7 dicas para ajudar os empreendedores a sobreviver

1. Divida o trabalho em fases distintas

Os processos de negócios são contínuos, regulares e únicos, em grande escala e relativamente curtos. Mas qualquer um deles pode ser dividido em estágios ou iterações.

Qual deles depende exatamente das especificidades do seu negócio. A abordagem mais universal pode ser parecida com esta: "Prepare" - "Execute" - "Monitore os resultados" - "Feedback". Você pode incluir uma etapa “Adiar” nesta cadeia, e isso é perfeitamente normal. O principal é apresentar o quadro completo e não esquecer acordos e promessas.

As técnicas de gerenciamento de projetos ajudam no planejamento eficaz. Para pequenas equipes e pequenas empresas, metodologias flexíveis são convenientes (o mesmo Agile). Alguns deles podem funcionar para você:

• Scrum É uma das formas de realização mais populares dos princípios Agile. Todas as tarefas são coletadas no backlog, o trabalho no projeto é dividido em sprints, para cada um dos quais uma quantidade viável de tarefas é selecionada levando em consideração a complexidade. O resultado final de cada sprint é um produto viável que melhora continuamente.
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• Kanban é um mapa interativo de empregos. Pode ser composto para mim ou para uma pequena equipe. Precisa de uma placa e adesivos. O tabuleiro é dividido em três colunas que indicam as etapas principais: "Fazer", "Fazer" (Fazer), "Concluir" (Concluir). Você também pode adicionar colunas para tarefas não urgentes ou não urgentes. Cada parte do quadro deve ser preenchida com adesivos que migram de coluna para coluna conforme você trabalha.
• Seis sigma (6 sigma) é uma técnica em que um projeto é dividido em etapas. Cada etapa, por sua vez, é dividida em cinco etapas: definição, medição, pesquisa, desenvolvimento e controle. A abordagem funciona bem no desenvolvimento e fabricação de software de todos os tamanhos, da alfaiataria à alfaiataria de joias.

2. Estabeleça prioridades e prazos claros

Resolver as tarefas à medida que aparecem nem sempre é eficaz e lucrativo. Além disso, novas tarefas aparecem constantemente - e às vezes de forma repentina.

É impossível apreender a imensidão, mesmo que você trabalhe sem parar e se dedique totalmente ao seu trabalho favorito. Por outro lado, sempre há a tentação de fazer o que você gosta e empurrar o resto para um canto distante.

O principal recurso do seu negócio é você mesmo. E esse recurso não é infinito. Saber disso o ajudará a priorizar e definir honestamente prazos difíceis. Lembre-se de que fazer negócios "para a alma" é um luxo. E se seu objetivo é resultado e benefício, então eles devem ser colocados em primeiro lugar, e não prazer.

É conveniente organizar e sistematizar tarefas em gerenciadores de tarefas: quando tudo estiver diante de seus olhos, você definitivamente não esquecerá ou perderá nada. Por exemplo, em um novo serviço Workzen Funciona assim: você adiciona uma tarefa na seção "Planejamento" (o botão "+" no canto superior esquerdo da tela), especifica uma descrição e um prazo.

As tarefas adicionadas são classificadas automaticamente. Como resultado, você pode ver o que precisa ser feito hoje, amanhã e depois, bem como quais tarefas já estão atrasadas. Classifique os casos por data ou pela ordem em que foram adicionados e pesquise os que você precisa por palavras na descrição.

E se você vincular tarefas a clientes e cartões de produtos, obterá não apenas um conjunto de adesivos eletrônicos, mas um sistema interativo conveniente e compreensível.

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3. Faça uma lista de tarefas

Muitas ações são repetidas regularmente. Isso, por exemplo, fazer o pedido e o recebimento de mercadorias, preparar a abertura de uma loja, fazer o estoque, calcular os salários, ligar para o cliente para avisar como está o andamento da obra. Um dia tudo começa a demorar.

Freqüentemente, simplesmente não há tempo para algumas tarefas que não parecem ser de alta prioridade. Não há tempo para desmontar documentos ou atualizar software, contar saldos de estoque ou encontrar novos fornecedores. Coisas como essa se acumulam e consomem seu tempo, dinheiro e nervos.

Existe uma saída: basta colocar tudo em ordem. Parece mais simples do que realmente é, mas pode ser feito em uma noite. Faça uma lista de tarefas em um planejador ou calendário e escreva ao lado de cada tarefa quantas vezes ela precisa ser feita e quanto tempo leva.

E o processo de planejamento pode ser otimizado digitalizando-o. É aqui que o quadro kanban se torna útil novamente, e você pode até fazer isso no Planilhas Google. Na coluna Tarefas, organize as tarefas em ordem decrescente de importância com datas ou faça uma lista para cada dia em folhas separadas. Isso ajuda a distribuir uniformemente a carga de trabalho ou agendar tarefas para os dias em que houver menos trabalho.

