4 armadilhas mentais que matam a produtividade

A produtividade tem muitos inimigos: reuniões intermináveis, colegas intrusivos, multitarefa e muito mais. Mas na maioria das vezes somos confundidos por armadilhas mentais. PhD, professor da Universidade de Toronto Andre Kukla em seu livro escreve que esses são padrões de pensamento habituais que desperdiçam nosso tempo e energia sem dar nada em troca.

Uma vez que aprendemos a reconhecer e neutralizar esses "inimigos", podemos aumentar significativamente nossa produtividade. Aqui estão algumas armadilhas comuns que podem atrapalhar nosso caminho.

1. erro de planejamento

Esse

tendência subestimar a quantidade de tempo que levará para concluir uma tarefa. Parte do erro de planejamento se deve ao fato de sermos muito otimista olhamos para nossa produtividade e superestimamos nossos pontos fortes.

Por causa dessa armadilha, estamos constantemente atrasados. Se no trabalho você tem que lidar com prazos rígidos, por exemplo, o prazo para a conclusão de um projeto de equipe depende de você, um erro de planejamento pode prejudicar significativamente sua reputação.

Outra consequência disso é que estamos tentando fazer o impossível e conseguimos realizar uma quantidade enorme de tarefas em pouco tempo. Isso leva ao desequilíbrio. Quando assumimos muito trabalho tempo para entes queridos e não há vida pessoal.

Altas expectativas e falta de controle sobre os prazos são um caminho direto para o esgotamento. Quando perdemos uma tarefa importante, temos que sacrificar horas que deveríamos gastar em entretenimento, autocuidado e até mesmo dormir. Gradualmente, isso leva à fadiga emocional, mental e física causada por exercícios prolongados ou repetidos estresse.

como superar

Não use listas de tarefas sem limite de tempo. Listas por si só são inúteis. Se não tiverem prazos claros, não ajudam em nada a priorizar e seguir um cronograma realista.

Timeboxing ajudará a resolver o problema. Este método consiste em alocar um determinado período de tempo para cada tarefa no cronograma. Permite lidar eficazmente com o erro de planeamento, pois permite visualizar o tempo de trabalho.

Para tornar a recepção ainda mais eficaz, prepare-se com antecedência. Defina um cronômetro toda vez que fizer uma tarefa, como fazer exercícios ou organizar papéis de trabalho. Então você entenderá quanto tempo costuma gastar com essas coisas, o que significa agendar será mais simples. Você poderá inserir a hora exata no calendário e ter uma ideia real do que terá tempo para fazer em um dia.

Não tenha medo de administrar seu tempo livremente. Reserve para cada caso não o tempo mínimo, como no cenário otimista, mas o máximo, como no cenário pessimista. Se você terminar tudo cedo, poderá descansar antes da próxima tarefa.

2. momentos de transição

São os momentos do dia em que passamos de uma atividade para outra. Por exemplo, quando abrimos uma aba no navegador, ficamos aborrecidos porque a página demora muito para carregar, e abrimos a próxima para preencher o tempo. Ou quando checamos as redes sociais ao voltar de uma reunião para o trabalho. Tudo começa com 5 minutos inofensivos e termina com culpa após meia hora de tempo perdido.

como superar

Da próxima vez que você sentir vontade de checar as redes sociais dissipar o tédio ou apenas para se distrair, espere 10 minutos. Provavelmente, quando eles expirarem, você já mudará de ideia.

Imagine que o impulso espontâneo de fazer algo é uma onda e você é um surfista. A regra dos 10 minutos lhe dá tempo para "pegar na onda do desejo". Você faz uma pausa, percebe seus sentimentos e depois leva a melhor sobre eles. Isso ajuda a resistir a desejos repentinos e a lidar com os sentimentos até que eles desapareçam.

A regra dos 10 minutos funciona bem para lidar com uma variedade de distrações. Por exemplo, com vontade de comer algo prejudicial ou assistir outra série às duas da manhã.

3. Simples efeito de urgência

Esse tendência escolha tarefas urgentes e rápidas, em vez de tarefas importantes e longas. Em outras palavras, priorizamos uma tarefa curta que levará 5 minutos em vez de um grande projeto que levará horas de trabalho.

Um exemplo perfeito é o e-mail. Segundo as estatísticas, um funcionário comum recebe 121 mensagens por dia. Mesmo que você responda cada e-mail em 2 minutos, levará 4 horas. Mas esse tempo pode ser gasto em coisas realmente importantes.

como superar

Timeboxing irá protegê-lo da chamada tentadora de pequenas tarefas. Reserve um período na sua agenda para trabalho concentrado e alertar quem precisa, como familiares ou superiores, que você não está disponível no momento. Isso o livrará da culpa e da ansiedade pelo fato de você não responder a cartas ou mensagens. Todos saberão que você está inseparavelmente envolvido nos negócios.

Tente não satisfazer seus desejos. A princípio, você pode ficar tentado a verificar rapidamente as mídias sociais ou jogar suas roupas na máquina de lavar se estiver trabalhando em casa. Lembre-se de que agora é a hora do trabalho concentrado e todo o resto é estritamente proibido.

4. Sentimento de vergonha

Os seres humanos não são máquinas, então nossa produtividade diminui periodicamente, mesmo que planejemos nosso tempo com responsabilidade e despendamos nossa atenção apenas em coisas importantes. Este é um processo natural.

Envergonhar-se por não fazer algo é absolutamente inútil. Sim, você pode ter dormido demais no treino matinal hoje ou distraído mais frequentemente do que o habitual. Não se culpe. As emoções tóxicas só farão você se sentir pior e, ironicamente, ainda mais distraído para lidar com a negatividade.

como superar

Mostre-se mais compaixão. Todo mundo tem problemas para prender a atenção por muito tempo e não se distrair com ninharias. É importante assumir a responsabilidade por suas ações sem sentimentos tóxicos de vergonha.

auto compaixão nos torna mais resilientes diante de expectativas não satisfeitas, porque reduz o estresse que muitas vezes acompanha o fracasso. Se você começar a ouvir seu crítico interior novamente, não acredite ou discuta com ele. Em vez disso, lembre-se de que os obstáculos fazem parte do caminho para o sucesso.

Fale consigo mesmo da mesma forma que fala com um amigo. Isso permitirá que você olhe para a situação de fora e veja como ela realmente é. Animar-se. Por exemplo, assim: "Você está bem no início do caminho." Ou assim: “Você já está mudando para melhor”.

Sentimentos de vergonha e culpa são outra razão pela qual o timeboxing é melhor do que uma lista de tarefas. As listas perpetuam estereótipos prejudiciais sobre nós mesmos e servem como um lembrete constante do que não fizemos hoje, embora tenhamos prometido.