Quais tarefas devem ser automatizadas e como fazê-lo

Quanto mais a inteligência artificial se desenvolve, mais oportunidades as pessoas têm. Por exemplo, eles podem automatizar uma variedade de tarefas. Com quais começar, dizem os desenvolvedores Matthew Mottolla e Matthew Cotney.

No livro “Economia Remota. Como as tecnologias de nuvem e a inteligência artificial estão mudando o trabalho”, os autores não apenas analisam influência da IA, mas também aconselhar as empresas sobre como organizar melhor as atividades dos funcionários em novos condições. Com a permissão da editora Alpina PRO, Lifehacker publica um trecho do capítulo 13.

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1. Gerenciamento de calendário

Se há uma atividade que quase todos os empreendedores, freelancers, membros de equipe e gerentes temem, é o agendamento de reuniões. Conversas internas, externas, formais e informais durante uma xícara de café. A ênfase de hoje está na "produtividade" (leia, carga de trabalho máxima), e a equipe corporativa gasta muito tempo parte do seu dia em reuniões, por isso, organizar o horário de reunião de duas pessoas, mesmo na mesma equipe, torna-se difícil tarefa. Adicione mais algumas pessoas, fusos horários e associações freelance, e você pode facilmente passar algumas horas por semana apenas fazendo malabarismos com sua agenda. É tão divertido quanto uma pedra afiada em um sapato.

Bem-vindo ao mundo da automação! Acontece, planejamento os compromissos são ideais para delegação por computador porque são repetitivos, limitados e fáceis de aprender. Existem diversas abordagens e tipos de instrumentos no mercado atual.

Estas são ferramentas de produtividade simples com um pouco de inteligência artificial incorporada a elas. Calendly, Rabisco e produtos similares acessam sua agenda e fornecem um link e um site para que outras pessoas possam escolher o horário que funciona para elas. O aplicativo então baixa suas respostas e oferece várias opções diferentes com base na melhor acessibilidade para todos os participantes.

Às vezes, as soluções mais simples são as melhores. Você nem sempre precisa se concentrar em inteligência artificial.

No entanto, essas ferramentas colocam o ônus da escolha sobre os responsáveis ​​e simplesmente transferem o trabalho de você para eles. Para reuniões com gerentes de nível superior ou VIPs, você pode precisar de um toque pessoal. Use uma ferramenta com um nome curto X.ai.

Esta ferramenta inteligente também sincroniza com o seu calendário, mas em vez de forçar as pessoas a escolher vez no site, basta adicionar o agente X.ai ao endereço de e-mail de solicitação de reunião. Digamos que você receba um e-mail de um gerente de vendas, um parceiro em potencial − trabalhador autonomo ou até mesmo um velho amigo de escola. Você apenas copia o X.ai e ele envia um e-mail de solicitação de agendamento para aqueles mencionados no tópico de e-mail. Funciona como as outras ferramentas, mas parece muito mais natural.

Então o que eu recomendo? Primeiro, pare e faça a si mesmo a pergunta: “Eu realmente preciso dessa reunião?” crescimento significativo produtividade pode ser alcançado simplesmente percebendo o fato de que você não precisa comparecer a todas as reuniões, não precisa designar novos reuniões e muitos casos podem ser totalmente gerenciados usando e-mail, mensagens instantâneas ou mensagens de voz. Saia das reuniões apenas para discutir as decisões mais importantes ou para desenvolver relacionamentos mais profundos com sua rede de contatos.

2. Respostas a cartas

O próximo em nossa lista de assassinos de produtividade é o e-mail. Assim como nas reuniões, pense primeiro em uma alternativa. O e-mail é a pior maneira de se comunicar rapidamente para a maioria dos projetos. Pense no esforço cognitivo que você precisa fazer toda vez que um e-mail chega. É importante? Isto é urgente? Isto é para mim? Eu preciso responder? Que tipo de cliente precisa? Em que contexto? Eles estão loucos lá?

Você pode cavar o email horas, você só precisa perder o controle e, neste momento, o valor real do seu trabalho desaparece. É como um vácuo sugando sua alma (uau, uma metáfora profunda acabou).

Tente traduzir a comunicação operacional de sua equipe ou organização para Equipes da Microsoft, Folga, Trello ou aplicativo similar para comunicação empresarial operacional. Configure canais para projetos e grupos ativos e troque e-mails por lá. Eu sei que parece um sonho, mas trabalhei em uma startup onde usávamos quase exclusivamente o Slack. Recebi cerca de 20 e-mails por dia, principalmente de clientes. Isto. Era. Impressionante!

