Como simplificar tarefas para que você possa parar de procrastinar e fazer mais
Miscelânea / / December 22, 2021
Essa abordagem o ajudará a enfrentar até as tarefas mais desagradáveis.
Quanto mais você tem que fazer, mais difícil fica para começar. E quanto mais difícil começar, mais economizamos. A solução para o problema é simplificar tudo o que puder. Pelo menos é o que Greg McKeon, escritor e coach de negócios que trabalhou no Google e no Facebook, pensa assim.
No livro Effortless. Torne isso mais fácil. ”McKeon explica como ter sucesso e não se esgotar. Com a permissão da editora "MITO", Lifehacker publica o oitavo capítulo, que fala sobre maneiras de simplificar tarefas.
Em fevereiro de 1998, em Seattle, Peri Hartman saiu De uma conversa com Peri Hartman em 17 de abril de 2020. do prédio de tijolos de cinco andares que abrigava o depósito da Amazon para atender Jeff Bezos e Shel Kafan, o primeiro funcionário da empresa e diretor de desenvolvimento digital. Depois de passar por algumas casas, ele foi a um pequeno pub no famoso Pike Place Market para discutir tudo com eles durante o jantar.
Bezos
Marquei a reunião porque estava pensando muito em fazer pedidos na minha loja online de rápido crescimento, o que não era muito simples na época. Para fazer um pedido, o comprador tinha que passar por um longo procedimento de várias etapas, o que era natural para os pedidos online.A página onde você precisa escrever o nome - clique com o mouse. A página onde você precisa escrever a primeira linha do endereço - clique. Cidade, código postal, tipo cartão de crédito, número do cartão e data de validade. Para escrever o endereço de cobrança, tive que preencher mais alguns formulários em páginas diferentes - clique, clique, clique! Endereço de entrega - clique novamente. Na época, não havia um recurso de preenchimento automático, então a conclusão de uma compra pode demorar alguns minutos.
No jantar, Bezos disse Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (Nova York: Portfolio / Penguin, 2011). : “Precisamos tornar o sistema de pedidos menos complicado. Para que o comprador possa encomendar o produto sem nenhum esforço. Tudo o que você precisa fazer é clicar nele - e pronto. "
Relembrando aquele dia, Hartman diz que os termos de referência eram claros: "O objetivo é a simplificação." Bezos entendeu: “Quanto mais etapas você dá para finalizar a compra, mais tempo eles [os compradores] têm para mudar de ideia. Se você organizar tudo para que o usuário possa fazer uma compra com um clique, é mais provável que ele consiga. "
Naquela época, a ideia de compras online ainda era nova e muitas pessoas tinham medo de fazer compras online. O longo procedimento de inserir dados e clicar com o mouse era incômodo e muito mais tedioso do que aquele a que todos estavam acostumados: ir ao caixa e entregar o cartão ao caixa. Ter que imprimir o endereço, o cartão e o número da conta todas as vezes era a dificuldade e o problema. Foi necessário um grande avanço para substituir tudo com um clique.
Hoje, a decisão de compra com um clique parece óbvia para nós. Mas então Hartman, educado e apaixonado programador, passou dois ou três meses agilizando e simplificando cada etapa do pedido, e nem mesmo lhe ocorreu que uma compra com um clique poderia ser feita. “Ninguém fez isso”, ele explicou. - Jeff sugeriu: "Vamos lá." E nós fizemos. "
Amazon emitiuMike Arsenault, “How Valuable Is Amazon’s1 - Click Patent? It's Worth Billions, ”Rejoiner, acessado em 15 de outubro de 2020. uma patente de pedido de um clique que deu a ela uma grande vantagem sobre a concorrência por quase 20 anos. Esta inovação única não pode ser subestimada: ela deu uma enorme contribuição para o desenvolvimento do comércio online.
As etapas mais fáceis são aquelas que você não conhece.
Fiquei surpreso com o fato de Hartman ter simplificado todas as etapas do processo de checkout por meses, sem nem mesmo pensar sobre remover etapas e simplificar o próprio processo. Isso ocorre porque há uma grande diferença entre as duas abordagens.
