20 técnicas eficazes de gerenciamento de tempo
Produtividade / / January 06, 2021
1. Regra 1-3-5
Suas horas de trabalho durante o dia são limitadas e a regra 1-3-5 permite que você gaste com mais sabedoria. Sua essência é a seguinte: em um dia você pode fazer apenas uma tarefa grande, três médias e cinco pequenas. Há nove casos no total, nem mais nem menos. A regra vai ajudar a limpar gradualmente os escombros, estando a tempo e não exagerando.
2. A regra de três
Para quem não está sintonizado com os números ou não consegue fazer nove coisas por dia, Chris Bailey, autor deMeu ano produtivo", inventou regra de três. Afirma que fazer as três coisas mais importantes todos os dias é o suficiente para ser produtivo.
Em vez de dispersar sua energia e atenção em algumas dezenas de itens de uma lista de verificação, apenas escolha as três tarefas mais importantes do dia e concentre-se nelas. Selecione mais três no dia seguinte e assim por diante. Isso o manterá focado. A mesma regra pode ser aplicada para definir metas para a semana, mês ou ano.
3. Método 10 minutos
Você tem alguma tarefa para a qual você não quero começar? Diga a si mesmo: "Só vou fazer isso por 10 minutos e depois vou descansar um pouco." Provavelmente, durante esse tempo, você será levado ao trabalho e não será mais capaz de parar.
4. Pomodoro
este sistema inventado por Francesco Cirillo para facilitar a preparação para os exames. Ajuda a concentrar as pessoas que se distraem facilmente. Também é uma boa maneira de controlar quanto tempo você gasta em um trabalho específico.
É assim que o Pomodoro funciona: você pega um cronômetro e o ajusta para 25 minutos. Depois disso, concentre-se no seu trabalho. Quando os 25 minutos acabarem, você descansa por 5 minutos e depois repete tudo de novo. Após quatro ciclos, você terá uma grande pausa de meia hora.
5. Método 90/30
Método 90/30 usado pelo escritor e blogueiro Tony Schwartz, cofundador do Buffer, Leo Widrich, o crítico literário Benjamin Che Kai Wai e o empresário Thomas Oppong.
Sua essência é a seguinte: você trabalha duro por 90 minutos, depois descansa por meia hora e depois repete o ciclo. Ao mesmo tempo, você dedica os primeiros 90 minutos à tarefa mais importante que precisa realizar durante o dia e dedica os segmentos seguintes a assuntos menos importantes.
De acordo com a pesquisaO Mundo Encantado do Sono do especialista em Yale, Peretz Lafee, 90 minutos é o tempo ideal durante o qual uma pessoa pode se concentrar efetivamente em uma tarefa. E meia hora é o suficiente para um descanso completo, o que é confirmado por pesquisasSono e vigília neurofisiologista Nathan Kleitman.
6. Método 52/17
Esta é uma versão privada do método anterior. Não é diferente, exceto em números: você trabalha 52 minutos e depois descansa por 17 minutos. De acordo com a experiênciaA regra de 52 e 17: é aleatório, mas aumenta sua produtividadeconduzido pelo serviço de recrutamento The Muse usando o aplicativo DeskTime, esses intervalos de tempo ajudam você a se manter produtivo e evitar o excesso de trabalho. Portanto, use o método 52/17 se achar que não é forte o suficiente para trabalhar 90 minutos seguidos.
7. Comendo sapos
Método inventadoEat That Frog: Brian Tracy explica a verdade sobre sapos palestrante motivacional e autor de livros sobre autodesenvolvimento Brian Tracy. Ele chama as "rãs" de tarefas desagradáveis e difíceis que você deve completar, apesar de sua relutância. Faça uma coisa certa desde o início do dia - coma o sapo. E então será mais fácil para você: você vai atirar essa pedra da sua alma e garantir um bom humor o dia todo.
8. Blocos de tempo
As listas de tarefas têm um característica desagradável: eles absolutamente não dão uma idéia de quanto tempo leva esse ou aquele negócio. “Comprar pão” e “Relatório de acabamento” ocupam uma linha na lista, mas essas tarefas são incomparáveis em complexidade e importância.
Um calendário é muito melhor do que uma lista de tarefas: ele permite que você controle o tempo visualmente. Você vê um grande bloco e percebe que a tarefa não é fácil. Então experimente a técnica “blocos de tempo»: Coloque-os no calendário e atribua um tempo para cada um de acordo com a complexidade da tarefa. E enquanto estiver fazendo esta ou aquela tarefa, não se distraia com os outros.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) É um sistema de produtividade inventado pelo coach de negócios David Allen. Seus princípios básicos são os seguintes:
- Escreva todas as suas atividades e ideias em um só lugar, a chamada Caixa de Entrada ("Caixa de Entrada").
