Sessões estratégicas: o que é essa ferramenta e quem pode se beneficiar dela
Miscelânea / / April 21, 2023
Grandes equipes muitas vezes sofrem de desunião e incompreensão dos objetivos da empresa. Veja como consertar isso.
O que são sessões estratégicas
As sessões de estratégia são um formato de encontro para executivos, durante o qual eles discutem planos para o desenvolvimento da empresa. Esta ferramenta ajuda:
- avaliar a posição atual da empresa, identificar seus pontos fortes e fracos;
- encontrar maneiras de evitar problemas ou resolver os existentes;
- definir um plano de ação - etapas específicas para atingir as metas;
- definir benchmarks para medir o sucesso.
Uma sessão estratégica é uma espécie de chuva de ideias. Assim, na reunião, discutimos os problemas e sucessos dos departamentos, definimos metas para cada um deles, desenhamos diagramas e gráficos em um quadro interativo online.
Para esses propósitos, escolhemos Miró. Esta ferramenta permite capturar pensamentos e ideias em um formato visual. Ao mesmo tempo, todos os participantes da sessão têm acesso a ela de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo.
Depois disso, realizamos o planejamento tático: o chefe de cada departamento divide suas tarefas em etapas menores.
Como conduzir uma sessão de estratégia
Aqui estão alguns passos para ajudá-lo a se organizar.
Determine a frequência das reuniões
Não há prazos fixos para a realização de sessões estratégicas. Algumas empresas preferem realizar reuniões trimestrais, enquanto outras podem realizá-las a cada seis meses ou um ano.
Assim, você pode definir qualquer frequência de reuniões que seja conveniente para você.
Em nossa empresa, as sessões estratégicas são realizadas uma vez por trimestre. Então nós quebramos o pretendido metas para algum tipo de sprint. Para fazer isso, você precisa decidir quais etapas tomar para resolver grandes problemas, quanto tempo levará em geral, quais departamentos estarão envolvidos e quantos recursos eles têm.
Os gerentes então decompõem as tarefas no nível do departamento, se necessário. E depois de 3 meses, verificamos o cronograma.
Convide as pessoas certas
Quem você convida para a sessão de estratégia dependerá da lista de questões que precisam ser resolvidas. Por exemplo, se você estiver realizando uma reunião para discutir a estratégia geral de negócios, ligue para os chefes de departamentos. Você também pode convidar gerentes de projeto responsáveis por indicadores-chave.
Se a sua sessão de estratégia for dedicada à revisão e discussão de alguns dados, vale a pena atrair comandoque coletou essas informações e entende sua importância.
Escolha uma data e hora que seja conveniente para todos
Ao definir uma data e hora, considere a opinião de todos. Evite agendar reuniões com os funcionários um dia antes do vencimento. Talvez eles tenham um compromisso importante. reunião ou há tarefas cansativas que eles não podem adiar. Como resultado, você pode colocá-los em uma situação embaraçosa.
Ao dar uma data, indique quanto tempo levará a sessão. Por exemplo, em nossa empresa, toda a jornada de trabalho é destinada a esse evento. E, neste caso, é importante fazer pausas a tempo, dando a si e aos colegas a oportunidade de relaxar.
Definir uma agenda
A agenda pode incluir tópicos importantes, as principais etapas da sessão, questões que precisam ser discutidas. Não adicione um grande número de pontos a ele - é melhor indicar o tópico principal. Por exemplo, poderia estar entrando em um novo mercado.
Ao deixar de lado as perguntas desnecessárias, você poderá manter o foco na tarefa principal.
Ao final da sessão estratégica, certifique-se de revisar toda a agenda novamente e consolidar os acordos alcançados.
Peça aos participantes que se preparem com antecedência
Os gerentes devem estar atentos aos indicadores atuais do departamento: o nível de carga de trabalho dos subordinados, o volume total de tarefas e assim por diante.
Eles também devem ter informações atualizadas sobre como e quando indicadores-chave - tanto a curto como a longo prazo. Se os gerentes precisarem discutir algumas questões e problemas do departamento, eles também devem preparar uma lista deles com antecedência.
Antes de algumas sessões estratégicas, pode ser útil não apenas circular a agenda da reunião, mas também preparar um relatório detalhado sobre o progresso feito em tarefas importantes. Você pode resumir as metas e seus KPIs associados em planilhas.
Organizar uma reunião
Durante a reunião, você não deve apenas abordar todos os assuntos, mas também dar às pessoas a oportunidade de falar honestamente e expressar suas opiniões. Incentive os participantes a fazê-lo, mas tente não interromper os outros e retornar aos interrompidos.
Muitas vezes, é mais eficiente entregar a condução e o controle da sessão ao host (moderador). Isso permite que o diretor passe para o mesmo campo com os funcionários e passe do monitoramento do evento para a interação ativa com os gerentes e a resolução de problemas.
Faça anotações durante a reunião
Você precisa registrar os principais pontos, ideias, dados, cronogramas e todas as outras informações importantes discutidas na sessão, pois serão úteis no planejamento tático posterior.
Cada departamento sempre tem uma compreensão de quanto tempo é necessário para concluir uma determinada tarefa. Isso permite já durante a sessão delinear indicativos termos.
Os líderes geralmente coletam informações à medida que avançam, mas um relatório geral também deve ser preparado após a sessão.
Em nossa empresa, o moderador é responsável por isso. Ou seja, ele não apenas organiza e supervisiona a reunião, mas também gera um relatório sobre as decisões tomadas.
Peça feedback
Graças a ele, você pode ver diferentes pontos de vista e descobrir o que Colegas preste atenção especial. E também - para estimular a interação entre eles.
Peça aos participantes que escrevam sobre quaisquer problemas. Melhor ainda, use o aplicativo de pesquisa para ver as respostas em tempo real. Por exemplo, podem ser perguntas sobre o sentimento geral da eficácia da sessão e várias questões organizacionais, bem como desejos para eventos futuros.
Para quem é esta ferramenta?
Acredito que os negócios não podem existir sem planejamento. Eles sempre devem ser tratados – independentemente do nicho e formato do seu trabalho.
Sem uma estratégia própria, você corre o risco de priorizar incorretamente ou ignorar os problemas de um determinado departamento, o que afetará os resultados de toda a empresa. Como resultado, mais cedo ou mais tarde, os problemas internos se tornarão maiores e mais destrutivos para a empresa.
Sessões estratégicas ajudarão a lidar com eles e estabelecer um fluxo de trabalho. Portanto, na minha opinião, eles serão úteis para qualquer equipe com mais de 3-4 pessoas.
Afinal, quanto mais departamentos você tiver responsáveis por questões individuais, maior pode ser a desunião dos líderes. E com a ajuda de sessões estratégicas, você pode sincronizar os planos da empresa e garantir o melhor entendimento dentro dela.
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