Como o estilo da correspondência comercial ajuda a causar a impressão certa no destinatário
Miscelânea / / May 04, 2023
Imagine: você tem uma grande ideia, decide compartilhá-la com seus chefes ou clientes, envia uma carta ou mensagem para o mensageiro. E do outro lado leem e pensam: “Bem, que idiota escreveu isso!” Ou: “Que chato!” E eles decidem não considerar sua proposta.
E você não é chato. E a ideia era boa. Você apenas perdeu o estilo e criou uma impressão errada sobre si mesmo.
Quais são os estilos de escrita
O estilo de correspondência pode ser medido em uma escala de conversacional a formal.
Movendo-se ao longo dele, enfatizamos certas qualidades, experimentando diferentes imagens. Quanto mais à esquerda, mais ênfase é colocada na abertura, sinceridade, dinamismo. Quanto mais à direita, mais perceptíveis são as qualidades associadas à nossa posição, posição, status: conservadorismo, solidez, racionalidade.
Situações diferentes requerem estilos diferentes. Aqui estão as opções.
"Companheiro" | Apenas um homem da rua. Talvez ele seja alegre e doce, mas o destinatário não o vê como um profissional em quem se pode confiar um assunto importante. | Será apropriado em correspondência amigável, onde nossas qualidades de trabalho não são importantes: o principal é que a pessoa seja boa. |
"Colega" | Ainda uma pessoa, mas já com um certo peso e autoridade. | Adequado para contar sobre sua proposta para os caras de sua equipe de projeto. Eles entenderão que você é deles, mas, ao mesmo tempo, você também é um profissional que vale a pena ouvir. |
"Funcionário" | Principalmente um portador de autoridade, mas ainda "com rosto humano". | Útil para enviar uma oferta "para cima". Graças a ele, o líder verá sua seriedade, rigor, experiência. |
"Executivo" | Um funcionário influente para quem tudo o que é humano já é estranho. | Pode ser útil aplicar com uma oferta para "instâncias", um escritório público ou um grande cliente com uma cultura corporativa formal. |
Se você perder o estilo, é fácil estragar tudo. Por exemplo, se escrevermos aos colegas da mesma forma que nos dirigimos aos funcionários (“Estou enviando uma proposta para reduzir o tempo gasto para cumprir nossas metas de produção”), então eles provavelmente decidirão que queremos mostrar nossa superioridade, fingir. E o problema não será resolvido.
E se recorrermos ao chefe no estilo de “Amigo” (“Tem um tópico sobre como fazer nosso trabalho mais rápido”), então ele pode muito bem pensar que uma pessoa frívola está escrevendo para ele, que dificilmente é capaz de oferecer algo bom.
Como o estilo de correspondência depende do canal de comunicação
Podemos enviar a nossa oferta tanto por e-mail como por mensagem para mensageiro. Porém, é importante lembrar que o último canal é mais “humano”, informal. E o estilo que faz você parecer uma pessoa de negócios em um e-mail pode parecer pomposo e antinatural em um mensageiro. Portanto, ao mudar para este canal de comunicação do correio, vale a pena fazer um ajuste na escala em meio passo.
Como a linguagem afeta o estilo de comunicação
Como manter o estilo desejado em uma carta ou mensagem? Em primeiro lugar, vale a pena prestar atenção às palavras e frases que escolhemos.
"Companheiro" | "Colega" | "Funcionário" | "Executivo" |
Expressões de conversação, gírias: “Existe um tema”, “Legal”, “Consertar ombreiras” e assim por diante. | Volumes de negócios ativos: "Oferecido". | Voltas passivas: "Foi sugerido." | Palavras "burocráticas": "Fornecido", "É realizado", "Dado", "Presença". |
Apelos informais: "Meninas", "Caras", "Masha, Cante". | Pronomes pessoais: "Nós oferecemos." | Falta de pronomes pessoais: não “Nós oferecemos”, mas “A empresa oferece”. | Frases introdutórias oficiais: “Informamos”, “Informamos você”. |
Vamos escrever "Nossos caras são ótimos companheiros" - seremos "Amigos". Indicamos que “Temos excelentes especialistas trabalhando para nós” - nos tornaremos um “Colega”. Se você escrever "Especialistas profissionais trabalham na empresa", obterá "Funcionário". Bem, se "Os membros da equipe se distinguem pela presença de profissionalismo" - atuaremos como um "Oficial".
Quando o estilo de comunicação permite o uso de emoji, e quando não
Na correspondência moderna, formulamos pensamentos não apenas com a ajuda de palavras. No decorrer de rostos engraçados ou tristes, corações e até cocô - emoji. E também influenciam o estilo do autor e a impressão dele.
