7 coisas que assustavam esquecer ao planejar uma viagem
Dicas / / December 19, 2019
1. agenda de viagens make
Geralmente, os bilhetes de avião antes de comprar, mais baratos são. Uma situação semelhante pode ser e com um bilhete de comboio: em algumas rotas - precificação dinâmica. Isto significa que os restos menos lugares, quanto maior o preço. Tudo o resto - transporte, quartos de hotel, coworking - também é melhor escolher e pagar antecipadamente: basta porque haverá mais opções e, em alguns casos, você pode obter um desconto para o início livro.
Mesmo que a viagem vai apenas uma pessoa na empresa deve ser um calendário para a sua viagem de negócios. Então será possível reservar e pagar por tudo com antecedência. Claro que, às vezes, os planos podem mudar, mas as viagens espontâneas levar a perdas financeiras. Assim começa a agenda e cumpri-lo, para encontrar dinheiro para uma repentina viagem de negócios mais fácil.
2. Verifique com sua política de viagens
um documento sobre uma dúzia de páginas - em grandes empresas política de viagens. Nele são descritas em detalhe todos os princípios que regem a viagem: o quanto você pode gastar em bilhetes, que hotéis de categoria são permitidos, quanto per diem é pago em diferentes países, que e como para reembolsar as despesas tropeçar. Em menor política de empresas de viagem menos formal, muitas vezes ao nível de acordos verbais. No entanto, é obrigatório.
Especialista que lida com a organização de viagens, para manter todas as regras e números em sua cabeça não é fácil. Especialmente se um monte de viagens de negócios e despesas sobre eles são sempre diferentes. Contas antes de cada ação, se o pagamento de bilhetes, reservas de hotéis, ou viagem de cálculos, verifique com política de viagens. E não confiar em sua própria memória e experiência - porque todos os erros podem ser onerosa para as empresas.
3. Calcular a melhor rota
Os mais dias para manter o empregado, quanto mais ele terá que alocar diária. Especialmente quando a captura viagem fim de semana: mesmo nos dias de hoje não é um especialista trabalhando para a empresa são despesas inevitáveis.
Por outro lado, a diferença de preços de passagens aéreas para tempos diferentes pode neutralizar a poupança diária. Por exemplo, as companhias aéreas de baixo custo voar apenas às terças-feiras e sábados, e da prestigiada companhia aérea nacional - todos os dias e temos que usar seus serviços. Considerar todas as opções, e aqueles onde menos do que diariamente, e aquelas em que os bilhetes são mais baratos. Isso vai ajudar a tomar uma decisão informada.
Mas não se esqueça sobre o conforto dos funcionários. Dificilmente uma reunião de negócios será bem sucedida se o seu colega vai para ela imediatamente após um voo noturno.
4. Reservar bilhetes, transfers, hotel
Organização de viagens de negócios pode ser comparado com uma cesta no supermercado, que você tem que preencher. Os itens importantes e caros a maioria nele - vôo, transporte de e para o aeroporto, hotel. Como faço para reservar tudo isso para melhor proveito?
- Você pode procurar manualmente opções adequadas para a companhia aérea, e hotéis, e, em seguida, tentar fazer deles a combinação ideal. Mas sem experiência é improvável que você economizar muito.
- Você pode confiar nele para as pessoas especialmente treinadas - funcionários de agências que organizam viagens. Mas para cada serviço que você vai pagar, como a agência leva uma comissão pelo seu trabalho.
- Você pode usar os serviços para a organização de viagens que servem como um substituto completo para as agências de viagens de negócios. Eles permitem que você reservar tudo o que precisam em questão de minutos e a preços competitivos.
Você pode se cadastrar OneTwoTrip para negócios e para fornecer acesso ao sistema para funcionários que viajam a negócios. E eles já possui tudo vai planejar dentro dos limites estabelecidos você.
Pagamento pode ser um cartão corporativo ou de uma conta no sistema. By the way, para a inscrição no site até 31 de Outubro OneTwoTrip for Business dá 1000 rublos bônus.
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5. Decidir o que fazer em caso de força maior
Tudo pode ir acordo com o plano: o avião está atrasado, o funcionário fica doente na véspera da partida, o overbooking Hotel acontece, o evento certo de repente adiada. O que fazer nessas situações? No mínimo, ter em conta os custos adicionais no orçamento para a viagem. E estar pronto para resolver rapidamente o empregado problema que pode estar a milhares de quilômetros de distância de você, comprar-lhe novos bilhetes e procurar outro alojamento.
Importante: explicar aos empregados que pagar novos bilhetes e alojamento fora dos custos de bolso apenas em casos extremos. Claro, você vai recuperar as suas despesas. Mas quem vai compensá-lo pelos custos adicionais de IVA em viagens de negócios? Imposto retorna somente se a transação é feita entre pessoas jurídicas.
6. seguro de cuidar
cidadãos russos em missão no país pode usar a política MHI. A principal coisa - não se esqueça de levá-la com ele.
Para viagens ao exterior requerem uma apólice de seguro diferente - ir para o estrangeiro. Sem a política do empregado pode "expandir" na chegada em outro país. Tais casos - raros, mas ainda assim eles vêm. Além disso, a história das contas astronômicas para um par de golpes em uma clínica externa não é um mito. A apólice de seguro é barato e economiza uma quantidade significativa.
7. Reúna todos os documentos sobre a viagem
Não é tão difícil de organizar a viagem, como é para elaborar corretamente. Você precisa fazer um relatório de antecedência, chegar a acordo sobre hotéis e vôos com a gestão, recolher uma pilha de documentos para sinal um relatório sobre a viagem... Mesmo que a empresa está tentando ficar longe da burocracia, tudo aqui deve ser clara - estes são os requisitos lei.
Para relatar você precisa coletar todos os cartões de embarque, facturas de hotéis, bilhetes, todos os cheques e outros documentos relacionados com a viagem.
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