Se o seu local de trabalho ainda precisa de e-mail, não se desespere. Ainda há esperança.

Como antes, vamos começar com soluções simples. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail e outras ferramentas de e-mail permitem que você crie regras, que sinalizam mensagens, as movem para uma pasta ou as excluem completamente, e resolvem muitos outros tarefas. Quando se trata de fluxos de trabalho simples, essa abordagem pode fazer maravilhas. Por exemplo, você pode configurar uma regra para sinalizar emails que exigem uma resposta específica (por exemplo, sobre um problema de serviço). clientes) com base em um modelo padrão pré-fabricado.

Se falamos de gerenciamento de e-mail mais complexo, você pode usar todos os tipos de ferramentas de automação inteligentes de complexidade variável. O empresário Ajay Goal lançou um produto chamado palavra zen, que reúne usuários de e-mail e editores de e-mail.

No início do desenvolvimento da Internet, ele adivinhou corretamente duas tendências: o e-mail se tornaria uma ferramenta poderosa produtividade pessoal e profissional, e o Gmail se tornará o padrão de fato para pequenas empresas e pessoas. Ajay criou ferramentas que podem ser facilmente incorporadas ao Gmail para que usuários não técnicos possam automatizar tarefas como enviar e-mails. marketing sugestões e ajuda na redação de cartas.

A IA também começou a se infiltrar diretamente no Gmail. Há um recurso de sugestão automática que sugere automaticamente as próximas palavras com base no que você está digitando. Este é um caso de uso poderoso e bastante simples. IA. Existem literalmente bilhões de e-mails passando pelo Google que podem ensinar a IA a usar expressões comuns. E ele continua a melhorar sua habilidade, atingindo tal grau de perfeição que até eu estou impressionado. Esse recurso reduziu os tempos de resposta de e-mail em cerca de 10-20% - um aumento instantâneo de produtividade.

O ditado também é um recurso subestimado, mas útil, para responder a e-mails e mensagens de texto.

Recentemente comprei um par de Air Pods (três anos depois de serem lançados - sou um pouco lento na adoção de novas tecnologias, como um sapateiro que anda sem botas). Esses fones de ouvido combinado com meu iPhone, que tem e-mail pessoal e de trabalho, permite que eu responda e-mails enquanto dirijo, e posso lidar com uma caixa de entrada transbordando no caminho para casa para ter tempo para as crianças, não funciona. Não tem preço.

Mas a IA pode ajudar ainda mais? Ele não poderia escrever uma resposta completa em vez de uma simples dica para a próxima palavra? Resultados promissores já foram obtidos nessa direção. Tomemos, por exemplo, chatbots. As primeiras versões primitivas, que eram simplesmente horríveis, foram substituídas por soluções tecnológicas muito mais sofisticadas baseadas em aprendizado profundo. Eles ainda precisam de uma quantidade razoável de treinamento para aprender respostas significativas, mas agora são capazes de aprender com dados reais, em vez de ser codificado com um conjunto estreito de perguntas e respostas.

Esses chatbots, geralmente executados em uma das maiores plataformas de nuvem - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson ou Google Cloud - ofereça suporte a muitos call centers e serviços hoje clientes. Por exemplo, o Bank of America tem "Erica" ​​​​(trocadilhos - AmErica?), uma assistente pessoal virtual em aplicativo móvel que entende a fala natural e ajuda você a fazer tudo, desde acessar uma conta e transferir dinheiro para recebendo Conselho financeiro.

Outras tecnologias mais automatizadas, como Roboresposta e resposta.ai, projetado para operar em um mundo mais aberto e livre do que um prédio de call center. Eles estão cada vez mais integrados às suas ferramentas de trabalho favoritas para que você não precise mudar para outra plataforma.

3. Gerenciamento de viagens

Uma das tarefas corporativas mais comuns, pelo menos até a telepresença perfeita se tornará comum, reservar passagens e quartos, gerenciar viagens e processar relatórios sobre despesas. Estes são processos necessários, mas terrivelmente improdutivos. Eles ocupam literalmente horas de trabalho por semana e, com a tendência de redução do número de auxiliares administrativos, a maior parte desse trabalho recai sobre os ombros dos líder.