- Classifique o conteúdo da sua caixa de entrada periodicamente priorizando e cronometrando as tarefas. Coloque as notas em pastas de acordo com seu conteúdo - "Trabalho", "Casa", "Compras" e assim por diante.
- Faça revisões - jogue fora notas desnecessárias, risque casos concluídos, mova materiais que perderam sua relevância para o arquivo.
- Quando tudo estiver planejado, prossiga com a execução. Tarefas que podem ser feitas em alguns minutos, resolvam imediatamente. Outros podem ser delegados ou colocados em um calendário.
Você pode descobrir todas as sutilezas do GTD em nosso Liderança.
10. ZTD
Leo Babauta, autor do blog de produtividade Zenhabits, acredita que o sistema GTD de David Allen é muito complexo e exige muito esforço. Ele oferece seu sistema Zen para Feito. Para segui-lo, você precisa desenvolver 10 hábitos simples.
- Colete todas as informações na caixa de entrada.
- Processe todos os registros sem deixá-los em segundo plano.
- Planeje suas principais metas para cada dia e suas maiores metas para a semana.
- Concentre-se apenas em uma coisa de cada vez, sem dispersar sua atenção.
- Crie listas de tarefas simples e curtas.
- Organize suas notas em categorias com base em seu conteúdo, assim como no GTD original.
- Reveja suas anotações regularmente e livre-se de coisas desnecessárias.
- Simplificar. Reduza a lista de suas tarefas e objetivos, escreva de forma curta e clara.
- Para entrar em sintonia com o trabalho, mantenha uma rotina diária específica.
- Faça o que realmente lhe interessa.
11. Kanban
japonês método de produtividade, que ajuda você a acompanhar o que está fazendo, o que já fez e o que precisa ser feito no futuro. Kanban visualiza visualmente o fluxo de trabalho.
Você pega um quadro de adesivos (ou se inscreve em um gerente de tarefas como o Trello) e desenha três colunas nele: Fazer, Fazer, Feito. Em seguida, escreva seus assuntos em post-its e coloque-os na coluna apropriada, dependendo do que você está fazendo e do que já fez.
12. A regra dos dois minutos
isto a regra É parte integrante do GTD, mas pode ser usado mesmo se você não for um fã da técnica de Allen. Se a tarefa levar menos de dois minutos, faça-a imediatamente. Então você descarrega seu cérebro, porque não precisa mais se lembrar desse caso.
13. Zero Inbox
Zero Inbox foi inventado pelo escritor e especialista em desempenho Merlin Mann, e funciona bem com GTD. Mann aplicou a emails, mas da mesma forma você pode processar casos, documentos, notas e outras informações. Como o nome sugere, o objetivo dessa técnica é manter sua caixa de entrada vazia.
No sistema GTD original, a caixa de entrada acumulava um monte de entradas. Você precisa de tempo para separá-los e é fácil esquecer algo importante em uma caixa de entrada compactada. Mann recomenda desmontar o conteúdo assim que chegar. Você abre uma Caixa de entrada e decide o que fazer com cada item: excluir, delegar, responder, adiar ou concluir. Não o feche até que você execute uma das ações especificadas com todos os elementos.
Além disso, os filtros automáticos de e-mail ajudarão você a economizar tempo, pastas inteligentes e programas para Ordenação documentos.
14. Frito ou Frito
Fresco ou frito se traduz em "fresco ou frito". Essa filosofia foi criadaDomine o seu dia com o sistema de priorização "Frito ou Frito" a blogueira Stephanie Lee. Segundo ele, quando você acorda de manhã, seu cérebro está "fresco", mas com o passar do dia, ele "escurece". Isso significa que você deve determinar o tempo de seu produtividade de pico e conseguem fazer todas as coisas mais importantes em um dia durante esse período. É assim que funciona.
- No final do dia, quando estiver cansado, reserve 15 minutos para criar uma lista de tarefas para amanhã.
- Mova as tarefas mais importantes para o início do dia na seção Fresh. Coisas que você não gosta são enviadas para lá - as próprias "rãs". Eles precisam ser feitos enquanto você ainda tem forças.
- Coisas menos urgentes, menos complicadas e mais agradáveis vão para o setor de fritos - ou seja, à tarde, dependendo da sua programação. Eles vão carregar menos seu cérebro.
- Siga sua lista na manhã seguinte. Em seguida, faça um novo à noite.
