Como criar o sistema de gerenciamento de tarefas perfeito

Dedicado a todos os que estão apaixonado pela vida, ele tem um plano ambicioso, e extensas interesses de um grande número de tarefas diárias.

Em uma vez tópico de gerenciamento de tarefas me fascinado com a cabeça. Comecei a colecionar técnicas e dicas. Cada tomei algo que funciona exclusivamente para mim. Eu tentei colocar em prática todo o excesso é cortado. O resultado foi um sistema que eu quero agora presente para sua revisão. Mas lembre-se - o sistema só ideal, só pode ser o que é conveniente para você.

• Deve ser fácil.
• Não deve demorar muito tempo para trabalhar com ele.
• Não interfira, e melhor auxiliar no planejamento, tanto no dia e do ano. tarefas de planejamento e gestão em curso devem ser unidos.
• Deve ajudar lembretes, estar sempre ao seu alcance e permite tomar notas.
• Deve cobrir todas as áreas da minha vida.
• Ele deve ajudar a "olhar ao redor" todos os desafios atuais e futuros. Nesta estrutura eu deveria me definir.
• Devido ao sistema, eu preciso saber exatamente o que e quando eu faço, o sistema deve ser bastante flexível.

sistema de gerenciamento de tarefas é composto por 3 elementos principais: grupos de tarefas estrutura (pastas, árvore pasta, context), regras de gerenciamento de tarefas e ferramentas que tudo isso ajuda.

Posso dizer com segurança - Eu tentei tudo sobre o assunto do programa. No Windows exatamente tudo, desde Líder de tarefas e PIM Essential, para os pouco conhecidos, como Chronos. No Mac todos tendo a capacidade de sincronizar entre dispositivos. O resíduo seco - um programa. Apelou Minha vida organizada. Programadores companheiros e umnichki. Existe um programa por um longo tempo, e cada nova versão agrada mais. Para mim uma enorme vantagem neste software é a capacidade de configurar o sistema para atender às suas necessidades completamente. Neste caso, nada complicado sobre ele. Em outras palavras, esta plataforma permite criar quaisquer problemas de estrutura e de obedecer a todas as regras de gestão. Bem, de sincronia curso com todos os seus dispositivos e multi-plataforma. A pena só há versão para Mac (iOS é). Uma introdução mais detalhada para Minha vida organizada Deixo-vos. De mim mesmo apenas recomendar.

Além disso, eu uso Evernote para o armazenamento de notas e de materiais a granel. gerente mente para o planejamento. Calendário - um nativo do Mac. Microsoft Project - para o planejamento e gestão de grandes projetos, principalmente para o trabalho.

Em muitas técnicas, como GTD e ágil Resultados, oferta para tarefas divididas em pastas de acordo com as esferas da vida. Eu gostei da idéia, mas para mim determinou que eu não vou ter mais de 5 pastas de nível superior em uma pasta hora de notas + + Caixa de Entrada. Antes, eu era apenas 2 pasta - trabalho e privada.

Minha estrutura de nível superior atual:

• Caixa de entrada.
• trabalho
• desenvolvimento
• casa
• Ironman
• site

Na minha opinião, a introdução mais engenhosa de GTD se tornou pasta Caixa de entrada e regra - não manter a tarefa em mente. Comecei a seguir essa regra à risca. Tarefas, mesmo pequenos, idéias, notas, apenas um pensamento que pode vir a calhar - tudo é gravado. Inicialmente, todos entrar em sua caixa de entrada. No final do dia eu posso fazer o bloqueio e distribui todas as pastas.

Pasta "Trabalho", "Desenvolvimento" e "House" são encontrados na estrutura de tempo. Além disso, um máximo de 2, reservada para as áreas ou projetos que ocupam a maior parte do tempo ou têm um alto valor no momento. Até à data, esta é a pasta associada com a preparação para o Ironman e a pasta do projeto do meu site. Caixa de entrada Eu não acredito no top cinco.

Na verdade, há uma outra pasta. É chamado «material regular». Esta pasta contém todas as tarefas regulares. Não são todas as coisas que precisam ser feitas diariamente, semanalmente e mensalmente. Tais casos incluem: análise de pastas caixa de entrada, Algum dia exibição de pasta, a definição de metas para o período e etc. Na época, a organização de tarefas regulares em uma pasta separada me ajudou a se acostumar com o novo ordem. Esta é uma boa ferramenta para se organizar e desenvolver hábitos de trabalho com o sistema. Só não se esqueça de colocar lembretes de tarefas. Como uma opção - para fazer um problema deste tipo no calendário.