Várias empresas estão trabalhando em uma solução para o problema da automação de viagens. Por exemplo, o serviço Mezi, que foi adquirido pela American Express, ajuda a gerenciar seus voos, hotéis e restaurantes. Tremonha semelhante e ainda ajuda você a economizar muito, prevendo a melhor hora para reservar um voo ou hotel. Serviço Pana assume a gestão de viagens corporativas e ajuda a responder a imprevistos como entrevistas de emprego e eventos.

Voos do Google não só ajuda a encontrar e comprar passagens, mas também prevê atrasos de voos melhor do que as próprias companhias aéreas. Incrivelmente confortável. E o aplicativo Utrip até leva em consideração suas preferências pessoais e as mídias sociais gostam de recomendar viagens sob medida.

4. Pesquisando

Não admira que a maioria de nós sejamos trabalhadores do conhecimento nos dias de hoje, o auge da evolução do século XXI. Mas nosso futuro dependerá de quão rápida e cuidadosamente podemos coletar e processar informações. Caso contrário, uma geração mais jovem e tecnicamente mais experiente começará a pisar em nossos calcanhares. Desculpe vovô. Faça o seu caminho para o futuro.

Vamos começar com a tarefa de pesquisa mais simples - uma pesquisa. Em muitos casos, queremos entrevistar nossos colegas para obter as informações que sabemos que eles têm, mas não queremos nos preocupar com solicitações individuais. Uma boa maneira são formulários de pesquisa simples. Muitas plataformas modernas oferecem a capacidade de organizar pesquisas de uma forma ou de outra, desde formulários locais do Microsoft SharePoint até Slack e redes sociais online. Serviços online como Macaco de Pesquisa, Zoho e chimpanzé, dê um passo adiante e permita que você adicione lógica condicional robusta.

Se suas necessidades de pesquisa são mais extensas e vagas, agora à sua disposição inúmeras ferramentas de automação, mesmo se você ignorar a IA poderosa e óbvia que suporta Google e Bing. A maioria das plataformas de conteúdo possui interfaces de programação de aplicativos (APIs) que podem ser usadas por desenvolvedores, e cada vez mais há ferramentas de código aberto e produtos comerciais disponíveis qualquer um de nós. Por exemplo, newsapi.org consolida todos os eventos de notícias em um feed pesquisável.

O New York Times também possui uma interface para que os desenvolvedores acessem o conteúdo, tanto novo quanto arquivado. A maioria das plataformas de conteúdo temático também possui suas próprias APIs, incluindo materiais educacionais, arquivos científicos e históricos, além de códigos de leis e documentos governamentais.

Além disso, existem ferramentas que permitem realizar pesquisas para profissões específicas. Por exemplo, o ROSS é uma inteligência artificial que ajuda advogados a fazer pesquisas que costumavam levar horas de pesquisa e revisão meticulosa de documentos. Os cientistas têm à sua disposição ferramentas de empresas como Chemical Abstracts e Elsevier.

Eu mergulhei no mundo dos negócios pela primeira vez enquanto trabalhava na comece, que estava construindo um sistema de aprendizado de máquina para químicos farmacêuticos no final dos anos 1990. Nada se compara à velha escola. Mas o que era de ponta agora é comum, e muitas empresas naturalmente adicionam recursos de IA aos seus softwares.

Um exemplo disso é Tony Tripp, cuja empresa Patinformatics levou o conceito de “colaboração com máquinas” para o próximo nível. Ele combina ferramentas de pesquisa aberta com sistemas proprietários para fornecer aos cientistas relatórios detalhados sobre as áreas que estão pesquisando ou esperando obter. patente. Quando Tony apresenta suas descobertas aos cientistas, eles geralmente ficam surpresos com o quanto eles não sabiam.

Afinal, a informação científica, como a Internet, ocupa muito espaço.

“Mesmo pessoas com experiência em tecnologia não podem saber tudo”, diz Tony. Alguns cientistas pensam que entendem o que está acontecendo no mundo científico porque participam de várias conferências e assinam vários periódicos. Mas a informação cresce tão rápido, eh tecnologias desenvolver tão rapidamente que ninguém pode acompanhá-los. Organizações como a minha ajudam a capturar a amplitude e a profundidade do que está acontecendo nas áreas de tecnologia.”

Eu também fui testemunha de exemplos bastante impressionantes - e longe de tudo, é claro - de automação do trabalho intelectual. Tomemos, por exemplo, a história de David Wishanoff, professor assistente de estudos religiosos na Universidade de Oklahoma.

