Como não clientes de distância de intimidação e parceiros: maus hábitos ao escrever e-mails

No trabalho, muitas pessoas estão literalmente atacado por um grande número de email-mensagem, que necessariamente precisam ser respondidas. Claro, é muito difícil lidar com o volume de tarefas e fazê-lo corretamente. No entanto, existem erros graves, que realmente devem ser evitados.

Aprender as regras básicas de etiqueta escrita e-mails não precisa fazer suas cartas se transformaram em obras literárias. É completamente inútil. Mas se você pode se livrar de hábitos que indicam falta de profissionalismo, a sua empresa vai ir muito mais sucesso.

Que erros grosseiros ao escrever o email-mensagem são os mais comuns?

1. Abuso marcado "Urgente"

Se você se comportar como um menino na parábola, que gritou "lobo! Lobos! "E colocar todas as cartas em uma linha marcada como" Urgente", muito em breve deixará de destinatários levá-lo a sério. Quando você realmente vai precisar de uma resposta imediata, ninguém vai prestar atenção a esta marca.

2. informalidade excessiva

Escolha de modos de comunicação depende da qualidade da relação entre você e outra pessoa. excessiva informalidade mostra uma falta de profissionalismo.

Não ser o cuidado de marcas de uso de exclamação, smiley, seleção de cor de texto, fontes de fantasia, gírias Internet e abreviaturas. Eles só não vai ajudá-lo a criar a imagem de um funcionário experiente.

Além disso, prestar atenção para o fato de que algumas pessoas não entendem as siglas. Especialmente escolher cuidadosamente o tom da comunicação com os estrangeiros e membros de outras gerações.

Lembre-se: carta comercial Deve ser fácil de ler. Para fazer isso, use a fonte Arial, Calibri ou Times New Roman, defina o tamanho de 10 ou 12 unidades. Quanto à cor, o melhor é ficar no preto.

3. tom muito frio de comunicação

Ao mesmo tempo, o destinatário não deve sentir que ele se comunica com o robô. Algumas das letras parecem com pessoas reais como se na verdade, é uma mensagem de secretária eletrônica.

Se a sua carta é visto a sua personalidade, o seu entusiasmo vai ajudar a moldar o destinatário uma visão positiva de você como um interlocutor negócio. A principal coisa - não exagere.

4. Abuso de uma função de "Responder a Todos"

As mensagens de email não têm a intenção de transformá-los em um chatik acolhedor. Se estiver a responder a uma mensagem, que é encaminhada para um grupo de pessoas antes de você pressionar "Enviar tudo", certifique-se de que a sua resposta é muito interessante e necessário para cada um do grupo.

5. Transferir mensagem sem a aprovação do remetente

Esta é, pelo menos irritante. E pode prejudicar significativamente a sua credibilidade.

Não importa o que você envia. Você pode querer enviar uma mensagem para o cliente o seu patrão, que se refere ao cliente. Ou você não pode resistir à tentação de transformar na cadeia dos destinatários da carta contendo algumas informações pessoais, seu colega. Em qualquer caso, você não deve fazer sem a autorização do remetente.

6. Envio de cópias ocultas de cartas

Quando você enviar a alguém uma cópia oculta da carta no interlocutor um pensamento: "E quem mais enviou uma cópia" Ela provoca desconfiança e gera a sensação de que você está escondendo alguma coisa.

Se você quiser enviar uma carta para alguém que não deveria estar presente na cadeia de saltos, basta copiar e colar o texto em uma nova mensagem separada.

7. formulação correta do tema

Se o campo "Assunto" você digitar algo como "Sou eu", "Olá" ou "Para sua informação," não dá o destinatário uma pista sobre o conteúdo da carta. Como resultado, é provável que a sua mensagem não vai mesmo ser lido.

Se você realizar correspondência comercial, O tema da sua carta deve ser breve, espaçoso e precisa. Se o destinatário entender imediatamente o que você está escrevendo, é provável que ele irá ler a sua mensagem e responder a ela mais rápido.

8. Desvio de mensagens pessoais

Piadas, histórias comoventes e citações motivacionais, por vezes, vêm muito fora do lugar. Mas, em grandes quantidades, eles rapidamente se cansam do destinatário. Fazer caixas de entrada não bombardeiam mensagem sem sentido para um colega, mesmo se você fazê-lo com as melhores intenções. Mais cedo ou mais tarde, os destinatários vão simplesmente apagar essas mensagens sem lê-los.

9. colocar-down

Não ser tentado a expressar em uma carta para a justa ira em direção ao destino, mesmo se ele merecia tal reação. Mesmo se você estiver à espera de seu pacote por um par de meses. Só não fazê-lo. As pessoas vão sempre lembrar sendo rude, e é ruim para a sua imagem comercial.

Em vez disso, escrever uma mensagem que você está indo para lhe enviar destinatário com raiva, e deixá-lo por um par de dias na pasta "Rascunhos". Em seguida, editá-lo e remover toda a linguagem ofensiva. Então, você será capaz de demonstrar o seu profissionalismo.

10. familiaridade

Se você sabe muito bem o destinatário da mensagem, e às vezes você pode pagar alguns bons elogios. Mas se este é o seu parceiro de negócios ou cliente, salvo tom educadamente contida de comunicação. Conclusão de letras, como "Até breve!" Neste caso seria inapropriado.

11. O uso do endereço de e-mail absurdo

Folhos, endereços ridículas vulgares ou abertamente irá atrair atenção negativa para os destinatários. Se você simplesmente não pode participar com sua caixa [email protected], então rebobinada por conta separada correspondência comercial.

12. Um grande número de erros

Enviar mensagens de seu telefone não aliviá-lo de sua obrigação de verificar seus e-mails em erros. Se você fizer mais do que um erro de digitação na carta, você não mostrar-se do melhor lado. Se você precisa enviar uma mensagem em movimento, é importante analisá-lo cuidadosamente antes de enviar.

13. O envio de mensagens no início da manhã

Às vezes, quando você se levantar cedo e se sentir muito produtivo, Você está tentado a lidar rapidamente com a correspondência de negócio. No entanto, a maioria dos beneficiários chamou a atenção para o momento do envio da carta. Se você enviar uma mensagem para três horas da manhã, em seguida, na melhor das hipóteses você irá considerar um workaholic, e na pior das hipóteses - não exatamente saudável.

Se a inspiração achados noite para você, basta salvar como um projecto de carta e enviá-lo para as horas de trabalho.

14. Elaboração de cartas muito longas

A maioria das pessoas simplesmente ver as mensagens que não estão recebendo um aperto no texto. Tenha isso em mente enquanto escrevia uma carta. Grandes blocos de texto torná-lo difícil de ler, então dividir a mensagem em pequenos parágrafos.

Usar listas. Eles vão fazer a sua mensagem ainda mais legível. Além disso, você pode selecionar a parte mais importante da mensagem em itálico ou negrito.

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Evite erros descritos, e então você pode criar uma boa impressão sobre si mesmo, o que certamente contribuirá para a sua carreira.