6 princípios de gerenciamento de fluxo de trabalho que você pode aprender com chefs franceses
Miscelânea / / August 04, 2021
Descubra o que uma tábua de corte e um gerenciador de tarefas têm em comum.
Os chefs franceses têm o conceito de mise-en-place, que significa “tudo no seu lugar”. Foi inventado por Auguste Escoffier, de treze anos, em 1859, quando ele começou a ajudar seu tio no trabalho em um restaurante.
O menino cresceu e dedicou sua vida a transformar a culinária francesa em um padrão mundial e o trabalho de um cozinheiro em alta arte. Ele criou uma hierarquia em que cada ingrediente, ferramenta ou prato era servido de acordo com um plano claro.
Os chefs, como todos os trabalhadores do conhecimento, têm reservas limitadas de memória e energia. Portanto, eles otimizam os processos na cozinha para que a parte da rotina ocupe o mínimo de recursos possível e haja tempo para focar no criativo. Uma das habilidades mais fundamentais e gratificantes que você pode aprender com esses mestres é gerenciar seu trabalho.
1. Ser consistente
Na cozinha, é importante que a carne seja descongelada antes de picar, a massa seja cozida antes de adicionar o molho e que o alho seja descascado antes de ser colocado no prato. A sequência correta é extremamente importante aqui. Leva apenas alguns segundos para tirar o frango do congelador. Mas o sabor do prato depende se o chef se esqueceu de fazer isso no início do turno e, de fato, se ele será cozido.
Portanto, está no trabalho. As tarefas que você completa primeiro definem o tom do dia. Se você sabe que precisará baixar um programa grande e isso levará cerca de uma hora, inicie o download e faça outra coisa em paralelo.
Se você adiar esse assunto até o momento em que precisar do programa, terá que ficar nervoso e desacelerar os processos. Os minutos gastos agora podem economizar horas depois. Portanto, não se esqueça de compor as listaspara determinar a seqüência de ações.
2. Use lembretes
Na cozinha, cada item tem seu lugar. Se o cozinheiro colocou uma frigideira no fogão, então esta não é apenas uma frigideira, mas também um lembrete de que algum prato está sendo preparado. O óleo nele não apenas chia, mas sinaliza que é hora de dar o próximo passo. Se o cozinheiro precisar cozinhar três pratos em paralelo, pode colocar uma panela no fogo, tirar o creme da geladeira e colocar as ervas em uma tábua de cortar.
Quem não trabalha com produtos, mas com informação, pode receber centenas de notificações e uma dezena de cartas por hora. E a cada vez que você lê-los, você precisa colocar as informações recebidas no lugar certo, como um monte de folhas verdes em um quadro negro.
Para isso, um gerenciador de tarefas, notas no telefone, um aplicativo para leitura diferida e calendário online. Eles são o "ambiente" digital que "lembra" tudo o que você precisa. Após qualquer solicitação recebida, coloque um lembrete sobre isso "na tábua de cortar" - para que nada seja perdido.
3. Distinguir entre os tipos de tarefas
O tempo não pode ser desacelerado ou acelerado. Mas os cozinheiros acreditam que nem sempre é a mesma coisa, e distinguem dois tipos: o tempo que requer o envolvimento de uma pessoa, e o que não.
O primeiro diz respeito a tarefas que exigem que o chef esteja totalmente concentrado e envolvido. Mexer, picar, adicionar temperos - essas ações sempre levarão um certo número de minutos, tanto se forem feitas agora como se forem adiadas para depois.
O segundo tipo de tempo refere-se a tarefas que podem ser concluídas sem a atenção direta do cozinheiro. Grelhar, aquecer, marinar, ferver são processos que devem ser iniciados por uma pessoa, mas continuam a acontecer mesmo quando o cozinheiro muda para outra coisa.
Ao trabalhar com informações, dificilmente percebemos a diferença entre esses tipos de tarefas. Temos a tendência de superestimar aqueles que exigem nossa inclusão total, porque é quando parecemos estar fazendo o nosso melhor. Mas, na verdade, são as tarefas que não exigem nosso envolvimento que nos trazem os maiores benefícios.
Porque os pequenos passos que damos para acelerar as coisas tornam possível nos concentrar em outras coisas. Melhor agora passar 20 minutos e mostrar um novo colegacomo concluir uma tarefa do que adiá-la por uma semana e gastar muito mais tempo fazendo você mesmo.
Treine-se para distinguir entre as tarefas de sua lista de tarefas que requerem diferentes graus de envolvimento.
Isso é fundamental quando se trata de planejar uma sequência de ações. Casos que não requerem sua participação direta são especialmente eficazes no início.
