Leo Babauta: meus 10 hábitos para trabalhar com e-mail

© foto

E-mail pode ser uma excelente ferramenta de trabalho, e pode se transformar em uma fonte irritante de procrastinação, e é apenas como você usá-lo. Houve um tempo quando eu anunciou a falência completa do e-mail, e agora eu verificá-lo todos os dias 2-3 vezes ao dia, mas passa rapidamente e eficientemente.
Eu desenvolvi alguns hábitos que me ajuda a trabalhar com o e-mail é muito eficaz e um foco melhor em outros trabalhos importantes. E eu vou te dizer, honestamente, finalmente, minha caixa de entrada está vazia, e é uma sensação maravilhosa. Eu vou neste artigo 10 de seus hábitos. Não significa que você tem que segui-las cegamente, eu só quero mostrar o meu caminho, e com base nele, você pode fixar o seu. Então, aqui estão os hábitos que trabalham para mim:

Menos frequentemente olhar no e-mail

Eu não manter a janela aberta todo o correio de dia. E o olhar em seu raro. Cheguei à conclusão de que se a minha caixa de entrada acumular 20-30 cartas, então o mundo não vai entrar em colapso, ao mesmo tempo, este é o número que eu vai ser fácil de processar rapidamente. Aviso! Eu digo "processo" em vez de "ler". Abro a pasta "Caixa de entrada" para dispersar nos outros mensagens em pastas, para não lê-los e sair imediatamente.

pastas de dispersão

Eu abrir o correio e começar a tomar decisões rapidamente: Remova ou arquivar, ler e responder imediatamente (se leva menos de 2 minutos) ou arquivo, enviar uma resposta rápida, e depois volta-se, adicionar à minha lista de coisas a fazer, para fazer isso (marca posterior com um asterisco, e em seguida arquivo). Em qualquer caso, na caixa de entrada nada deve permanecer.

Imediatamente adicionar tudo para Calendário

Se a letra vem a mim alguns dados sobre o qual eu tenho que lembrar, uma vez eu trago-o para o calendário. reunião pessoal ou falar no Skype, formação ou algo assim, o que eu deveria só se lembra de uma semana - tudo é imediatamente enviada para o calendário. Agora é a minha melhor hábito é trazido ao automatismo, e graças a ela, eu raramente sobre algo para se lembrar.

Use "atalhos"

Eu uso o Gmail, que fornece a capacidade de usar vários atalhos de teclado para o correio. Na verdade, eu só levou alguns minutos para aprendê-las, e então a memória muscular lembra as chaves.

Estes são os "atalhos" que eu uso:

«Gi» - para retornar à caixa de entrada;
«E» - arquivo;
"#" - exclusão;
"C" - criar uma nova mensagem;
«R» - resposta;
«F» - para a frente;
«A» - Responder a todos;
«Gs» - Vá para o marcado;
«Tab + Return» - quando eu criar uma mensagem, assim que você acabou de enviar-lo de volta para cima.
Eu também uso a configuração quando, após a exclusão ou arquivamento de e-mails, eu vou mover automaticamente para a próxima sem retornar para a caixa de entrada, que permite mover rapidamente os relatórios.

Escrever cartas curtas

Minha resposta à carta é geralmente 1-3 frases. I raramente escrever letras mais de 5 frases. E, a fim de ser uma razão boa. Se eu realmente preciso escrever muito, eu prefiro fazê-lo no Google Docs, e compartilhar a pessoa certa. carta curta significa uma resposta rápida do destinatário, como a pessoa não terá que percorrer a selva de sua eloqüência, de entender e compreender a informação chave.

adicionar rapidamente tarefas para TODO-list

Alguns usam a caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer, mas é mal adaptado para isso, e aqui está o porquê:

1. Os trabalhos a serem realizados, misturado com outras letras, e, em seguida, eles são difíceis de apanhar da multidão.
2. A narrativa na carta nem sempre contém um guia específico para ação, mas na base das letras você pode colocar a tarefa em si. Quando estiver pronto para executá-lo, você terá que re-ler a carta de novo, para lembrar o que a tarefa específica que você definiu-se depois de lê-lo.
3. Toda vez que você olhar no posto para pegar outro caso, você se deparar com uma nova mensagem, que atraem sua atenção e distrair a partir dos casos principais, batendo o ritmo de trabalho.

TODO-list simples e fácil - é um documento de texto simples, onde você pode adicionar tarefas de e-mails apenas em poucos cliques do mouse. E durante essa lista um seria uma ferramenta mais eficaz, porque você não tem todo o tempo para olhar para a caixa de entrada.

Manter fora do caixa de entrada apenas mensagens não lidas

Este recurso é para usuários avançados. Eu cortei meu Gmail-box para que ele não pode mais ser armazenados mensagens não lidas. Isto significa que se eu abri a carta e atirou-o em qualquer outra pasta, ele irá simplesmente desaparecer. Isso me motiva a tomar uma decisão sobre como proceder com esta carta imediatamente, ou eu perdê-lo. Graças a esta configuração particular, minha caixa de entrada não é abrir mensagens acumulando, que gradualmente se tornam lixo.

Adiar a ler

Muitas vezes me enviar links para artigos. -Los imediatamente enviados para Instapaper, para ler mais tarde. É por isso que eu tento gastar menos tempo em e-mail, porque tenho tantas coisas interessantes para ler, mas ela.

Filtro impiedosamente

Quando em minhas letra aparece caixa, que eu não gostaria de ver, eu imediatamente endireita-lo. Eu não sou preguiçoso cancelar a inscrição ou para instalar um filtro no remetente. E reduz significativamente o fluxo de e-mails recebidos. Sou implacável contra e-mails que obstruem minha caixa de entrada, e a regra é aplicada, mesmo na atitude das pessoas que estão também me incomodam.

mensagens Close-correio até o final do tratamento

mensagem desmontado - perto do correio e não abrem por várias horas até que lá está novamente acumulado um número suficiente de letras.

Começar a descobrir alguns hábitos para o trabalho eficaz com e-mail - é muito correto. Você vai imediatamente perceber o quanto mais calmo você se tornar um caso mais importante, se livrar de cheques intrusivas mail a cada 10 minutos. Sua cabeça está disponível para novas idéias, assim que o seu livre caixa de entrada de e-mails desnecessários. Boa sorte!