Com tal tabela, você sempre estará ciente de quantas tarefas de rotina já foram concluídas e qual é o seu download agora. Mesmo se você não estiver no trabalho, você sempre pode abrir o quadro de tarefas no seu telefone.

DENTRO Workzen também é possível criar um quadro kanban e visualizar exatamente o que e quando fazer. Você também pode ver as tarefas concluídas (isso o motiva a seguir em frente).

4. Delegar

Você é o único líder empresarial, o que significa que seu tempo não tem preço. Existem tarefas que só você pode concluir. Mas não são tantos, o resto pode e deve ser delegado. Mesmo que você possa tecnicamente consertar o computador sozinho, lavar o chão ou anotar pedidos, isso custará muito para o seu negócio.

Será mais fácil se você souber exatamente quanto custa por hora. Por exemplo, seu lucro líquido mensal é de 100.000 rublos. Por conveniência, vamos imaginar que há 20 dias úteis durante 8 horas por mês. Isso significa que você ganha 625 rublos por hora. Agora compare este valor com o custo do trabalho do faxineiro, do mensageiro e de outros especialistas que podem responder a algumas perguntas.

Tarefas que definitivamente valem a pena delegar:

• trabalho intensivo e não trazendo alegria;
• exigindo força bruta;
• monótono e rotineiro.

O que exatamente pode ser delegado:

• manutenção de equipamentos;
• entrega, expedição, embalagem;
• escrituração;
• suporte legal;
• tarefas únicas que provavelmente não serão repetidas.

O que é melhor não delegar:

• tomar decisões de negócios importantes;
• planejamento estratégico;
• controle sobre a execução de etapas importantes;
• contratação.

A decisão final é sempre sua. Muito depende das especificidades do negócio.

5. Simplifique a comunicação com o cliente

Seus clientes são seus empregadores. Mas muitas vezes você tem que gastar muito tempo com eles.

Isso acontece por dois motivos:

1. Você inicialmente fornece poucas informações ou não pode responder imediatamente a todas as perguntas do cliente.
2. Você tem informações sobre os clientes em três mensageiros diferentes, notas em um smartphone, um notebook e uma pilha de cartões de visita.

Para obter menos perguntas iguais, atualize seu site e redes sociais, conte-nos mais sobre seus produtos e serviços, adicione fotos e vídeos. Além disso, crie um formulário de feedback para se preparar para a conversa com o cliente.

Nível avançado: peça um bot de bate-papo. Ele será capaz de responder automaticamente a mensagens em mensageiros instantâneos.

E para se comunicar de forma mais eficaz com os clientes, mantenha seus contatos em um aplicativo ou serviço. Por exemplo, Workzen permite que você reúna todas as comunicações em um único ponto, e adicionar um novo cartão de cliente leva um mínimo de tempo.

As informações do cliente podem ser vinculadas a tarefas e pedidos. Assim, você sempre estará totalmente armado: no Workzen é fácil encontrar dados de pessoas, preços, prazos, mercadorias e documentos.

6. Analise o seu trabalho

A eficiência de qualquer negócio não é constante. Às vezes excedemos nossas próprias expectativas, às vezes estamos errados. Para dar um passo à frente, vale a pena voltar e analisar o que foi feito e o que não foi.

Mesmo que você trabalhe por conta própria e ninguém exija KPIs de você, você deve definir metas claras e atingir determinados resultados. Se a realidade não coincidiu com as expectativas, você precisa parar e entender o que deu errado.

Muitas vezes, o desempenho dos negócios não é culpa sua. Por exemplo, as mercadorias não foram entregues no prazo, seu parceiro adoeceu e havia menos clientes durante as férias. Esses não são erros seus, mas da próxima vez você pode minimizar o risco de repetição. Por exemplo, encontre vários fornecedores, conecte uma empresa de terceirização, peça publicidade nas redes sociais com antecedência.

O mais importante é não se esgotar e não se decepcionar com um negócio que começou a decair. Tudo em suas mãos. Tire conclusões, anote mil pontos de experiência e siga em frente.

7. Planeje suas férias

O descanso é extremamente importante, especialmente quando você trabalha sozinho. Se você se dedicar ao que ama 24 horas por dia, 7 dias por semana, seus recursos não durarão muito.

Melhor não arrisque. Planeje suas férias com antecedência, tire um fim de semana, deixe-se distrair pelo trabalho nas férias apenas em caso de força maior grave.

E se você tiver que trabalhar enquanto os outros estão descansando? Você está melhor. Faça às quartas e quintas-feiras dias de liberdade pessoal e economize em viagens na baixa temporada. Não tente trabalhar quando a receita provavelmente não cobrirá o custo. Melhor descansar e ganhar força para ganhar o prêmio máximo no pico da temporada.

Afinal, sua meta é o negócio com fins lucrativos, não para o próprio negócio. E para isso é preciso planejar adequadamente os processos de trabalho, otimizar e melhorar gradativamente o seu negócio para que no final você tenha um bom descanso e muito descanso.