4. Comece apenas o que você pode terminar
Um prato 99% cozido não tem valor. Deve estar pronto, quente e servido ao convidado na hora certa, ou nada. Portanto, os cozinheiros não começam o que não podem terminar. Assim que o prato estiver pronto, adquire imediatamente um grande valor. Não só porque finalmente pode ir para o hóspede, mas também porque não requer mais atenção.
A mesma coisa acontece com o trabalho mental. Cada vez que corremos e então Pare algum tipo de processo, incorremos em perdas ocultas. Uma tarefa não resolvida precisará ser gerenciada e informações atualizadas sobre ela. Ele ocorre em sua lista de tarefas, em seu computador ou mesa e, o mais importante, em sua mente subconsciente.
Você pode chegar ao ponto em que todos os seus recursos serão gastos apenas rastreando e lembrando de todas as tarefas pendentes. Portanto, toda vez que você iniciar um projeto, pergunte-se: "Como e quando vou terminá-lo?"
Claro, nem sempre é possível concluir o que você começou. Trabalhar com informações é inerentemente imprevisível. Às vezes, um telefonema rápido se transforma em uma conversa de uma hora que atrapalha todo o seu plano para o dia.
É até importante pensar apenas em como terminar a tarefa. Em vez de mudar imediatamente para outra tarefa, reserve alguns segundos extras para registrar informações sobre o negócio inacabado no rastreador de tarefas.
5. Otimize ações repetitivas
Para preparar uma refeição após a outra, o chef precisa fazer mais do que apenas agir o mais rápido possível. Ele deve otimizar ações repetitivas. Cada um deles não leva muito tempo, mas devido ao seu número, a eficácia pode ser perdida.
Portanto, em vez de tirar cada ingrediente da geladeira à medida que o prato é preparado, é melhor pegá-los todos de uma vez, se isso não contradiz receita. Assim, o chef trabalha rápido, não porque está exausto, mas porque ganha alguns segundos aqui, alguns minutos ali, e no final economiza muito tempo.
É importante que os trabalhadores do conhecimento se livrem de ações que se repetem com certa frequência. Tomemos como exemplo a pessoa que dirige as redes sociais de uma marca. Ele precisa publicar postagens todos os dias, distraindo-o de suas outras tarefas e mudando a atenção. Será mais eficaz usar o serviço de postagem automática, preparar todos os materiais com uma semana de antecedência e dar ao aplicativo a oportunidade de publicá-los.
6. Organize seu espaço de trabalho
O chef organiza seu local de trabalho de forma que tudo seja lógico. Os ingredientes estão no lado esquerdo da tábua de cortar, a tábua de cortar está no centro e os ingredientes processados estão à direita. Após cada uso, a faca e a toalha são devolvidas aos seus lugares.
Esta “separação” de ingredientes e utensílios deve ser constante no dia a dia para que o chef possa perceber onde está tudo. O espaço de trabalho se torna uma extensão da mente do chefe, de modo que ele pode pegar uma colher ou faca de maneira tão intuitiva e natural quanto aborda os pensamentos em sua cabeça.
O ambiente de trabalho das pessoas envolvidas no trabalho mental está em constante mudança. Por um lado, isso tem uma vantagem: você pode fazer suas próprias coisas em qualquer lugar do mundo. Mas também há uma desvantagem: não há como organizar adequadamente o espaço de trabalho. Ao mesmo tempo, é extremamente estável: tudo acontece em um computador e se estende a dispositivos móveis, tablets, smartwatches e até telas de outras pessoas.
Organizar o seu espaço é bastante simples:
- Crie hábitos para começar e terminar o seu dia de forma previsível.
- Usar notas digitais como sua principal ferramenta de produtividade, para que você sempre tenha todas as suas informações com você.
- Crie espaços de trabalho separados para cada um de seus projetos mais importantes.
- Termine todos os dias ou semanas fechando todas as guias do navegador e desligando o computador.
Cada um desses procedimentos define limites - de tempo, espaço ou aspiração - que o ajudam a entender o que focar e o que ignorar.
Os chefs franceses estão sempre atentos às limitações de tempo e espaço. Eles não podem se consolar com histórias como "O projeto está indo de acordo com o planejado" ou "Chegarei a isso em breve". Para ter sucesso, é importante que eles se concentrem em uma tarefa específica e vejam o quadro completo. Essa mesma habilidade será muito útil para trabalhadores do conhecimento.
Leia também🧐
- O gráfico de Gantt é uma ferramenta para quem não gosta de perder prazos
- O essencialismo é o segredo do sucesso para Tiny Wings e as pessoas que fazem tudo
- Como fazer mais, definir tarefas corretamente e gerenciar o tempo dos funcionários
Cientistas falam sobre dezenas de sintomas de COVID-19 que podem persistir por mais de 6 meses
Os cientistas nomearam os sintomas característicos da cepa delta do coronavírus. Eles são diferentes do COVID-19 usual