6 dicas para ajudar a reduzir custos com viagens

1. Desenvolva uma política de viagens

Sua programação de viagem deve incluir:

• Uma lista de despesas que a empresa está disposta a assumir. Por exemplo, comida e presentes para parceiros são pagos pela empresa, mas o funcionário paga por comunicações móveis e táxis.
• Limites de viagens e acomodações para funcionários de vários cargos. Digamos que hotéis quatro estrelas sejam para chefes de departamento, hotéis três estrelas são para funcionários comuns.
• Regras de gestão de documentos. Estes são os prazos para emissão de uma viagem de negócios, preparação de tarefas, procedimento para envio de aplicativos e relatórios. Também é importante nomear um funcionário ou departamento que será responsável pelo cumprimento da política de viagens.

Você pode adicionar modelos para documentos de viagem - será mais fácil para os funcionários preenchê-los e o número de papéis elaborados incorretamente diminuirá visivelmente.

Para tornar sua política de viagens ainda mais rentável, divida-a em várias partes de acordo com a importância das viagens de negócios. Pense em diferentes regras e limites para eles. Essas viagens podem ser:

• Para manter a imagem. Apresentações em congressos, participação em fóruns ou treinamentos. Tais eventos não trarão benefícios imediatos, portanto, o custo dos ingressos e da acomodação pode ser reduzido.
• Para o desenvolvimento da empresa. Cheques de trabalho, reuniões e negociações. Essas viagens visam aumentar os lucros, para que você possa gastar um pouco mais com elas. A prioridade aqui é o conforto do funcionário e a velocidade de movimento.

O sistema de código ajudará você a classificar as viagens por tarefas com mais rapidez. Atribua números a diferentes formatos de viagem, reúna-os em uma única lista e anexe-a à sua política de viagens.

2. Considere transporte e moradia diferentes

O avião nem sempre é a maneira mais conveniente e lucrativa de viajar. Caso não haja voos diretos para a cidade desejada, as conexões podem demorar mais do que a viagem de trem. Além disso, é realmente possível trabalhar no carro: muitos trens têm Wi‑Fi, compartimentos duplos e até compartimentos para interfones. Outra opção são os ônibus. Uma curta viagem neles não prejudicará o conforto, economizando tempo e dinheiro devido à falta de transferências.

Habitação é a mesma história. Um hotel é mais caro, mas no centro às vezes é mais lucrativo do que uma opção econômica na periferia da cidade: o custo de um táxi ou transporte público cobre a diferença. Acontece que o aluguel diário de um apartamento é mais barato que de um hotel. E o Wi-Fi estável e uma máquina de lavar à mão tornarão uma longa viagem mais confortável.

3. Não prolongue sua viagem

Quanto mais curta a viagem, mais barato fica para o negócio. Todos os dias de trabalho são necessários compensar com diárias, e se a viagem cair em finais de semana ou feriados - também em dobro.

Portanto, sempre calcule cuidadosamente o tempo necessário para concluir as tarefas. Por exemplo, se um funcionário tiver que falar em uma conferência na quinta-feira à tarde, não é necessário levar a quarta e a sexta-feira para fora. Você pode voar de manhã e sair à noite - em vez de três dias, uma viagem de negócios durará apenas um.

Esse esquema funciona na maioria dos casos, mas há exceções. Suponha que todas as passagens lucrativas para o dia desejado tenham acabado e reste apenas a classe executiva. Pode custar mais do que diárias e uma noite em um hotel. Aqui vale calcular os custos de várias opções, comparar os valores e escolher a melhor.

4. Obtenha um cartão corporativo

Com ele, as viagens de negócios ficarão mais confortáveis ​​para você e seus colaboradores. Você poderá definir limites para que os funcionários não ultrapassem o orçamento ao viajar. Chega de despesas não contabilizadas - você verá todas as transações em sua conta pessoal. Além disso, os cartões corporativos costumam ter bônus especiais, como aumento de cashback ou descontos em serviços.

O principal é que será possível devolver o IVA das compras sem nervosismos desnecessários. Para restituição de impostos obrigatório apenas uma fatura, e se o empregado pagar a hospedagem e transporte em dinheiro ou com o cartão de vencimento regular, o papel não poderá ser emitido.

5. Dê aos funcionários uma escolha

Parece que organizar voos e hotéis por conta própria é a decisão certa para economizar. Mas existe o risco de sua escolha parecer desconfortável para o funcionário: o conforto será prejudicado e a vontade de trabalhar durante a viagem provavelmente diminuirá. Além disso, o responsável pelo planejamento perderá tempo que poderia ser gasto na resolução de outras tarefas mais eficientes para o negócio.

Se as condições de residência e deslocamento forem escolhidas pelo viajante de negócios, você não precisará se preocupar com esses problemas. O principal é indicar a ele os limites e condições da política de viagens. Você também pode confiar as compras a uma pessoa responsável, como um contador: o viajante fornecerá links para opções convenientes, o organizador pagará por elas e compartilhará os bilhetes e os detalhes da reserva.

6. Analisar relatórios de viagens anteriores

Verifique os documentos de diferentes funcionários, veja se os custos são diferentes e procure motivos para aumentar os gastos. Por exemplo, alguém escolheu um voo inconveniente para a empresa ou jantou exclusivamente em restaurantes caros. Esses dados ajudarão a ajustar a política de viagens e trazê-la para a melhor opção de negócios.

Para facilitar a análise, vale a pena ter uma tabela dinâmica. Divida o documento em colunas por categoria: passagens, acomodações, refeições, comunicações móveis, transporte durante a viagem e assim por diante. Indique também a data da viagem e o nome do funcionário destacado. Somente os valores das despesas podem ser carregados na tabela, e deixar os detalhes serem armazenados em relatórios. Se você notar uma anomalia, abra a papelada para ver por que os gastos aumentaram.