Como “reiniciar” a produtividade com apenas uma planilha
Miscelânea / / April 05, 2023
Uma técnica elementar para quem não está preparado para estudar programas e sistemas complexos.
Imagine que você tem uma "máquina do tempo" visual que o leva a qualquer um dos momentos do passado. E você pode ver no que gastou seu tempo – quais tarefas você concluiu e quais não, e por quê. Esse "dispositivo" pode estar à sua disposição a qualquer momento. Tudo o que você precisa fazer é criar uma planilha de produtividade. Este é um documento no qual você registrará seu desempenho pessoal todos os dias.
Como criar uma planilha de produtividade
Sua melhor aposta é usar o Planilhas Google, Excel ou Numbers. Mas se for mais conveniente para você, escrever em um caderno ou anotações no telefone também funcionará.
Em qualquer caso, a tabela deve ter 4 colunas:
- data. Pode ser destacado em uma cor brilhante, como o amarelo.
- Tarefa. Esta é uma coluna para a lista de coisas que você faz durante o dia.
- Categoria. Nesta coluna, você precisa anotar o tipo de tarefas realizadas, digamos "trabalho" ou "pessoal". Cada categoria também pode ser destacada em cores. Isso ajudará você a navegar rapidamente pelos dados e ver para onde o foco é direcionado com mais frequência.
- minutos. Aqui resta registrar quanto tempo levou para concluir uma determinada tarefa.
Evite adicionar atividades ao seu gráfico que o ajudem a recarregar, como meditação ou exercícios. Eles permitem que você mantenha um equilíbrio entre vida pessoal e profissional e mantenha saúde mental, mas não diretamente relacionado à produtividade. Portanto, neste caso, é melhor ignorá-los.
Tente completar a planilha enquanto conclui as tarefas ao longo do dia. Também ajuda a distribuir melhor o trabalho e alternar conscientemente entre as tarefas, em vez de pegue imediatamente a próxima coisa ou faça várias de uma vez, o que só dói produtividade.
Como funciona a tabela de produtividade
Raramente paramos para fazer uma introspecção e não pensamos por que nossas ações não trazem os resultados desejados. E isso é um grande erro. Quando temos informações claras diante de nossos olhos, fica muito mais fácil entendermos onde estamos perdendo nosso tempo e o que está nos impedindo de seguir em frente. O gráfico de produtividade mostra claramente nossos erros e permite analisar como evitá-los no futuro, em que direção dar mais passos e onde redistribuir a atenção.
Digamos que você decida calcular quantas horas por dia gasta em tarefas de trabalho. Se o número total não combina com você, com base na tabela, você pode pensar em como aumentá-lo ou diminuí-lo - por exemplo, reduzir o tempo de almoço ou delegar tarefas a outras pessoas.
A planilha também facilita a análise de como as tarefas nas quais você gasta mais tempo estão alinhadas com seus objetivos de longo prazo. Se você deseja escrever um livro, mas passa apenas uma hora por dia trabalhando nele, é hora de mudar sua programação.
É importante estudar a tabela de produtividade regularmente. Por exemplo, reserve meia hora ou uma hora a cada 2-3 dias para revisar todas as tarefas e analisar as informações. Procure padrões repetidos e seja honesto consigo mesmo. Você realmente gasta minutos suficientes em seus objetivos ou passa muito mais tempo nas mídias sociais? A análise o ajudará a encontrar recursos adicionais e aumentar a produtividade em áreas importantes de sua vida.
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