Os interesses de pesquisa do professor Wishanoff estão em como as pessoas tratam aqueles que praticam outras religiões que não a sua. Seu interesse por este problema surgiu quando ele ainda era um menino. Ele nasceu na Tunísia, norte da África, em uma família de missionários protestantes, e desde a infância ele queria saber mais sobre aqueles que mantinham sistemas de crenças diferentes de sua família e sentiam o desejo de entender seus. “Esse foi o tema da minha tese”, diz Wishanoff, “como posso ouvir melhor as pessoas? Parte disso é meu dever moral de ouvir outras pessoas. Somos muito ruins em ouvir."

Há alguns anos, Wishanoff conheceu Dave King, fundador da empresa de software de ciência de dados Exaptive. Exaptive encontra conexões interdisciplinares em conjuntos de dados complexos, gerando insights inesperados para cientistas de dados, pesquisadores e estatísticos.

Wishanoff percebeu imediatamente que sua pesquisa tinha um grande potencial para automação. Ele costumava vasculhar livrarias e comprar livros sobre temas como a interpretação do Alcorão. Mas uma pessoa fisicamente não pode ler tão rápido a ponto de deixar passar enormes pilhas de livros necessários que encontrou.

As ferramentas de software da Exaptive permitiram que Wishanoff descobrisse conexões surpreendentes em sua literatura. Por exemplo, ele descobriu que alguns medieval pensadores procuraram resolver os problemas contemporâneos da sociedade muçulmana de maneiras que ele não podia imaginar.

Foi emocionante ver novos tópicos de pesquisa surgirem do mar de texto. “Agora posso me concentrar no trabalho que sempre quis fazer como estudioso e estou começando a ver novas correntes intelectuais na interpretação do Alcorão”, diz Wishanoff.

“Os programas funcionam com mais eficiência do que os humanos. Eu vejo imediatamente quais livros serão mais úteis para mim. Também vejo como a máquina encontra problemas interessantes nos quais eu nem pensaria. Agora posso explorá-los. Estou recebendo mais informações sobre o que está acontecendo na religião."

5. Amostra de informações

Obter informações é metade da batalha. Você tem que ser capaz de colocá-lo em bom uso. Também em aluna Durante anos, menosprezei os "trapaceiros" que liam panfletos com breves releituras em vez de ler um livro. Pareceu-me que isso estava errado e que se deveria ler os livros originais na íntegra para captar todas as nuances.

Eu era um nerd muito diligente. Olhando para trás, percebo que estava errado. Claro, em alguns casos é necessário ler o livro inteiro. Mas agora que o tempo se tornou meu bem mais valioso, tenho medo de gastá-lo em qualquer coisa, menos nas coisas mais importantes. Os panfletos com a releitura não são tão ruins.

Hoje, para consumir informações, preciso de uma versão comercial de um panfleto de resumo.

Não quero percorrer três páginas do raciocínio de alguém. Quero entender a essência, tomar uma decisão e seguir em frente. Agora me encolho nervosamente quando recebo e-mails de colegas em várias páginas, dos quais é impossível entender o que precisa ser feito, quando e quem vai fazer. Além de treinar na área comunicaçõesEu preciso de alguém ou algo para montar um resumo do meu mundo.

E aqui novamente a IA vem em socorro. Você provavelmente já viu exemplos de breves resumos nos resultados da pesquisa. Este snippet de texto sob o título dos resultados da pesquisa (chamado de "snippet" parece muito legal, sim?) é criado com base na consulta de pesquisa, no que outros usuários acharam útil e em outros dados. Mas a automação pode fazer muito mais.

A ferramenta chamada SMMRY pode pegar um documento inteiro ou página da web e convertê-lo em uma anotação legível. Existem muitas outras ferramentas semelhantes. Esta área está em desenvolvimento ativo, portanto, nos próximos anos, podemos esperar o surgimento de novos aplicativos, incluindo aqueles mais profundamente integrados ao Microsoft Office e ao Google Chrome.

Outras ferramentas ajudam você a encontrar referências a "entidades" (pessoas, lugares, empresas) e conceitos em documentos, que podem ser úteis para transcrevendo rapidamente o conteúdo do conteúdo, vinculando a conteúdo relacionado ou até mesmo criando uma "impressão digital" para comparação com outros documentos.

