião. É necessário definir claramente o tempo de cada palestra, alocar um tempo separado para discussão e feedback de todos os participantes.
Ao planejar o horário de sua reunião, é importante considerar o seguinte:
- a importância do item da ordem do dia;
- o limite de tempo para cada performance;
- pausas se necessário;
- 20% do tempo para informações adicionais importantes.
A agenda é enviada a todos os participantes da reunião.
Agenda com fixação de horários e especificidades das palestras
Agenda:
- Resultado dos trabalhos de celebração de contratos. Ivanov I. (15 minutos).
- Problemas no transporte de suprimentos. Petrov I. (15 minutos).
- Resultados e planos de trabalho do projeto. Sidorov T. (20 minutos).
Começando às 11:00.
Termina às 12h15.
Você precisa se treinar para ter reuniões rápidas e eficazes!
Suas diretrizes de tempo:
Importante e urgente | 12 minutos |
Importante e não urgente |
24-36 minutos Urgente e importante: 12 minutos - o princípio de Pareto funciona aqui: 20% do tempo gera 80% do resultado, com uma reunião média de uma hora (60 minutos), o tempo mais produtivo é de 12 minutos (20% de 60 minutos). Importante e não urgente: geralmente planejado. O tempo efetivo para essas reuniões é de 24 a 36 minutos. Aqui funciona o método 60/40, segundo o qual, na hora de traçar um plano para o dia, 40% do tempo deve ser deixado livre, 60% alocar para trabalho planejado, incluindo 20% - para "imprevisíveis" e 20% - para aqueles que surgem espontaneamente ou se tornam acompanhando. Com um tempo médio de reunião de uma hora (60 minutos), o tempo planejado para assuntos importantes, mas não urgentes, é de 24 a 36 minutos (40 a 60% de 60 minutos). |
Sem importância e urgente | Delegação e controle por telefone e outros meios de comunicação, não mais do que três minutos para controle. |
Sem importância e não urgente | Delegação e controle pela direção, não mais do que um minuto por delegação. |
Lista de convidados
O número ideal de participantes em reuniões rápidas é de 5 a 7 pessoas. 8 a 12 pessoas são aceitáveis se o líder da reunião tiver habilidades de facilitador.
Para gerar ideias, estabelecer metas e voar, a composição ideal não passa de 15 pessoas.
Existe uma regra tácita no Google - o número máximo de participantes é de no máximo 10.
A Amazon tem uma regra de duas pizzas: deve haver tantas pessoas em uma reunião quanto você pode alimentar duas pizzas.
Existe uma regra 8-18-1800:
- não mais do que 8 pessoas - resolvendo problemas de trabalho;
- não mais que 18 - brainstorming, resolução coletiva de problemas;
- até 1800 pessoas - informação e oportunidade de comunicação.
Um estudo da Bain and Company afirma que, em grupos de decisão, somar mais de sete de cada participante resulta em cerca de 10% menos eficiência.
Os responsáveis diretos são obrigados a participar nas reuniões.
A Apple lista o nome da pessoa responsável ao lado de cada item da reunião. Assim, cada funcionário tem uma área clara de responsabilidade dentro da estrutura da atribuição atribuída.
Se você costuma organizar reuniões, este livro com certeza será útil: Olga Demyanova sugere estudar 16 técnicas e quatro ferramentas para ajudar a melhorar a eficácia de todos os envolvidos nessas reuniões.
Para comprar um livro
Leia também🧐
- Como tornar as reuniões mais produtivas
- 3 dicas para sempre encerrar as reuniões no horário
- Hack de vida: como evitar reuniões inúteis com o Zoom
Venda de IPhone iniciada no AliExpress: 11 modelos com descontos de até 22 mil rublos