Por mais simples que seja a etapa, é mais fácil não dar nenhuma etapa.
Quando meu filho tinha 12 anos, ele estabeleceu como meta entrar para os escoteiros antes de completar 14 anos. Sem dúvida, a meta era muito ambiciosa, mas pegamos juntos e começamos a comemorar o progresso. Pouco antes de seu décimo quarto aniversário, ele embarcou no projeto final, no qual uma equipe de 40 uma pessoa teve que reconstruir uma cerca de 180 pés - a anterior queimou um ano atrás durante incêndios em Califórnia. Tudo o que o filho precisava fazer era escrever um relatório do projeto. Pareceria uma tarefa fácil, mas depois de dois anos de trabalho contínuo, foi dessa parte do projeto que nos cansamos tanto que ficou mais fácil. postergar.
Começamos a trabalhar no projeto com antecedência e, quando o entusiasmo desapareceu, já estávamos na metade do caminho para a meta. Mas a segunda parte do projeto pareceu nos assustar mais do que a primeira. Não conseguíamos parar de pensar em como melhorar ainda mais o relatório: um prefácio cheio de detalhes vívidos e precisos, dezenas de fotos, design profissional. O fato de termos visto os projetos cativantes de outros batedores que os observaram por muitas horas também adicionou lenha ao fogo. (ou melhor, sobre o qual seus pais se debruçaram por muitas horas), e a barra em termos de quantidade de esforço subiu cada vez mais e acima.
Então, o projeto parou. Assim que pensamos em voltar ao trabalho, imediatamente ficou insuportável. Os dias se passaram sem fazer nenhum progresso. Duas semanas depois, coincidentemente, comecei a estudar os processos de simplificação em estruturas complexas. E então me dei conta: complicamos demais o projeto. Ao adicionar tantos passos a ele, mesmo mentalmente, nós mesmos tornamos o próximo passo mais difícil para nós mesmos.
Então, recuando, nos perguntamos quais são os passos mínimos que precisam ser dados para completar o trabalho. Não precisamos fazer uma encadernação especial de madeira para o relatório. Você não precisa incluir absolutamente todas as imagens. Não tivemos que escrever descrições de quilômetros de extensão para cada foto ou fazer uma capa incomum. O prefácio do relatório não é uma tarefa para a vida toda.
Resumindo, compilamos uma lista geral de etapas realmente importantes: imprimir 20 frases ou citações. Imprima-os. Cortar. Cole no papel. Imprima alguma capa. Insira três separadores. Escreva e imprima um ensaio de três páginas que forneça respostas claras apenas às perguntas feitas. Leve o relatório ao escritório e entregue-o. Preparar!
Um projeto importante para meu filho passou da fase de “congelamento” para a final em poucos dias, pois identificamos e concluímos o número mínimo de etapas. Meu filho se tornou escoteiro uma semana antes de completar quatorze anos.
Claro, essa abordagem não funciona apenas com projetos escoteiros. Basta fazer a si mesmo uma pergunta única que o ajudará a evitar dores de cabeça excruciantes e o conduzirá a tarefas importantes, mas aparentemente incrivelmente difíceis ou confusas.
Para ser claro, especificar o número mínimo de etapas não significa "bater certo" ou fazer algo de que você não se orgulhará. Apenas passos desnecessários são desnecessários. Ao eliminá-los, você canalizará energia para a conclusão do projeto. Em qualquer área, o encerramento do caso será muitas vezes melhor do que adicionar etapas redundantes que não agregam nenhum valor ao projeto. E a conclusão é algo para se orgulhar.
Para ter sucesso em qualquer coisa, você deve concluí-lo.
O esforço extra nem sempre é necessário
Meu único escola meu melhor amigo passou menos tempo estudando do que eu, e suas notas eram melhores. Qual é o segredo? Quando a professora pediu que ele fizesse algo, ele fez exatamente o que lhe foi pedido e nada mais. Fui mais longe: li mais do que pedi; procurando mais informações do que o necessário.
