10 dicas para ajudá-lo a trabalhar de forma eficaz em casa
Seu Trabalho / / January 07, 2021
1. Crie um único espaço de trabalho para todos os funcionários
Não passe isso para os subordinados, caso contrário, os processos estabelecidos se transformarão em caos quando os funcionários não virem o trabalho uns dos outros e não entenderem quem é responsável por quê. Como resultado, as tarefas elementares são inibidas, os trabalhadores perdem o engajamento e a eficiência do trabalho tende a zero.
Aqui está um conjunto mínimo de ferramentas que podem ser úteis:
- Gerenciador de tarefas. É conveniente definir tarefas com ele, monitorar a carga de trabalho dos departamentos e de cada funcionário.
- Calendário geral. Ele o ajudará a manter uma programação de férias e dias de folga, e também a planejar eventos importantes, como ligações com clientes ou colegas, para que você não tenha que lembrar pessoalmente os participantes da reunião.
- Um mensageiro para resolver problemas urgentes. Você pode criar um chat geral para toda a empresa e salas de chat menores para equipes e projetos individuais.
- Armazenamento de dados em nuvem e soluções de documentos. Eles serão úteis para colaboração durante chamadas, e compartilhar um link é mais fácil do que enviar documentos e arquivos pesados por correio ou no messenger.
Este serviço irá ajudá-lo a organizar um único espaço de informação para toda a sua equipe. Bitrix24 é uma espécie de rede social corporativa onde você pode criar grupos, escrever posts e publicar notícias da empresa. Crie uma página da empresa, convide todos os funcionários para lá e trabalhe como no escritório, apenas em casa. Defina tarefas e acompanhe seu andamento, abra um chat geral para a empresa, faça reuniões de planejamento e videoconferências, agende reuniões no calendário. Há uma unidade compartilhada para armazenar documentos importantes, e o CRM o ajudará a manter o controle das interações com o cliente.
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2. Mantenha contato com quem trabalha em casa
O trabalho remoto não é motivo para esquecer a disciplina e passar para o horário livre, quando o tempo é alocado para as atividades de trabalho de acordo com o princípio "Eu faço, mas depois". Na assembleia geral, informe os funcionários sobre o novo formato de trabalho e defina os limites da jornada de trabalho: por exemplo, das 9 às 18 horas, todos devem entrar em contato, e você precisa avisar sobre folga de pelo menos um casal dias.
Embora todos vocês trabalhem remotamente, vocês ainda são uma equipe. Compartilhe notícias da empresa regularmente (pelo menos uma vez por semana) sobre tarefas concluídas e novos planos, celebre publicamente o sucesso dos departamentos. Por fim, não se esqueça de desejar um feliz aniversário aos seus funcionários. Isso ajudará a manter o espírito de equipe, e os subordinados não se sentirão esquecidos e abandonados à própria sorte.
3. Insira as regras para bate-papo
Os bate-papos são uma ferramenta conveniente, mas têm suas desvantagens. O fluxo constante de mensagens distrai tanto quanto a conversa dos vizinhos no escritório, por isso faz sentido para distinguir entre comunicação e iniciar bate-papos separados para perguntas urgentes e todos os tipos de conversas, não relevante. E este chat pode ser mascarado com a consciência tranquila e relido após o fim da jornada de trabalho.
Não use bate-papos para resolver problemas complexos quando você precisa obter a opinião de todos os membros da equipe. Na saída, você receberá muitas mensagens, mas não chegará a uma solução única para todos. É melhor combinar uma ligação e, no chat, registrar o que você acabou fazendo.
E tente não criar ruídos desnecessários: não divida uma mensagem em dúzias no estilo “Olá. Aqui está. A tarefa é nova. " Respeite o tempo das outras pessoas e não force o interlocutor a se distrair constantemente com notificações.
4. Faça videochamadas regulares com a equipe
Em primeiro lugar, ajudará a manter o controle e a redistribuir a carga de trabalho se um funcionário ficar sobrecarregado com tarefas e outro sofrer de ociosidade. Em segundo lugar, é uma boa ferramenta para rastrear o humor dos subordinados: afinal, mensagens curtas em chats não transmitem entonação e, durante uma conversa pessoal, você pode descobrir o que preocupa quem.
Não toque para mostrar. Planeje o conteúdo de cada conversa, avise a todos os participantes com antecedência o que será discutido e, como resultado, crie um protocolo da reunião: o que decidiram, quais tarefas foram definidas e quem é o responsável por sua implementação. Você não precisa ligar todas as semanas para acompanhar o desempenho da empresa. Os funcionários só podem se comunicar regularmente com seus gerentes e eles já se reportarão a você.
