6 maneiras de automatizar seu negócio e deixar de controlar todas as etapas de seus funcionários
Miscelânea / / April 04, 2023
Configure a integração entre aplicativos e experimente chatbots para se comunicar com os clientes.
1. Mude para o gerenciamento eletrônico de documentos
Documentos em papel ocupam muito espaço. Nem sempre é conveniente procurá-los, além disso, o contrato necessário pode ser perdido ou acidentalmente cair em mãos erradas. Além disso, você tem que gastar dinheiro em equipamentos de escritório, impressão de papel, correio ou serviços de correio. A automação pode ajudar a evitar esses problemas. Qualquer funcionário pode encontrar rapidamente o documento desejado no programa, trabalhar com ele e enviá-lo ao destinatário, que receberá o arquivo instantaneamente.
Os serviços de fluxo de trabalho permitem que você acompanhe as alterações feitas em um documento e armazene várias versões dele, caso precise do original. Você também pode configurar o acesso de funcionários específicos a cada arquivo.
Você não precisa se preocupar com o lado legal da questão. Para que um documento seja válido, afinação assinatura eletrônica qualificada. Dela receber em um centro de certificação credenciado.
2. Experimente chatbots
Quando os usuários escrevem em mensageiros, eles preparar esperar uma média de 45 segundos por uma resposta. Um atraso pode resultar na perda de um cliente. Mas manter uma equipe que processará solicitações 24 horas por dia é caro. Um chatbot ajudará - um interlocutor virtual que responderá a perguntas comuns. Por exemplo, ele lhe dirá o horário de expediente ou o orientará por preço.
Com um chatbot, você não perderá solicitações recebidas após o horário comercial. E economize tempo para os funcionários que não precisam processar constantemente o mesmo tipo de solicitação. As respostas a eles podem ser adicionadas ao script do bot. Quando o cliente escreve uma pergunta padrão, o programa reconhece as palavras-chave e retorna a resposta. Além disso, você pode configurar o bot para solicitar o e-mail do cliente. Assim, você reabastece a base para correspondências publicitárias.
Um construtor especial, como Botmother ou Salebot, ajudará você a criar um chatbot. Eles são adequados para todas as redes sociais populares e mensageiros instantâneos, incluindo Telegram, VKontakte e Odnoklassniki.
3. Automatizar vendas
Mesmo um pequeno departamento de vendas precisa de um sistema de CRM. Se cada funcionário mantiver uma lista de clientes em um documento separado, você poderá facilmente perder os contatos quando o vendedor sair. Além disso, é mais difícil verificar o trabalho de um gerente - não há onde ver informações sobre o número de ligações e reuniões, acordos com clientes.
Um sistema de CRM permitirá construir um funil de vendas e controlar a trajetória do cliente desde o primeiro contato com a empresa até o fechamento do negócio. Você entenderá o que orienta uma pessoa quando ela decide comprar um produto e poderá estimular seu interesse com delicadeza. No CRM, você pode armazenar todos os dados sobre o cliente e corrigir o processo de comunicação - chamadas, cartas, mensagens em mensagens instantâneas. Se um funcionário sair de férias ou licença médica, não será difícil para outro gerente restaurar as informações.
Além disso, o sistema é fácil de planejar o trabalho. Por exemplo, defina um lembrete para ligar no horário prometido ou emitir uma fatura. Assim você e seus colaboradores terão a certeza de que não perderão clientes por descumprimento de acordos.
4. Configure a integração entre os aplicativos
Ajudará a não inserir as mesmas informações em vários programas. Você terá certeza de que nada será perdido e será mais fácil para os funcionários de diferentes departamentos trabalharem juntos.
Você pode automatizar o processo de transferência de dados usando aplicativos especiais, como o serviço Albato. Ele permite que você configure a integração entre o sistema CRM, mensageiros instantâneos, programas analíticos e outros aplicativos. Você pode selecionar os serviços desejados na lista e especificar quais dados deseja transferir. Digamos que você o configure para enviar leads das redes sociais para o sistema de CRM.
5. Implementar um sistema PLM
PLM significa Product Lifecycle Management - ciclo de vida do produto. Refere-se a todo o conjunto de processos desde o estudo das necessidades do cliente até o descarte de um produto usado. O sistema PLM permite combinar o máximo de dados sobre o produto - sua criação, promoção, vendas. Todos os departamentos da empresa funcionarão em um único ambiente e será mais fácil transferir informações. Além disso, por meio da abordagem PLM, fica mais fácil visualizar as perdas. Por exemplo, superprodução ou movimentação excessiva de materiais entre departamentos.
Esses programas aparecerão em breve na Rússia. Por exemplo agora está em desenvolvimento o projeto da primeira plataforma informática de gestão empresarial, que permitirá estabelecer uma abordagem PLM. O programa é destinado a empresas que atuam no mercado de bens de consumo - fabricantes de alimentos, vestuário, perfumaria ou armarinhos. O lançamento da primeira etapa está previsto para 2023, e a plataforma estará totalmente operacional em 2025.
6. Use aplicativos para recrutadores e RH
A busca por especialistas também pode ser automatizada. Suponha que um algoritmo baseado em inteligência artificial possa lidar com a análise de currículos. Ele selecionará os candidatos adequados de acordo com os parâmetros definidos pela empresa e fará uma entrevista inicial por telefone ou até mesmo por vídeo. Neste último caso, o programa gravará as respostas do candidato em vídeo e as avaliará usando um modelo de aprendizado de máquina. Além disso, ela pode verificar as qualidades pessoais do candidato: boa vontade, abertura para novas experiências, entre outras. Tal tarefa pode ser confiada, por exemplo, ao programa “Norte. IA".
Alguns programas são adequados para a integração de funcionários. No primeiro dia, um iniciante obtém muitas informações e pode facilmente se confundir ou esquecer alguma coisa. Para evitar que isso aconteça, use um chatbot que responderá a perguntas comuns. Graças a ele, um novo funcionário não se sentirá constrangido ao pedir uma senha de Wi-Fi ou tentar descobrir em qual departamento levar um laptop de trabalho.