Como enviar empregados em viagens de negócios, sem papelada: a experiência pessoal
Trabalho E Estudo / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Office Manager Layfhakera. Organiza viagens para os funcionários.
Problema № 1. sistema de correspondência Clumsy
Cada viagem - é um monte de correspondências em que atuei como intermediário. No encaminhamento de mensagens leva um longo tempo, além disso, há uma chance de ficar confuso e erros marca, especialmente quando várias pessoas estão voando.
Uma vez que eu entendi mal o oficial e concordou com o bilhete não é sobre o vôo. Ele foi não-reembolsável, para que a empresa teve de investir em um segundo bilhete com uma data válida, e perder cerca de 10 mil rublos.
Como resolver o problema
resumo: para automatizar o processo.
serviços Esse identificador tarefa para a reserva de viagens online - eu testei OneTwoTrip for Business. Ele pode ajudá-lo a planejar viagens, passagens aéreas e ferroviárias de compra, reservar hotéis. Para a conexão e uso do serviço não precisa pagar.
Tente OneTwoTrip for Business
Serviço pode ser usado não só diretor e gerente de escritório, mas todos os funcionários da empresa. Não há limite no número de usuários, então eu imediatamente carregado no perfil Layfhakera em OneTwoTrip para dados de negócio é todos os caras que vão em viagens de negócios. Você pode adicionar manualmente ou XLS e CSV. Para fazer isso na seção "Funcionários" é um botão "Importar".
Quando você adiciona um usuário, você pode entrar imediatamente os dados do russo e passaportes estrangeiros, de modo a não entupir-los cada vez de novo.
Para cada funcionário, você pode definir o limite de curso e restringir direitos de acesso. Por exemplo, para definir um limite de uma ordem e a escolha de hotel para três estrelas. Quando um funcionário se aposenta, seu perfil é bloqueado. Ele não pode ir para a área de membros, mas toda a história e relatórios sobre ele permanecerá.
Isso simplificou bastante o meu trabalho: empregado pode ir para a área de membros com sua senha, selecione o vôo e hotel e reservá-los sem pagar. Para combinar os bilhetes não precisa enviar screenshots Telegram: Diretor do administrador vê a armadura e as encomendas de todos os empregados em "Pedidos".
Problema № 2. despesas pesadas
Tentamos planejar viagens com antecedência para comprar bilhetes online. No entanto, verifica-se este não é sempre o caso.
Como resolver o problema
resumo: economizar em passagens e hotéis, comprá-los através de uma organização de serviços de viagens online.
OneTwoTrip para garante Negócios que os bilhetes para os representantes das empresas custam o mesmo ou menos do que para os indivíduos.
Poupança são alcançados devido ao grande volume de negócios, e contratação direta com as companhias aéreas e hotéis.
As ofertas do site cerca de 2 milhões de opções de acomodação para servir diferentes orçamentos: hotéis, apartamentos e pousadas. Mais de 1000 mais popular deles tem sua própria relação com OneTwoTrip for Business. Se o cliente precisa de um objeto não está no sistema, o serviço pode contratá-lo a pedido do contrato.
Se os planos são confirmadas ea viagem for aprovado, os bilhetes podem ser comprados em dois cliques. Se não - apenas cancelar a reserva. Todas as companhias aéreas a operarem cartões de fidelidade, para que possa continuar a ganhar milhas. organiza serviço a ação com os bancos: por exemplo, pode retornar keshbek bônus para compras por cartão corporativo.
Problema № 3. Longo de bilhética e de facturação
Quando os bilhetes e o hotel concordou com a cabeça, eu entre em contato com a companhia aérea e hotel para obter a fatura para pagamento. Cada organização suas políticas de pagamento para as pessoas jurídicas: em algum lugar, você precisa escrever um e-mail, um lugar para preenchimento no Excel-arquivo com os dados da empresa, em algum lugar - formulário no site. Às vezes, eu tive que chamar repetidamente a hotline para obter os documentos. Ele tem um monte de tempo, e a emissão de bilhetes é por vezes adiada por vários dias. que algumas empresas e não cobrar uma taxa para a pessoa jurídica. Em tais casos, é necessário recusar a partir da compra e olhar para outro vôo ou hotel.
Como resolver o problema
resumo: Para pagar os bilhetes e a pontuação hotel de uma no local de serviço para a organização de viagens de negócios.
Em OneTwoTrip para o negócio eu e outros trabalhadores que têm o acesso apropriado, pode reservar e pagar passagens eo hotel é tão simples como pessoas físicas. Todo o processo leva 2-3 minutos: você entra em seu gabinete pessoal, a data de abate e destino e selecione o vôo desejado. dados de passaporte e o número do cartão de bônus, você não precisa, eles têm de carregar automaticamente quando você seleciona um empregado da lista.
Além disso, você pode criar uma rota difícil ou fazer planos de viagem mais flexível. Por exemplo, um dia voar diferentes companhias aéreas manhã de Ulyanovsk a Moscou, "Aeroflot", e na parte de trás da noite para o "Victory". Isso é permitido porque o serviço online pode "cola" em uma bilhetes ordem de diferentes companhias aéreas. Com a auto-organização de uma viagem, caso em que seria necessário mais tempo: correspondência com as duas companhias aéreas, as duas contas de pagamento, duas vezes fechando documentos.
Pagamento para os bilhetes e hotel são duas maneiras de depósito e usam o cartão de crédito corporativo. Eu uso o depósito - ele precisa encher-se com antecedência para qualquer quantidade faturada no "Conta" seção. Compra ocorre imediatamente, não apenas nas horas bancários.
Se algum problema, pode contactar o serviço de suporte. Ele funciona em torno do relógio e prestar assistência mesmo se uma força maior surgiu à noite ou nos fins de semana.
Problema № 4. documentos de fechamento
A viagem não termina com a compra de passagens e hotéis reserva. Muito mais esforço é necessário para preparar os documentos de fechamento. Eles precisam pedir separadamente da companhia aérea e do hotel, o que lhes enviar apenas em formulário de papel. origem, muitas vezes não chegam ao e-mail e se perder. Isto é visto no período de reporte, por isso temos de olhar com urgência para um contato que pode duplicar os documentos de fechamento.
Como resolver o problema
resumo: confiar a formação de fechar documentos OneTwoTrip for Business.
Em OneTwoTrip for Business com faturas e varre tudo é muito mais simples. Todo mês temos obter um certificado para todos os serviços e IVA factura para hotéis, a cada trimestre - um ato de reconciliação. Todas as faturas e relatórios são armazenados em "Documentos". Você pode configurar quais os funcionários têm acesso a eles - o secretário, contador, gerente. Os documentos não têm limites sobre o período de armazenamento em sua conta e estão disponíveis a qualquer momento.
Com o resultado que
organização de viagens através OneTwoTrip for Business Ele economiza tempo e dinheiro. Serviço permite-lhe:
- abandonar muitas correspondências com as companhias aéreas e hotéis;
- negociar directamente com a cabeça de uma viagem;
- reservado as opções mais vantajosas para voos e alojamento;
- emitir bilhetes e hotel para 2-3 minutos em um só lugar;
- para pagar bilhetes sem esperar que a factura;
- simplificar a preparação e armazenamento dos documentos de fechamento.