5. Elabore um cronograma de trabalho claro
Cada funcionário deve ter acesso a todas as informações que possam ser necessárias durante o trabalho. Isso é especialmente importante para iniciantes: eles precisam estar atualizados e a adaptação em um local remoto pode demorar mais do que com a comunicação ao vivo no escritório. Para evitar que um novo funcionário se perca no fluxo de informações, atribua a ele um curador que poderá responder a todas as perguntas sobre como funciona a vida e o trabalho da empresa.
Idealmente, a base de conhecimento do trabalho da empresa deve ser organizada de tal forma que, mesmo que os funcionários-chave fiquem doentes ou saiam de férias, os processos não parem. Crie documentos que expliquem detalhadamente o que fazer em situações típicas de trabalho e torne-os disponíveis ao público.
6. Registre todas as atribuições em tarefas
Esta regra deve ser aplicada não apenas durante uma remoção forçada. Não confie em acordos verbais: se não houver uma tarefa definida, não haverá resultado.
Aqui estão regras simples com as quais as tarefas serão resolvidas de forma eficiente e dentro do prazo:
- Seja claro sobre sua tarefa. Não force os subordinados a brincar de médiuns ou pescar informações adicionais por palavra. O funcionário deve entender imediatamente o que se espera dele.
- Nomear responsáveis e executores. Caso contrário, existe o risco de os subordinados jogarem indefinidamente a tarefa uns sobre os outros e, como resultado, ninguém o fará.
- Estabeleça prazos. A tarefa que precisa ser realizada “algum dia” provavelmente nunca será concluída.
- Responda a perguntas e dê feedback. Isso aumentará a confiança em sua equipe e aumentará a probabilidade de uma tarefa bem-sucedida.
7. Automatizar processos de rotina
No escritório, tudo é simples: se for preciso fazer um pedido de férias, o funcionário vai ao RH, pega um formulário pronto, preenche e entrega para assinatura. No isolamento, as perguntas habituais se transformam em um problema: um funcionário quer tirar uma folga e o outro você precisa assinar uma fatura para pagamento com urgência, você precisa da assinatura de um gerente, mas não há para onde levá-la - não em sua casa ir.
Só há uma saída: procurar maneiras de abandonar a papelada e transferir todo o trabalho com papéis importantes para o formato eletrônico.
8. Crie um sistema de controle claro e transparente
Você pode ser dominado por suspeitas de que os funcionários estão fazendo alguma coisa em casa, mas não no trabalho. Claro, o controle é necessário, mas é importante manter o bom senso. Se você constantemente puxa seus subordinados e pergunta como estão as coisas com seus projetos, eles não funcionarão mais rápido, mas a tensão se acumulará constantemente, o que mais cedo ou mais tarde resultará em conflito.
Combine com os chefes de departamento que todas as manhãs eles coletarão informações dos funcionários sobre a carga atual e, se necessário, as repassarão para você. Controle não o processo, mas o resultado. Assim, os projetos de grande escala podem ser divididos em várias etapas com um resultado e um limite de tempo claros para resolver os problemas emergentes à medida que surgem.
9. Transfira sua equipe de vendas para CRM
CRM é um sistema automatizado de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Resumindo, este é um software especial que registra todos os contatos com um cliente, desde a primeira ligação até a venda.
Em um site remoto, o CRM torna-se uma verdadeira salvação para o departamento de vendas. Ele permite que você minimize o fator humano: os gerentes não ficarão atolados em operações de rotina, não se esquecerão clientes individuais e sempre estarão cientes de qual estágio cada transação está e qual deve ser a próxima degrau. E o gerente pode acompanhar o desempenho de cada especialista e, se necessário, redistribuir a carga de trabalho.
10. Comunique-se com clientes por meio de CRM
Situação: o telefone fixo permaneceu no escritório, mas de alguma forma é necessário falar com os clientes. E controle a comunicação também - caso contrário, será difícil entender por que um acordo promissor não deu certo. O CRM com telefonia embutida vai ajudar: permite conectar não só canais de comunicação de voz, mas também chats no site e em mensageiros instantâneos. É conveniente responder cartas e mensagens diretamente no CRM, e todo o histórico de interação com o cliente cai imediatamente em seu cartão.
Para evitar que os gerentes se distraiam com a rotina, atribua algumas tarefas aos robôs. Eles podem ligar ou escrever para o cliente e esclarecer os dados de contato, escolher uma forma de pagamento conveniente ou coletar feedback sobre a qualidade do serviço e, em seguida, inserir todos os dados necessários no CRM.
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