Como organizar um evento legal por conta própria
Dicas / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Produtor de eventos em coworking "mesa».
Quero organizar um evento sozinho. Por onde começar?
Pense sobre a idéia do evento. Não deve ser uma idéia abstrata, mas um objetivo muito específico. Claramente responder a três perguntas:
O que eu quero organizar?
Então você definir o formato do evento. Pode ser uma festa, festival, Lecture ou exibição de filmes. Pense, por que audiências você faz isso e quantas pessoas que você deseja atrair.
Onde está o evento?
Com base no tamanho, decidir o que você precisa de um lugar. Por exemplo, uma sala fechada para 200 pessoas, um auditório para 500 pessoas e área ao ar livre para 70 pessoas.
Quando o evento terá lugar?
Selecione data exata de antecedência para ter tempo para fazer tudo no tempo. Um pequeno evento para 100 pessoas pode ser preparado para o mês, e festival de música 1000 pessoas - não inferior a seis meses. Quanto mais cedo você decidir, mais fácil será encontrar um lugar.
Terminada a idéia seria: "Eu quero fazer uma festa techno na praia no dia 31 de agosto, em honra do último dia de verão. Para o partido deve ter pelo menos 200 pessoas e dois DJ convidado ".
Eu posso fazer tudo sozinho?
Dificilmente. Muitos casos, e no dia em apenas 24 horas. Portanto, para reunir a equipe like-minded melhor, entre as quais você dividir todas as tarefas. Bem, se os cartazes irá chamar o designer, para promover o projeto - um experiente SMM-especialista, e configurar equipamentos - zvukach.
Não tenha medo de delegar algumas das funções para os outros. A principal coisa que eles estavam interessados no resultado e eles poderiam confiar. Você seriamente facilitar a sua vida, atribuindo o produtor do evento. Sua tarefa - para resolver todos os problemas e disputas, supervisionar uma equipe e assumir a responsabilidade pelo que está acontecendo.
Se você não sabe onde procurar as pessoas certas para os serviços online de ajuda:
- EventCatalog.ru - maior banco de dados de sites e prestadores de serviços.
- theGIFTED - Pesquisa instantânea dos trabalhadores e personagens interessantes.
- youdo - Encontrar voluntários ou funcionários para uma pequena taxa.
A equipe é, o que fazer a seguir?
Faça uma lista de todos os casos. Você certamente terá de considerar o conceito do evento, definir o orçamento, encontrar e preparar o quarto, convidar músicos para alugar o equipamento para fazer banners, organizar o catering (entrega de alimentos e da oferta e bebidas). Não pare até que o lado de cada item não será verificada.
Obter juntos como uma equipe, discutir o plano de ação e responsabilidades atribuir. Todo mundo precisa entender o que ele diz. Para todas as tarefas set prazo de entrega.
uso Trello ou "Google Spreadsheets"Para trabalhar com as tarefas. Convenientemente, quando não há acesso ao documento em toda a equipe.
Certifique-se de anotar tudo o novo número aos seus contatos. Melhor fazê-lo em um "evento Imya_Dolzhnost_Data." Por exemplo, "Vlad fotógrafo 15.07." Então você não vai ficar confuso.
Eu tenho medo de esquecer alguma coisa. Posso ter um plano áspero?
Possível. O plano padrão é a seguinte:
- Organizar reuniões com voluntários, equipes e patrocinadores.
- Prepare bilhetes, hotel e traslado para os convidados.
- A fim de design e impressão folhetos, cartazes, marca T-shirts e tudo mais que você precisa com antecedência, para pintar e imprimir.
- Locação e preparar o local. Pense sobre lugares para os visitantes, pessoal, equipamento e estacionamento. Harmonizar as listas de convidados e organizadores dos proprietários do site.
- Prescrever o calendário do evento - que em algum momento irá ocorrer. Você precisa saber a hora exata em que o alimento é servido, e quando disse o principal.
- Aluguel de equipamentos. O conjunto mínimo de: laptop, alto-falantes, mixer, dois microfones, uma tela e um projetor. Em grandes eventos é útil para se comunicar com a equipe de rádio com um fone de ouvido.
- Para negociar com o fotógrafo e cinegrafista. Prescrever os termos de referência, a acordo sobre os termos e assinar um contrato.
- equipe de aluguer: segurança, bengaleiro, garçons, serviço de limpeza. O número de pessoas dependentes do evento. É possível que você não vai precisar de pessoal adicional ou voluntários podem ser encontrados.
- Encontre o líder. Isso é importante. A partir dele vai depender do humor dos convidados ea atmosfera geral do evento.
- Pense através da logística de como entregar a pessoas, equipamentos e alimentos para o local do evento e nas costas.
Anormalidade - a norma e não a excepção. Fornecer um plano B para cada ponto: o que fazer se você de repente dar-se em tribunal? E se há problemas com o som? E se começa a chover?
Eu não tenho certeza se posso encontrar o dinheiro para o projeto. Quais são as minhas opções?