Usando as emoções, dizemos ao destinatário: “Somos abertos, modernos!” Portanto, os emojis se adequam ao animado e dinâmico “Amigo” e “Colega”. Ao usar o segundo estilo, é melhor usar as opções "clássicas": um smiley, um coração, uma mão com o polegar levantado. "Buddy" também pode pagar emojis criativos como demônios e cocô.
Pois bem, “Funcionário” e “Colega” sérios vão perturbar os emojis: de que solidez e equilíbrio podemos falar se a mensagem está cheia de rostos.
"Companheiro" | "Colega" | "Funcionário" | "Executivo" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Vamos dar dois exemplos usando emoji.
1. Queremos agradar os nossos colegas com boas notícias:
"Boas notícias! 🔥 Nosso departamento conquistou o primeiro lugar no concurso "On Time to Work". 👍O prêmio é um grande despertador de chocolate. Venha para o RH. Cada um ganha um pedaço! 😊»
Precisamos parecer abertos, vivos, democráticos e, portanto, usamos o estilo "Colega». E os emojis se encaixam perfeitamente aqui.
2. Recorremos à gestão com uma proposta séria:
“Boa tarde, Ivan Yurievich! 😊 Oferecemos para discutir a possibilidade de utilizar nossos equipamentos para aumentar a capacidade produtiva de sua empresa. 🔥»
E aqui as fotos estão fora de lugar. É importante que pareçamos sérios, profissionais, o estilo “Funcionário” é obrigatório - e os emojis não combinam com ele.
Você deve ter um cuidado especial em situações relacionadas à negatividade. Muitas vezes usamos emoji para mostrar que estamos chateados. Mas o efeito pode ser revertido.
Digamos que você escreveu isto: “Boa tarde, Margarida! Acabamos de descobrir que a fábrica não pode enviar seu pedido a tempo. 🤷♀️ Lamentamos muito! 😢»
Margarita acreditará em nosso desgosto? Não é um fato. Para muitos, emoji ainda é algo frívolo, “brinquedo”. E Margarita pode pensar: “Aqui estão os enganadores! Eles escrevem que sentem muito, mas eles próprios desenham rostos. Eles não se arrependem!"
Como a estrutura da frase afeta o estilo
Para "encaixar" no estilo escolhido, você também deve prestar atenção em como as frases são construídas em nosso texto.
Sempre há um “herói” na construção - aquele de quem ou do que estamos falando. Normalmente ele faz alguma coisa: constrói, pensa, escreve, lê... E podemos contar isso ao leitor de diversas formas.
Vamos considerar como funciona, usando o exemplo de uma linha do poema de Agnia Barto.
O design mais adequado para correspondência comercial: "O touro está andando, balançando". Nela, o “herói” está no sujeito (sublinhamos), e suas ações são indicadas verbos (destacado em negrito).
Este design é adequado para "Amigo", "Colega" e "Funcionário". Por exemplo: “Os gerentes estão discutindo um projeto em uma sala de reuniões” ou “A contabilidade calculou os salários”.
Se precisarmos enfatizar nosso peso e solidez, podemos adicionar 1-2 frases com um design diferente: "O novilho executa andando e balançando."
Aqui "herói" ainda é o sujeito, mas sua ação agora é denotada por um substantivo. “Walks” tornou-se “walking”, “rocking” tornou-se “swinging”. Exemplos dessas propostas: “Os gerentes estão discutindo o projeto na sala de reuniões”, “A contabilidade calculou salários».
Observe: neste caso, pagamos por "peso" adicional e solidez com clareza. Com essas frases, nossa carta fica mais difícil de ler, por isso é melhor não abusar delas.
No entanto, este não é o limite. Há uma construção mais formal: "Andar e balançar são executados por um touro." Nele, a ação é indicada não por um verbo, mas por um substantivo, e “herói” não é sujeito. Exemplos de frases com esta construção: “O projeto é discutido pelos gerentes na sala de reunião” e “A folha de pagamento foi feita pelo departamento de contabilidade”.
Essas frases são muito difíceis de ler. Eles estão associados ao leitor com a linguagem dos burocratas - o escriturário. Portanto, eles devem ser usados apenas se precisarmos tornar a carta extremamente formal. Por exemplo, em uma reclamação formidável, uma demanda - para que o destinatário sinta: é isso, acabou a piada, depois o tribunal e a prisão.
Escolhendo este ou aquele estilo, transmitimos uma mensagem adicional ao destinatário. Portanto, é melhor usar essa ferramenta de forma consciente, pois ela se tornará um meio eficaz de influência.
Leia também🧐
- 13 coisas na correspondência comercial que me irritam
- Como proteger as comunicações por e-mail: 6 dicas
- Etiqueta do trabalhador remoto: como se preparar para uma reunião online