Por que ainda precisamos de listas de tarefas e como aproveitá-las ao máximo

Por que precisamos de listas de tarefas

Muito já foi escrito sobre os benefícios das listas de tarefas. No entanto, alguns ainda resistem e não gostam de estruturar tarefas. Eles acham que isso prejudicará sua criatividade ou os impedirá de serem flexíveis durante o dia. Do ponto de vista do criador métodos GTD e autor Best-seller Como fazer as coisas por David Allen, essas pessoas estão erradas. Ele tem certeza de que quem tem uma agenda lotada, mas não tem uma estrutura clara, terá dificuldade para administrar tudo.

Pode ser difícil para qualquer pessoa iniciar uma tarefa e concluí-la, mas para alguém os problemas começam ainda mais cedo - no estágio em que você precisa entender o que exatamente Deve ser feito. Parece que este é o momento perfeito para compilar uma lista de tarefas. Este sistema testado pelo tempo permite-nos respeitar o nosso tempo e é bonito na sua simplicidade. Você só precisa anotar todas as tarefas em ordem e, em seguida, concluí-las metodicamente e riscá-las da lista.

Se nossos dias fossem menos ocupados, poderíamos confiar em nossa memória. Uma psicóloga destacada, uma das fundadoras da Faculdade de Psicologia da Universidade Estadual de Moscou, Bluma Zeigarnik, no início do século 20, percebeu a obsessão de nosso cérebro por questões urgentes tarefas e descreveu o efeito, que mais tarde foi chamado de efeito Zeigarnik em sua homenagem: lembramos melhor do que ainda não fizemos do que do que já fizemos realizada.

Em 2011, os cientistas descobrirque embora as tarefas inacabadas nos distraiam, quando simplesmente fazemos um plano para sua execução, isso nos liberta da ansiedade. Os participantes do estudo tiveram um desempenho ruim em uma tarefa se não conseguiram concluir a preparação antes dela. Mas assim que escreveram um plano específico para concluir a fase preparatória, o trabalho na tarefa progrediu muito melhor. Segundo um dos autores do estudo, mesmo apenas anotando as tarefas, nos tornamos mais eficientes.

Como fazer listas de tarefas úteis

Assim, as listas de tarefas aliviam a ansiedade sobre o caos da vida, nos dão um plano a seguir e são a prova do que realizamos em um dia, semana ou mês. Mas nenhum notas com as palavras "mãe" ou "banco" não vai ajudar. Para tornar as listas úteis, você precisa fazê-las bem.

1. Incluir mais detalhes

Qual é o propósito da tarefa? Para completá-lo, você precisa ligar, enviar uma carta ou se encontrar pessoalmente? Se sua lista de tarefas não for clara e concisa o suficiente, é provável que você não consiga priorizar as tarefas e acabe não fazendo nada.

2. Estabeleça prazos realistas

Você precisa estimar quanto tempo cada tarefa levará para criar um cronograma viável para o dia. Ao mesmo tempo, você também deve levar em conta que em algum momento você pode se deixar levar pelas redes sociais ou outras distrações pelas quais você tem uma fraqueza.

3. Divida grandes tarefas em pequenos passos

Muitas vezes temos medo de grandes projetos e os adiamos indefinidamente para mais tarde. A melhor maneira de superar isso é dividir em pequenos blocos que são mais fáceis de manusear. A tarefa de "escrever um romance" parece intimidadora, enquanto a tarefa de "esboçar o primeiro capítulo" é mais prazerosa e, portanto, mais provável de ser concluída.