Primeiro calcular o orçamento aproximado para o evento e fazer um orçamento. todos os ouvidos despesas: Instalações, equipamentos, convidados, publicidade, impressão, logística, catering, equipe. Por exemplo, o custo dos convidados incluem a emissão de bilhetes, alojamento, refeições, transfers e taxas. Despesas de comando: pagar contas de telefone, comida, adereços de compra.
Quando você entender exatamente o quanto você precisa, começar a dinheiro a cobrar. Onde encontrá-los - isso depende do formato do evento.
Se você organizar algo socialmente significativa (festival de graffiti, palestras de divulgação científica para crianças em idade escolar), você pode solicitar um subsídio para começar a angariação de fundos para Planeta.ru ou atrair voluntários.
Se você estiver fazendo um evento comercial - olhar para um patrocinador interessado em PR. Fazer uma bela apresentação e descrever claramente o que beneficiar o patrocinador vai começar a participar de seu projeto e o que é exigido dele. Basta ser honesto e não prometer o que não pode fazer. Você terá uma melhor chance de sucesso se o público-alvo do seu evento para coincidir com o público-alvo da empresa patrocinadora.
Se você organizar um casamento melhor amigo - amigos e conhecidos de conexão. Eles podem fornecê-lo com um local adequado, tecnologia e condução.
Uma boa maneira de reduzir o orçamento das actividades comerciais - para negociar com empreiteiros e trabalhar em uma base de troca. A maioria dos empreiteiros caros - restauração e bar alcoólicas. Coloque suas condições, prescrever termos de referência claros e não hesite em pedir um desconto.
O que procurar, a tudo o que estava no auge?
Importante cada detalhe, até mesmo o número de banheiros e veloparkovki presença. Mas existem cinco principais elementos que determinam o sucesso de qualquer evento:
- Luz. Boa luz - isto é, quando a cena é vista claramente, o foco não é cego, e os hóspedes não vai cair sombras feias.
- Sound. Verifique a técnica algumas vezes, ajustar o microfone e combine com o proprietário dos regulamentos de ruído ambiente no local.
- Pureza. No lixo, pisos sujos e banheiros não apurados.
- Segurança. Saiba o plano de evacuação e formação conduta para as equipes e voluntários. Todos devem saber onde as saídas de emergência, extintores de incêndio e primeiros socorros kit.
- Temperatura. Ninguém não deve ser muito quente ou muito frio - é necessário verificar a circulação do ar e facilidade de manutenção condicionadores. Dentro temperatura confortável na estação quente - 23-25 ° C, no frio - 22-24 ° C. Se você gastar um festival de música, a temperatura deve ser mais baixa (20-22 ° C), porque depois da cena de dança em tudo será definitivamente quente.
Quem precisa ser uma ação coordenada para evitar ser expulso da polícia?
Você precisa se preparar duas notificações: a administração da cidade e para o departamento de polícia (se o evento for inferior a 2 000 pessoas). Eles podem ser enviados por correio ou courier, duas cópias de cada órgão. Se você está planejando um evento, que será mais do que 2 000 pessoas, você precisa enviar, adicionalmente, uma notificação para o governo da região e do departamento de polícia regional.
O aviso é escrito na forma livre: é necessário especificar que você deseja aplicar, o nome ea finalidade do evento, onde e quando terá lugar, o quanto é esperado de participantes, que os organizadores. Exemplos atualizações pesquisar na Internet.
Para celebrar contratos com todos os empreiteiros que você fornecer a técnica, restauração ou fornecer espaço de aluguer. Negociar claramente todos os detalhes e certifique-se de que eles estão de acordo. Por exemplo, se concordou que a limpeza final das instalações por parte do proprietário, o item deve estar no contrato.
Como anunciar o evento sobre isso tantas pessoas quanto possível?
Dê-lhe um nome e um logotipo. Deixe o designer vai desenhar cartazes e desenvolver uma identidade corporativa. Fazer um site simples, com informações sobre o evento - por exemplo, Tilda.
Enviar um comunicado à imprensa com informações sobre o evento, o quê, quando e onde você gasta, quem são os organizadores, parceiros e interessados. Tente jornalistas de juros. Não escreva muito seco e enviar comunicados de imprensa para a mídia especializada - aqueles que têm o mesmo público-alvo como o seu evento. Em contato com o conselho editorial na maioria dos sites pode ser encontrada no domínio público.
Não se esqueça sobre a promoção em redes sociais. Criar um compromisso no Facebook, «VKontakte" e a página de eventos no Instagram. Run publicidade segmentada e exibe configurado corretamente: ele só deve mostrar o seu público-alvo para o orçamento de publicidade não ir para o lixo. Pergunte aos grandes comunidades urbanas e blogueiros para falar sobre o evento em suas páginas. Se você não é bom em SMM, leia blogue "Netologii" - há muitos materiais úteis sobre a promoção em redes sociais.
Tudo está pronto. Outra coisa que você precisa fornecer?
Seja totalmente preparado. No organizador deve ser sempre colocados com telefone e conexão à internet, carregador de bateria, substituição laptop, cabo de extensão, adaptadores HDMI para todos possíveis conectores, etiquetas, fitas, vários isqueiros, facas artigos de papelaria, fita adesiva e analgésicos em caso ache cabeça.