Todos os outros projetos e tarefas estão localizados na pasta raiz.

É simples e claro, sem explicação.

Em toda a estrutura da coisa principal - a simplicidade. Deve haver um grande número de pastas e subpastas. Não mais de 3 níveis. Caso contrário, o sistema torna-se complicado desnecessariamente, e, portanto, deixa de desempenhar sua função principal - para ajudar no trabalho. Além disso, a estrutura volumosa extremamente fácil trabalhar com dispositivos móveis.

Contextos são uma coisa muito conveniente. Essencialmente, o contexto indica uma indicação específica ou condição em que a tarefa é executada. Uma tarefa pode ter vários contextos. Bem como a estrutura da pasta, é importante aqui é a simplicidade. Evite contextos aninhados. Use esses contextos são usados ​​muito frequentemente e têm um grande número de tarefas.

1. Todas as tarefas são inseridos no sistema no momento da ocorrência. Sua cabeça não manter. Entrando tarefas só para a pasta Caixa de Entrada.
2. A formulação do problema, na fase de entrada, deve ser inequívoca. Se o nome não é suficiente, você precisa explicar - o que eu quis dizer. Isso é necessário, para que você não se lembra o que eu preciso fazer no problema, por exemplo, "Igor, o relatório".
3. pasta Caixa de entrada é analisado uma vez por dia. Eu faço tarde da noite.
4. Para desafio foi movida da pasta Caixa de entrada, que deve ser:

Certifique-se de:

• título claro
• Determinado o tempo de espera aproximados.
• A hora de início da tarefa - quando a tarefa aparece na minha lista para fazer.

Se necessário:

• Notas e explicações.
• Subtarefas para realizar o procedimento.
• Prazo.
• Contexto.
• Se o problema é o objetivo - para designar como um alvo.
• Data e hora do compromisso.
• Dependência de outras tarefas.

1. Eu não uso uma matriz Eisenhower "É importante -. Urgentemente" Se a tarefa está escrito que quero dizer é importante. Se é uma emergência - I ou imediatamente proceder à sua implementação e atribui um certo tempo.
2. Como regra, não estou limitado ao tempo do problema. Estou apontando para fora quanto tempo vai demorar, só para estimar o tempo para o planejamento. Mas não de forma rígida. Se o tempo está claramente definido, é só se eu quero lembrar-se da rigidez do problema das fronteiras ou a duração das tarefas associadas com outros recursos - por exemplo, uma reunião é de duração limitada.
3. Problemas com uma certa duração eo tempo colocado no calendário.
4. Regra 3. Uma das mais valiosas regras ágeis técnicas de resultados. 3 objetivos principais é escolhido a cada mês. Para cada semana os mesmos 3 objetivos. metas semanais deve levar à implementação das metas mensais. Todos os dias há 3 objetivos principais. Estes objectivos são consistentes com as metas semanais e levar a sua implementação. Todas as outras tarefas que dia - são secundárias.
5. Novamente. Todos os dias 3 objetivos primários.
6. Primeiro executar pequenas tarefas. Isso é totalmente contrária aos princípios do gerenciamento de projetos, mas funciona perfeitamente para mim. Neste caso, a cabeça está livre de uma tarefa pequena quando o major.
7. Tarefas para o dia determinado pela noite, no dia seguinte.
8. As tarefas são definidas por uma semana no domingo.
9. Desafios para o mês são determinados pelo segundo número.
10. Comente e análise de desempenho e não são realizadas uma vez por semana às sextas-feiras.
11. pasta um dia visto aos domingos.
12. Desafios no contexto do "Control" são vistos todos os dias.
13. Se a mensagem recebida requer uma resposta ou ação de mim, mas depois eu estava seu posto como um problema no MLO.
14. Se a carta enviada por mim requer uma resposta do destinatário, eu coloquei uma cópia do endereço MLO. Assim, a carta também entra no sistema e recebe contexto "Control".
15. Na manhã da próxima revisão do dia.

Isso é provavelmente tudo. Um sistema simples. regras simples. Como você organiza suas tarefas?

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