Uma dessas ferramentas, Open Calais da Thomson Reuters, é usada para gerar notícias contente. Se você já viu um artigo com o nome de uma empresa, seu ticker e um link para sua página inicial, agradeça a um produto como o Open Calais.

Tais ferramentas para encontrar objetos e conceitos podem ser bastante sofisticadas e complexas. Eu tive que criar ferramentas de análise para empresas que podem decifrar cotações de registros judiciais e extrair as disposições relevantes de um acordo legal.

Um dos meus exemplos favoritos é Vin Vomero, o fundador da Foxy AI. Conheci Vin enquanto conversava em uma reunião em Boston sobre como integrar o IBM Watson em aplicativos personalizados. Ele foi um grande cara que trabalhou para trazer a IA para a avaliação imobiliária. Logo após a nossa reunião, ele lançou um serviço abrangente de avaliação de imóveis com base nas fotografias disponíveis. Mais um motivo para falar sobre o fato de as máquinas tirarem o emprego das pessoas (para ser sincero, não tenho pena de corretores de imóveis e avaliadores de imóveis).

Através da Foxy AI Vin criou uma nova área de aplicação que chamou de pesquisa imobiliária visual. “Estamos construindo aplicativos de visão computacional para extrair informações de fotografias e depois usá-las em outras aplicações, como avaliações de imóveis. Nossa rede neural profunda house2vec foi treinada em milhões de imagens de edifícios residenciais por duas semanas. Graças a esse treinamento, nossa rede neural identificou e aprendeu características visuais que se correlacionam com o valor e refletem claramente as gradações de qualidade intermediárias.”

Embora quase pareça ficção científica, não é nada difícil se você usar as ferramentas certas de IA.

Usando deep learning, Foxy AI transforma fotografias de propriedades que antes eram consideradas dados não estruturados em dados estruturados, transformando pixels em uma representação numérica de objetos e suas propriedades, contido na imagem. A Foxy AI usa essas informações para melhorar a precisão dos métodos de estimativa existentes. “Essas representações numéricas refletem características da imagem que estão associadas ao valor. Ou seja, transformamos a imagem em informação sobre a qualidade e o estado do imóvel.”

A avaliação imobiliária não é surpresa, mas Win diz que a Foxy AI é mais precisa. "Classificação do catálogo Zillow - a abordagem mais comum, mas não leva em consideração a qualidade e a condição do objeto. Realizamos vários experimentos próprios, durante os quais coletamos avaliações de vários imóveis para venda. Encontramos uma nova casa, previmos seu custo e esperamos que ela fosse colocada à venda. Em seguida, comparamos o preço de venda com a previsão da Zillow. Nossa previsão de preço costuma estar mais próxima do preço de venda real e continuamos a melhorar o sistema.”

Você não pode usar o Foxy AI diretamente, mas se você comprar ou vender em casa, você pode estar usando os produtos dessa tecnologia mesmo sem saber.

6. Gerenciamento de tarefas complexas

Uma coisa é enviar um calendário de compromissos ou responder e-mails. Mas e o resto das tarefas que você realiza no seu dia a dia, alternando entre vários aplicativos e contextos? Eles também podem ser automatizados?

Ligue a marcha dos super-heróis. Produtos como Zapier, IFTTT e Coda.io. Essas ferramentas reúnem vários aplicativos, fluxos de trabalho e condições lógicas de terceiros para resolver praticamente qualquer problema que você possa imaginar.

À medida que esses produtos incorporam o aprendizado de máquina em suas plataformas, fica mais fácil integrá-los aos processos de negócios.

Você não precisa ser um desenvolvedor para essas tarefas. Mas você precisa de alguma habilidade com condicional lógica e procedimentos. Se você já construiu uma árvore de decisão apenas por diversão, tudo bem. E mesmo que esse não seja o seu forte, você sempre pode contratar o especialista certo na nuvem.

Sistemas interativos de voz como Alexa, Siri e Google também estão se tornando cada vez mais plataformas para automação integração de várias tarefas e fontes de informação, permitindo alterar a estrutura e lógica dos processos, e tudo isso em voz gestão. Só não se esqueça de dizer "por favor" e "obrigado". Seus filhos ouvem você.

Se você trabalha em casa ou sua empresa adotou modelo híbrido, "Economia Remota" é o melhor guia para aumentar a produtividade e a eficiência. A tecnologia moderna pode fazer mais do que você pensa.

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