Eu tentei tanto superar o programa que não sobrou energia para o programa em si. Uma coisa é fazer um esforço extra em assuntos extremamente importantes (por exemplo, após uma operação cirúrgica, fazer um procedimento extra para não introduzir uma infecção na ferida). E adicionar toques artificiais desnecessários é outra bem diferente.
Eu deduzi uma regra para mim mesmo: eSe você for solicitado a fazer x, essa não é uma razão boa o suficiente para fazer y. Por exemplo, se você foi solicitado a escrever uma apresentação, então este não é um motivo bom o suficiente para criar slides com vídeos, gráficos divertidos e toneladas de informações. Quantas vezes você teve que assistir apresentações com muitos slides ou muitas palavras em cada slide? Ou talvez seja demais? Você realmente quer que alguém esteja no seu lugar?
Uma abordagem mais inteligente demonstra Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. pequeno, mas fundamental para a mudança radical da IBM em curso. Lou Gerstner, que acabara de assumir o cargo de CEO, convidou o gerente Nick Donofrio para falar na assembleia geral. Gerstner lembra: “Na época, o formato padrão para qualquer reunião importante na IBM era uma apresentação usando projetores e gráficos de alta tecnologia. Nick tinha acabado de passar para o segundo slide quando fui até lá e desliguei o projetor, tentando fazer isso o mais educadamente possível nessa situação. Depois de uma longa pausa constrangedora, eu disse: 'Vamos apenas conversar sobre seus negócios'.
A maioria das apresentações deve ser apenas sobre “falar sobre negócios”. Resumindo, da próxima vez que você tiver que escrever um relatório, preparar uma apresentação ou sugerir truque de marketing, afaste a tentação de inserir acréscimos desnecessários. Eles distraem não só você, mas também os ouvintes. Agora, ao preparar uma apresentação, estou preparando seis slides com menos de dez palavras.
A necessidade de esforço adicional além do necessário para concluir a tarefa principal é extremamente rara. É melhor executar apenas um programa obrigatório do que não fazer nada.
Começar do zero
Quando a principal equipe de design da Apple se reuniu com Steve Jobspara apresentar o design do que se tornou o iDVD (este utilitário desatualizado permitiu usuários gravam músicas, filmes e fotos digitais do computador para o disco), eles esperaram que o chefe admirar. Era um design maravilhoso e amigável e, embora o programa tivesse várias funções e recursos, os designers orgulhavam-se de como conseguiram simplificar a versão original do produto, cujo manual demorou mil Páginas.
No entanto, muito rapidamente a equipe descobriuFarhad Manjoo, “Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere,” Fast Company, 1 de julho de 2010.que Jobs tinha outra coisa em mente. Caminhando até o quadro-negro, ele desenhou um retângulo e disse: “Aqui está um novo programa. Ela tem uma janela. Você arrasta o vídeo para esta janela, clica no botão "Gravar" - e é isso. Aqui está o que vamos fazer. "
Mike Evangelist, um dos designers de produto, ficou chocado com o núcleo. Ele disse: "Ainda tenho os slides que preparei para aquela reunião - eles são incrivelmente complicados." Só mais tarde, olhando para trás, ele viu claramente que "todas as outras funções apenas interferiam". De acordo com Evangelist, o que mais o chocou foi que ele e sua equipe entenderam mal o próprio processo. Eles começaram com um produto incrivelmente complexo e tentaram simplificá-lo, e Jobs foi do lado oposto. Ele começou do zero e descobriu quantos passos mínimos são necessários para alcançar o resultado.
Estamos tão acostumados com a complexidade de todos os processos em nossa vida que raramente tentamos duvidar de sua necessidade.
Por exemplo, comecei um podcast enquanto escrevia este livro. Inicialmente, a instrução que iria enviar a cada convidado consistia em 15 passos.
- Registre-se em Zencastr.com e insira suas credenciais.
- Nome de usuário: XYZ.
- Senha: ABC.