Stephanie recomenda FoF para pessoas que descobrem todas as noites que estão completamente exaustos, mas não têm tempo, embora tenham trabalhado o dia todo.
15. Método iceberg
Ramita Sethi, autora de I Will Teach You Be Rich, usa esse método para guardar informações para mais tarde. Funciona assim: você salva todos os e-mails, notas, artigos, listas em um só lugar - por exemplo, em um serviço de anotações como Evernote ou Notion, ou como documentos. Em seguida, distribua esses materiais usando tags, pastas e categorias - como quiser.
Revise essas informações a cada 4-6 semanas e considere se elas podem ser aplicadas na prática. Se algo for inútil, jogue fora ou arquive. Isso permite que você crie sua própria base de conhecimento.
16. Auto-foco
"Autofoco" inventadoO Sistema de Gerenciamento de Tempo Autofocus especialista em desempenho Mark Forster. Este sistema de planejamento se encaixa pessoas criativasdifícil seguir GTD.
Escreva todas as suas atividades em um caderno sem nenhuma ordem. Em seguida, analise a lista, escolha aquelas que serão concluídas o mais rápido possível e classifique-as. Quando as tarefas urgentes forem resolvidas, prossiga com aquelas que você prefere agora. Se você ainda não terminou algo - mova para o final da lista, você voltará a isso mais tarde. E repita essas etapas dia após dia.
17. Matriz de Eisenhower
Este esquema estabelecido pelo presidente americano Dwight D. Eisenhower. A matriz tem quatro seções para tarefas: Não Urgente e Não Importante, Urgente Mas Não Importante, Importante e Não Urgente e Urgente e Importante. Divida suas tarefas em seções e você pode descobrir o que você gasta mais tempo e quais tarefas devem receber mais atenção.
18. Método 4D
4D foi inventado por Edward Ray, um escritor e consultor motivacional. O método visa ajudar as pessoas que ficam horrorizadas com a lista de afazeres e não sabem como abordar todos os itens acumulados.
Ray argumenta que você só precisa memorizar quatro palavras para a letra D, e então você não perderá o ânimo diante de montanhas de trabalho. Aqui estão eles:
- Faça - se uma tarefa foi atribuída a você, é melhor fazê-la imediatamente e riscá-la da lista.
- Delegado - quando você não pode ou não tem tempo para executar algo, mas tem um assistente relativamente livre, transfira a tarefa para ele.
- Excluir - Algumas coisas não são tão importantes. Descarte-os removendo-os permanentemente da lista de tarefas. Se eles tentarem impor responsabilidades desnecessárias a você, aprenda educadamente diga não.
- Atraso - quando uma tarefa é muito grande ou não requer execução imediata, pode ser adiada. Mas você deve definitivamente definir prazos claros para ela, caso contrário, ela permanecerá um peso morto.
Selecione uma tarefa, execute uma ação 4D com ela e depois passe para a próxima.
19. Cronometragem
Normalmente, as pessoas que tentam ser produtivas controlam o tempo que gastam em coisas importantes e se esquecem completamente de considerar os períodos em que fazem coisas sem sentido. Este problema é resolvido pela técnica de "Timekeeping", que foi inventada por um especialista na área de gerenciamento de tempo Gleb Arkhangelsky. Permite que você entenda onde seu tempo é gasto, ensina você a estar mais atento ao que está fazendo e menos distração.
Pegue um caderno e anote todas as suas ações e o quanto você as executou, com uma precisão de 5 a 10 minutos. Registre momentos de trabalho, negociações, reuniões e até mesmo o tempo gasto no YouTube e em jogos. Demore algumas semanas para isso. Então você folheia o caderno, reconhece seus "cronófagos" de vista e tira conclusões. Talvez você precise assistir a vídeos menos engraçados ou beber menos café, ou seu inimigo são os telefonemas.
20. Método Tim Ferriss
Timothy Ferriss é o guru da produtividade que criou método organização do trabalho com base em duas regras. A primeira é a regra 80/20, ou Princípio de Pareto, segundo o qual 80% do nosso trabalho pode ser feito em 20% do tempo. Os 20% restantes ocuparão 80% do tempo. A segunda é a lei de Parkinson: o trabalho preenche todo o tempo que lhe é atribuído.
A implicação disso, diz Ferriss, é que você não precisa trabalhar mais para fazer tudo - você precisa se concentrar melhor. Deixe você trabalhar com dedicação total apenas 20% do seu tempo de trabalho, mas você pode refazer todas as coisas realmente importantes. E os 80% restantes podem ser dedicados à rotina simples para que você possa se concentrar em tarefas prioritárias e evitar o excesso de trabalho.
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