10 maneiras de tornar seu calendário de trabalho o mais eficiente possível
Miscelânea / / June 14, 2022
Tire um tempo para resolver problemas e abra mão da gestão do tempo.
Quais duetos de sucesso você conhece? Batman e Robin, batatas fritas e futebol, Olivier e Ano Novo. Sabe o que mais combina bem? Seu calendário e produtividade. Sério, tente melhorar apenas uma coisa sem melhorar a outra - é improvável que você tenha sucesso. Aqui estão algumas maneiras de transformar seu calendário de trabalho em uma ferramenta eficaz para alcançar seus objetivos.
1. Agende férias para resolver problemas
Todos têm tarefas pendentes para concluir ou projetos para iniciar para construir, por exemplo, o negócio dos seus sonhos. Mas raramente encontramos tempo para tudo isso.
Uma fórmula simples ajudará a resolver o problema: tempo × concentração máxima em uma tarefa. Se não houver tempo suficiente, é necessário aumentar ainda mais a concentração. E para isso você precisa remover todas as distrações.
Comece perguntando o que você precisa aprender para avançar em sua carreira. Muito provavelmente, você terá várias tarefas muito grandes que são difíceis de realizar na ausência de tempo livre. E aqui chegamos ao mais importante - férias para resolver tarefas e problemas importantes. Veja como organizá-lo:
- Reserve de 2 a 3 dias ou qualquer outra quantidade de tempo em seu calendário que o ajude a fazer um progresso significativo.
- Adicione outro dia. Pelo que? Na maioria das vezes, superestimamos nossos pontos fortes.
- Concentre-se totalmente na tarefa neste momento.
Trate este período como férias normais. Termine todos os projetos de trabalho atuais com antecedência. Avise os clientes ou colegasque você não estará no escritório nos dias de hoje. Ative uma resposta automática em seu e-mail para que nada o distraia. Multitarefa e redes sociais também são estritamente proibidas. Sua tarefa é se concentrar no trabalho e no progresso.
2. Agende um ano antes
Planejar com um ano inteiro de antecedência parece uma tarefa monumental. Além disso, é impossível prever com precisão o que acontecerá no futuro. Claro, todos esses são argumentos muito bons. No entanto, um plano de longo prazo pode ser a chave para uma boa gestão do tempo.
Isso não significa que você é obrigado a anotar cada minuto dos próximos 365 dias. Adicione apenas o essencial ao seu calendário: reuniões regulares, compromissos, aniversários, período de férias, viagens, eventos e tarefas recorrentes. Essa abordagem ajudará a reduzir os níveis de estresse e garantirá que todos os dias você esteja trabalhando em coisas realmente importantes.
3. Crie sua semana perfeita
Agora que você tem seu plano geral em prática, é hora de diminuir um pouco as coisas planejando sua semana. Isso pode ser feito todos os domingos.
Tratar planejamento como alocar o orçamento, somente neste caso você precisa alocar seu tempo. E, como acontece com o dinheiro, você primeiro o “gastará” em seu plano, escrito em papel.
Você também pode criar tópicos para cada semana - grandes tarefas nas quais você trabalhará nos próximos 7 dias.
4. Simplifique sua programação diária
Não adianta fazer um plano complexo e longo, pelo contrário, quanto mais simples melhor.
Algumas pessoas usam um esquema segundo o qual você precisa destacar as três principais tarefas do dia. Isso pode ser eficaz, mas esse método também tem algumas lacunas. Por exemplo, você pode selecionar as tarefas erradas. Ou é incorreto determinar o tempo que levará para completá-los. Além disso, outros casos sempre podem aparecer de repente, o que fazer com eles?
É fácil chegar a um plano simples, mas eficaz. Olhe para o claro diariamente calendárioFoto do dia: programação diária de Benjamin Franklin / The Atlantic um dos fundadores dos Estados Unidos, Benjamin Franklin. Havia até um lugar para bons hábitos.
- Sintonize o dia: banho, café da manhã, tarefas pessoais, preparação para o trabalho (3 horas).
- Tarefas matinais (4 horas).
- Análise de projetos atuais e almoço (2 horas).
- Tarefas diárias (4 horas).
- Jantar, descanso e fim da jornada de trabalho (4 horas).
- Sonho (7 em Ponto).
Você pode usar esse cronograma como modelo e complementá-lo com suas próprias tarefas.
