10 regras de decoro quando se trata de e-mail

novo site CARTA EMAIL compartilha conosco regras dez que ainda pode economizar tempo para todos os usuários quando se trabalha com e-mail, que é cada vez mais se afoga nós e capturas de todo o tempo livre. E tudo depende não só do número de mensagens que caem. Muitas vezes, o problema é que as pessoas simplesmente não fazer as coisas simples que podem salvar horas e anos de vida para as pessoas com quem você trabalha.

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Assim, menos de 10 pontos / dicas presente Carta.

1. Respeitar o tempo do destinatário

É uma regra fundamental. Como o remetente, você deve considerar como minimizar o processamento de sua carta. Mesmo que você terá que gastar mais tempo em sua escrita.

2. Em suma - não significa rudes

Será que as respostas às cartas claramente, mas não faça grafomanstvo Leia não vai funcionar e que são susceptíveis de não só o seu destinatário.

3. esclarecer

Comece com o assunto da mensagem e, se possível, adicionar uma marca de status. [Info], [Ação], [não se apresse] [documentos]... Se a letra é mais do que cinco sentenças, expanda a substância da carta sem voltas complicadas. Evite fontes ou cores estranhas.

4. Faça perguntas simples

É considerado maus modos para inserir quatro parágrafos de texto a partir de uma correspondência anterior, e a pergunta "Quem tem alguma ideia?" Então, muitas vezes, acredite. A pergunta a fazer é melhor depois de ler o seu currículo e um número limitado de respostas. Por exemplo:

Enviei-lhe um contrato. Quando você é capaz de sinal:
a) amanhã;
b) esta semana;
c) exigem aprovação.

Então você excluir as discussões muitas vezes longos, que podem ser causadas porque alguém mais nada a fazer.

5. Cuidado com CC:

Não adicione uma cópia das cartas de um grupo de pessoas apenas no caso. Isto irá aumentar o tempo de resposta, comer um monte de tempo e muitas vezes pode tornar o problema insolúvel. todo mundo se lembra correspondência lendário Funcionários de um banco?

6. Não puxe toda a cauda correspondência

Muitos correspondência prolongada e crescer grandes caudas de cartas passadas. Não puxe-los. Basta imaginar que, para ser o recém-chegado na colega SS ou parceiro. É melhor deixar o 3-4 última resposta e paráfrase em suas próprias palavras o último acordo.

7. Lute com fotos

Não use objetos gráficos na legenda, que exibe alguns programas como anexos. Cada vez que fizer verificar, há novo anexo. E não coloque informações de texto em um arquivo, se é possível inserir texto na carta.

8. Para a adopção de códigos ou MOE NNTR

Somando-se o assunto da MOE símbolos de mensagem (= Fim da mensagem) que você diz que o debate está encerrado. A NNTR (= Sem necessidade de responder) - que a resposta não é necessariamente. Isso evita que o receptor e seu tempo, e você não receber outra carta com uma pergunta como: "Então, como você precisar de mim para?"

9. respostas limite

Você não é obrigado a responder a qualquer letra. Especialmente se não for tratada diretamente para você, mas você está apenas óleos CC. Faça algo que não escrever como "Obrigado pelo conselho", "Obrigado pela ajuda", ou "Oh, legal" Esta não é uma verdadeira comunicação e aqui as regras, sendo a principal delas - economizando tempo uns com os outros.

10. Desativa!

Nós todos concordamos que gastar menos tempo em e-mail, todos nós queremos receber menos e-mails. Tente reservar um meio-dia e trazê-lo para os colegas que você não terá de e-mail. Ou torná-lo uma regra para passar o fim de semana sem e-mail. E deixe o seu atendedor de chamadas no link fim de semana um para este post.

Assinar a carta pode ser aqui.