- Siga o link no e-mail da Zencastr que chegará ao seu e-mail logo após o registro.
- Se você estiver usando o Chrome, para melhor qualidade de vídeo, permita que Zencastr envie notificações para você.
- Marque o Zencastr (clique no ícone de estrela no lado direito da barra de menu do Chrome) para proteger a etapa 3.
- Confirme o teste do microfone clicando em Passar.
- Se não funcionar, clique no ícone no centro na parte inferior da barra de som com o seu nome para descobrir qual é o problema, clique no link e solucione o problema.
- Por favor, confirme que você pode me ouvir e podemos nos comunicar através do Zencastr.
- Siga o link em Ampliaçãoenviado para você por e-mail; também deve estar na primeira letra.
- Assim que eu deixar você entrar na sala em Zoom, desligue imediatamente o microfone.
- Transforme o vídeo em zoom.
- Depois de habilitar a gravação de Zoom e Zencastr, confirme se você vê o ícone de gravação em ambos os programas e diga olá a todos.
- E aqui vamos nós!
- No final da sessão, saia do Zencastr antes de fechar a janela.
Eu mesmo estava cansado de ler este manual. O que podemos dizer dos convidados, que terão de fazer tudo isto ponto a ponto!
E comecei do zero. Eu me perguntei: "Qual é o número mínimo de etapas que uma pessoa deve seguir para entrar em contato comigo por meio do Zencastr?" Tendo formulado a resposta, encurtei as instruções.
- Siga o link enviado a você por e-mail da Zencastr após o registro.
- Eu mesmo cuidarei da gravação, e você só precisa entrar no chat.
Aqui está! Apenas duas etapas fáceis. Se as coisas em sua vida envolvem muitas etapas, tente começar do zero. E se você puder preparar o caminho para o mesmo resultado, basta dar menos passos.
Maximize as etapas que você não executa
Em fevereiro de 2001, 17 pessoas de mente livre se encontraram em Snowbird, um resort de esqui em Utah, no alto das montanhas Wasach. Eles iriam relaxar, conversar, comer, esquiar e discutir software. O resultado de suas conversas agora está incorporadoJim Highsmith, “History: The Agile Manifesto,” Agile Alliance, 2001. em um documento conhecido chamado "Manifesto desenvolvimento ágil Programas". Nele, eles formularam um conjunto de regras para desenvolver um software melhor para facilitar o trabalho do usuário, removendo obstáculos e interferências.
Um dos 12 princípios do Manifesto afirmaPrincípios Fundamentais do Manifesto Ágil: "Simplicidade - a arte de minimizar o trabalho desnecessário - é essencial." Isso significa que o objetivo do desenvolvimento é criar um produto de que o usuário precisa, e se este pode ser alcançado por meio de código menos extenso e menos funções adicionais, então isso é exatamente o que você precisa entrar.
Embora este princípio se aplique ao desenvolvimento de software, podemos adaptá-lo ao nosso dia-a-dia vida, por exemplo: "Simplicidade - a arte de maximizar os passos que não são dados - é extremamente necessária." Em outras palavras, não importa o quão significativo seja nosso objetivo, precisamos concentrar nossos esforços apenas no essencial. Cada pequeno passo nos custa uma oportunidade perdida e eliminá-la nos dá mais tempo, energia e cognitivo recursos que são direcionados para as tarefas realmente importantes.
Você pode se surpreender com a quantidade de metas aparentemente difíceis que podem ser alcançadas e com quantas tarefas difíceis podem ser resolvidas em apenas algumas etapas. Como escreve Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Everything You Need to Know About the NFL This Year (Nova York: Ballantine Books, 14 de julho de 2006). para o colunista de esportes Andy Benoit, a maioria dos gênios "teve sucesso não porque resolveu enigmas difíceis, mas porque seguiram um caminho de simplicidade não reconhecida".
O Effortless é um ótimo guia para quem deseja fazer mais em menos tempo. Mas o livro também ajudará aqueles que estão cansados de corridas intermináveis e assuntos tediosos.
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