5. Fique atento aos ritmos circadianos
Dentro de cada um de nós existe um “relógio” especial que distribui energia ao longo do dia. Estes são os ritmos circadianos. Eles suportam funções básicas em nosso corpo, como dormir e vigília. Se você já viajou para uma cidade ou país com fuso horário diferente, provavelmente entende como é difícil se ajustar a um ritmo diferente.
O mesmo se aplica ao calendário de trabalho. Tente distribuir as tarefas dependendo dos ritmos circadianos: o mais importante é planejar para o meio-dia ou 18:00, o mais fácil - para o início da manhã, 15:00 ou tarde da noite. E o melhor é acompanhar seu nível de atividade ao longo do dia. Você pode ser mais produtivo à meia-noite do que ao meio-dia.
6. Faça pausas
Muitos de nós acreditam erroneamente que as pausas são uma perda de tempo. No final, é melhor gastar esses 15-20 minutos em tarefas importantes.
Na verdade, essa abordagem à produtividade está desatualizada há muito tempo. Além disso, pausas regulares podem melhorar muito a eficiência. Mas eles também precisam ser abordados com responsabilidade.
Programe pausas com antecedência, de preferência de acordo com os ritmos circadianos, e determine como você passará seu tempo livre. Por exemplo, dar um passeio ao ar livre ou malhar na academia.
O principal é encontrar a média áurea. Você não deve abusar do resto, mas trabalhar sem parar não lhe trará satisfação. Defina um cronômetro para seu intervalo e trate-o como outra reunião ou tarefa importante.
7. Pare de usar o gerenciamento de tempo
Pode parecer contraproducente, mas a verdade é que o tempo é quase impossível de controlar. Então, você precisa se concentrar no que você pode controlar. Para melhorar você e seu calendário, preste atenção em várias áreas:
- Energia. Em vez de enfrentar novos desafios, faça uma pausa quando estiver cansado. Assim, você restaura a energia e aumenta a eficiência.
- Prioridades. Coloque-os em seu calendário e trabalhe primeiro nas tarefas prioritárias. Não desperdice energia em tarefas que podem ser delegadas, reagendadas ou ignoradas.
- Cérebro. A neuroplasticidade é a capacidade do cérebro de criar novas e restaurar conexões neurais perdidas. Quanto mais você praticar certas tarefas, mais fácil será para você trabalhar nelas.
- Essência. Remova lixo desnecessário do seu calendário, como tarefas muito pequenas, e concentre-se no vital.
- Foco. Este é o lugar onde diferentes tecnologia. Por exemplo, Pomodoro - 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. Ou a regra 52/17 - 52 minutos de trabalho e 17 minutos de intervalo. Isso manterá sua atenção ao longo do dia.
- Emoções. As experiências negativas não são apenas distrativas, mas exaustivas. Adicione atividades divertidas ao seu calendário e reserve tempo para o autocuidado. Dessa forma, você pode evitar o esgotamento.
8. Empurre-se para mudar de tarefas
Para se motivar, ative os lembretes do calendário em seu smartphone ou até mesmo defina um cronômetro de cozinha regular. O principal é que o som não o incomoda, mas avisa suavemente quando é hora de mudar para a próxima coisa. Isso irá ajudá-lo a cumprir sua agenda sem romper com as tarefas anteriores.
9. Não tenha medo de espaços
Se você planejar as coisas com cuidado, provavelmente notará lacunas em seu calendário. E isso é absolutamente normal. Dentro do razoável, claro. Se houver um intervalo de duas horas entre as tarefas, vale a pena considerar, mas um intervalo de 30 minutos é bastante natural. Durante esse período, você pode se preparar para uma nova reunião, resolver assuntos urgentes, concluir uma tarefa difícil, meditar, fazer alguns exercícios de alongamento ou avaliar seu progresso no dia.
10. Evite padrões
Os calendários eletrônicos por padrão alocam uma hora padrão para cada tarefa, mas essa não é a melhor invenção. Há muitas coisas que podem ser feitas em 30 minutos. E as informações mais importantes de uma reunião de trabalho cabem facilmente em 15 minutos.
Não confie em padrões - aloque tanto tempo para trabalhar quanto você realmente precisa.
Leia também🧐
- 15 recursos do Google Agenda que você deve usar ao máximo
- Por que um calendário é melhor do que uma lista de tarefas
- Um calendário que vai colocar tudo no lugar na vida