12 dos problemas mais comuns com Excel e como resolvê-los
Dicas De Tecnologia / / December 19, 2019
leitores Layfhakera já estão familiarizados com Denis BatyanovymQue compartilhou com a gente segredos do Excel. Hoje, Denis vai falar sobre como evitar a maioria dos problemas comuns com Excel, que muitas vezes criam-se de forma independente.
Imediatamente eu digo, que o artigo material é destinado a usuários iniciantes de Excel. Usuários avançados já incendiária dançou nestes ancinho mais de uma vez, por isso a minha tarefa é a de protegê-lo a partir desta jovens e inexperientes "dançarinos".
Você não dá títulos da tabela
Muitas ferramentas do Excel, como classificação, filtragem, tabelas inteligentes, tabelas dinâmicas, - significa que seus dados contém cabeçalhos de coluna. Caso contrário, você quer não vai ser capaz de usá-los, ou eles vão trabalhar não é totalmente correta. Sempre tome cuidado para suas tabelas conter os cabeçalhos das colunas.
colunas vazias e linhas em suas tabelas
Ele bate vão Excel. Diante de uma linha ou coluna vazia em sua mesa, ele começa a pensar que você tem 2 mesas em vez de um. Você tem que corrigi-lo constantemente. Além disso, não esconder suas linhas / colunas indesejadas dentro de uma tabela, é melhor para removê-los.
Em uma folha é mais tabelas
Se este não é o minúsculo tabelas contendo valores de referência, de modo que você não deve fazer.
Você vai ser inconveniente para totalmente o trabalho com mais de uma tabela por folha. Por exemplo, se uma tabela é colocado à esquerda e o segundo no lado direito, em seguida, filtrando a mesma tabela irá afectar o outro. Se as mesas estão dispostas uma sobre a outra, é impossível usar a fixação áreas, bem como um as tabelas têm de procurar constantemente e produzir manipulação extra para chegar em cima dela tabular cursor. É necessário para você?
Estes artificialmente um tipo estão dispostas em colunas diferentes
Muitas vezes as pessoas que sabem Excel é surfactante suficiente para preferir este formato da tabela:
Parece-nos formato inocente para armazenar informações, agentes de vendas e suas penalidades. Tal disposição da tabela um é bem percebida pelo olho humano, pois é compacto. Mas, acredite em mim, é um pesadelo - tentando recuperar dados de tais tabelas e receber resultados provisórios (informação agregada).
O fato de que este formato contém duas dimensões: a encontrar algo na tabelaVocê tem que decidir sobre a linha, tocando um ramo, grupo e do agente. Quando você encontrar o dreno direita, e depois tem que olhar para a coluna já, como seu muito aqui. E este "bidimensionalidade" complica muito o trabalho da tabela tal para as ferramentas padrão do Excel - fórmulas e tabelas dinâmicas.
Se você construir uma tabela dinâmica, você vai achar que você não pode facilmente obter os dados do ano ou trimestre, como as figuras são realizadas em diferentes campos. Você não tem um campo para o volume de vendas, que pode ser convenientemente manipulados e existem 12 campos individuais. Nós vamos ter que criar um separado calculados mãos de campo para o trimestre e no ano, no entanto, se é tudo em uma coluna, a tabela de resumo teria feito isso para você.
Se você deseja aplicar uma fórmula padrão do tipo somatório SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), ele também vai achar que eles são capazes de trabalhar de forma eficaz com este arranjo mesa.
formato recomendado da tabela é a seguinte:
Diversidade de informações sobre as diferentes folhas do livro "para conveniência"
Outro erro comum - é ter algum tipo de formato padrão da tabela e precisa de inteligência com base nesses dados, distribuí-lo em folhas separadas de um livro do Excel. Por exemplo, muitas vezes criar listas separadas para cada mês ou ano. Como resultado, a quantidade de trabalho por realmente analisar os dados multiplicado pelo número de folhas criadas. Não é necessário fazê-lo. Coletar informações em uma única folha.
As informações nos comentários
os usuários muitas vezes adicionar informações importantes que eles podem precisar, num comentário a uma célula. Tenha em mente que não existe nos comentários, você só pode ver (se você pode encontrar). Obtê-lo para dentro da célula difícil. Eu recomendo alocar melhor coluna separada para comentários.
Confusão com a formatação
Definitivamente não adicionar à sua mesa de qualquer bom. Parece nojento para as pessoas que gostam de suas tabelas. No melhor dos casos, isso não dá o valor, na pior das hipóteses - vai pensar que você não está organizada e desleixado no negócio. Esforce-se para o seguinte:
- Cada tabela deve ter um formato uniforme. uso formatação mesas inteligentes. Para apagar o formato antigo usando estilo de célula "Normal".
- Não selecione a cor de toda a linha ou coluna. Destacar o estilo de uma célula ou intervalo particular. Fornecer uma "lenda" de sua descarga. Se você selecionar uma célula para torná-los ainda mais qualquer operação, a cor não é a melhor solução. Embora a classificação por cor e apareceu em Excel 2007, e em 2010 - filtragem por cor, mas a presença de uma única coluna com um valor claro para o subsequente filtração / classificação ainda é preferível. Cor - uma coisa-adquiridos. Na tabela de resumo, por exemplo, você não arraste.
- Adquira o hábito de adicionar a seus filtros automáticos de mesa (Ctrl + Shift + L), Protegendo áreas. Tabela tipo desejável. Pessoalmente, eu sempre furioso quando recebi a cada semana da pessoa responsável pelo projeto, uma mesa, onde não havia filtro e áreas seguras. Lembre-se que estas "pequenas coisas" são armazenados por muito tempo.
mesclar células
células usar mala somente se sem ele de qualquer forma. Funde-se muito difícil de manipular o intervalo no qual estão incluídos. Os problemas surgem quando você mover células, quando você colar células, etc.
Combinação de texto e números em uma célula
celular penosa impressão que contém um número, aumentada por trás da constante de texto "RR". Ou "USD", inseridos manualmente. Especialmente se não é uma placa de impressão, e uma mesa regular. operações aritméticas tais células naturalmente impossível.
Os números na forma de texto em uma célula
Evite armazenar os dados numéricos em uma célula no formato de texto. Com o tempo, algumas das células desta coluna, você será em formato de texto, e alguns em comum. Devido a esse problema será com as fórmulas.
Se sua tabela serão apresentados através de um projetor LCD
Escolha as combinações e fundos de cores mais contrastantes. Parece bom no fundo projector escuro e letras claras. A impressão mais terrível vermelho em preto e vice-versa. Esta combinação de muito olhar de baixo contraste para o projetor - evitá-lo.
folha de Excel no modo de página
Este é o modo em que Excel mostra como a folha será dividido em páginas de impressão. Bordas da página destacada em azul claro. Eu não recomendo a trabalhar constantemente neste modo, que muitos fazem, porque os dados de saída do processo para a parte da tela do driver da impressora, e está em Dependendo de muitos factores (por exemplo, uma impressora de rede e não está actualmente disponível) processo de imagem podvisanie cheio e novo cálculo fórmulas. Funcionar normalmente.
Mesmo mais informações úteis sobre o Excel, consulte Denis on-line.