6 truques que melhoram a produtividade do que uma lista de tarefas

Uma lista de tarefas é uma boa maneira de manter as coisas sob controle e não esquecê-las. No entanto, ele mesmo pode se tornar uma distração, porque você pode reabastecê-lo infinitamente com pequenos detalhes e nunca chegar ao que é realmente importante.

“Se você vive apenas com uma lista de tarefas a fazer, estará apenas lidando com crises, não fazendo as coisas que mais importam para você”, observa Stephen Covey, autor do famoso livros Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes. Não é necessário se livrar completamente da lista - é melhor combiná-la corretamente com uma das seguintes técnicas (ou todas).

1. Missão pessoal

A missão pessoal é sua meta de longo prazo. É uma carta que você pode guiar pela vida. Inclua seus valores e aspirações na missão. “Não precisa ser longo ou cuidadoso”, diz Covey. - Estas são apenas algumas frases que refletem sua essência e sua valores». Por exemplo, sua missão pode ser ajudar outras pessoas ou atingir uma meta específica em alguma área.

Sempre que você precisar tomar uma decisão, sua missão pessoal será o seu guia. Também pode ser usado no planejamento. Tente alocar seu tempo não um dia antes, mas uma semana. Escolha suas prioridades para este período, com base em sua missão pessoal. Então, suas atividades diárias o aproximarão de objetivos importantes.

2. Auditoria de atenção

A desvantagem de uma lista de tarefas pendentes é que ela empilha tarefas completamente diferentes em uma pilha. Parece-nos que poderemos passar de uma ordem para a outra sem problemas, mas, segundo o autor do livro Gerenciamento de atenção por Maura Thomas, nossa atenção não está organizada de forma alguma Então.

Ela aconselha dividir todas as tarefas em duas categorias: atenção baixa e alta. E realizá-los durante o dia, dependendo quanta energia você tem. Por exemplo, a primeira categoria pode ser análise de correspondência e a segunda pode ser escrever um artigo ou fazer uma previsão de orçamento. Ajustando-se aos seus níveis de atenção e energia, você fará mais em menos tempo.

3. Um amigo para relatar

Isso dá motivação para fazer o que você planejou para hoje. Se você não tem um amigo para ajudá-lo, Hillary Rettig, coach de negócios e redatora de produtividade, recomenda o aplicativo Focusmate. Ele encontrará um parceiro com quem trabalhar, para que você definitivamente não fique distraído.

“O Focusmate está ajudando a resolver um dos maiores problemas (e paradoxos) da produtividade”, diz Rettig. - Muitas tarefas exigem solidão para se concentrar e pensar, mas, ao mesmo tempo, somos criaturas incrivelmente sociais e não lidamos bem com solidão». O programa automatiza o processo de pesquisa e dá acesso a uma comunidade global de pessoas que também desejam fazer um bom trabalho.

4. Questões noturnas

Jones Loflin, consultor e redator de gerenciamento de tempo, aconselha manter-se motivado avaliando-se. Faça algumas perguntas a serem respondidas no final de cada dia para ter certeza de concentrado no que você precisa. E então avalie o quão bem você se saiu. Por exemplo, uma das perguntas de Loughlin é: “Eu tentei passar pelo menos 15 minutos construindo um relacionamento com alguém?”

“Tenho perguntas para três áreas principais da vida: trabalho, autodesenvolvimento e relacionamentos”, diz Jones. - Eu os troco conforme necessário. Eu adoro todos os tipos de competições e quero obter a pontuação mais alta à noite, então minhas perguntas estão na minha mente o tempo todo durante o dia.

Liste suas perguntas com base em quais áreas de sua vida você deseja melhorar. Por exemplo, “Tenho estado atento aos meus entes queridos hoje?”, “Tenho passado pelo menos uma hora avançando no caminho do meu sonho?”, “Tenho feito algo para melhorar a minha saúde?”.

5. Hora de concentração

Adicione pelo menos uma dessas horas por dia ao seu calendário e durante esse tempo concentre-se no trabalho que mais importa. Sem distrações ou entretenimento. Colocar cronômetropara saber quando o tempo acabou e começar.

Geralmente, uma hora é suficiente para fazer muitas coisas. E programar esse tempo sem distrações é mais fácil do que tentar trabalhar com produtividade máxima o dia todo. Se puder, reserve duas ou três horas de concentração total.

6. Objetivos claros

Ser produtivo significa passar a maior parte do tempo fazendo coisas relacionadas aos seus objetivos mais importantes. O consultor de estratégia de negócios Hamish Mackenzie recomenda não ter mais do que três chaves anual metas. Divida cada um em três subobjetivos trimestrais e três mensais e, em seguida, em etapas que levam menos de duas horas para serem concluídas.

“No início de cada semana, priorize essas etapas por dia - mas não mais do que três por dia”, diz Mackenzie. - A cada noite, prepare todos os materiais necessários para trabalhar em uma tarefa importante no dia seguinte. Faça esta tarefa mais importante todas as manhãs antes de assumir qualquer outra coisa. ”