Segredos de negócios de e-mail correspondência
Trabalho E Estudo / / December 25, 2019
O que é e-mail? No mundo empresarial de hoje, é:
- Seu rosto. É através de e-mail, você pode criar uma imagem positiva aos olhos da contraparte ou estragar a primeira impressão.
- Sua ferramenta de trabalho. Um monte de comunicação com o mundo exterior ocorre por e-mail. Tão bom, de posse do instrumento, você pode simplificar a sua vida grande.
- Uma distração poderosa. mundo exterior está tentando falar com você, para desviar distrair e enganar via email.
A partir dessas posições e olhar para trabalhar com e-mail. Vamos começar com uma simples.
letras decoração
Eu uso o cliente de e-mail Mozilla Thunderbird, por isso vou falar com o seu exemplo. Criar uma nova letra e ir de cima para baixo da lista de campos.
Coma. Copiar. Bcc
Talvez alguém não sabe, mas o "Para" em Mozilla pode ser alterado para "Cc" ou "Cco".
- quem: Escreva o principal destino ou vários destinos separados por ponto e vírgula.
- cópia: Write a quem deve ler a carta, mas dos quais não esperamos uma reação.
- Bcc: Write a quem deve ler a carta, mas deve permanecer anônimo para o resto de destinatários. Especialmente apropriado usar para envio em massa de cartas comerciais, tais como notificações.
errado na distribuição em massa para especificar destinatários pelo campo "Copiar" ou "To". Várias vezes por ano eu receber cartas em que os destinatários listados 50-90 no "Copiar". Há uma violação de privacidade. Nem todos os seus destinatários precisa saber quem mais você está trabalhando em um tema semelhante. Bem, se ele está familiarizado com cada outras pessoas. E se na lista de empresas concorrentes, que não sabemos sobre o outro? Pelo menos um deve estar preparado para explicação extra, no máximo - um fim à cooperação com um deles. Não seja tão.
corretamente envio em massa enviada para o seu nome, e todos os destinatários para colocar no campo "esconder a cópia."
assunto
A importância da linha de assunto é muitas vezes escrito (por vezes de forma sensata) em seus blogs corporativos profissionais despachos serviços. Mas há muitas vezes é um discurso sobre a venda das cartas, onde a linha de assunto resolve o problema de «e-mail deve abrir ".
Discutimos também a correspondência de negócio diária. Aqui está o tópico resolve o problema da "letra e seu autor deve ser fácil de identificar, e depois de encontrar." E a sua diligência para voltar para você na forma de carma numerosas cartas de resposta, só que com prefixos re: ou FwdEntre os quais terá de encontrar a letra direita sobre o assunto.
Vinte letras - é a quantidade de um dia a correspondência de gerência média. Em Empresários e donos de empresas não falam, eles têm um número de letras é, por vezes, ultrapassa 200 e mais por dia. Portanto, mais uma vez: não enviar e-mails com um tema em branco.
Então, como para formular adequadamente a linha de assunto?
Estamos no seu "céu" é recomendado para escrever cartas externos na linha de assunto: "
Número de erro 1: Apenas o nome da empresa na linha de assunto. Por exemplo, o 'Sky' e tudo. Em primeiro lugar, certamente você é um de sua empresa se comunicar com a contraparte. Em segundo lugar, não há sentido um tema não contribui, porque o nome da empresa, e por isso pode ser visto a partir do endereço. Em terceiro lugar, acho que como vai ficar a sua própria caixa com esta abordagem às comunicações? Como esta.
É conveniente para olhar para esses temas?
2 Número de erro: Título comercialização altivo. É ótimo se você sabe como escrever essas manchetes. Isso é apenas se o uso é apropriado para essas habilidades em correspondência comercial? Lembre-se o propósito da linha de assunto de negócios: não vender e fornecer identificação e pesquisa.
errado | corretamente |
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O texto da carta
Há muitos guias sobre como escrever textos para diferentes ocasiões. Por exemplo, uma série de informações úteis na Maxim Ilyahova, Alexander Amzin e outros mestres da palavra. Eu aconselho você a ler seus artigos, pelo menos, para aumentar a consciência global e melhorar o estilo geral da escrita.
No processo de escrever cartas, devemos sempre tomar várias decisões.
questão de cortesia. No início da carta pode ser borrada em cortesia ou afeto, no espírito de "Meu querido Rodia, para dois um pouco mais de um mês, como eu não falei com você, por escrito, do qual ela estava sofrendo, e até mesmo outra noite não dormi, Estou pensando. " Muito educado e muito caro, tanto em tempo escrevendo esta entrada, e com o tempo uma pessoa em sua leitura. Correspondência após negócio, lembra? Não-carta escrita concurso e não mãe e negócios correspondência de um Raskolnikov.
Nós respeitamos o seu tempo e destinatário!
Representar e assemelham-se às circunstâncias do amor faz sentido apenas na primeira mensagem enviada após a reunião fugaz na exposição. Se esta é a continuação da cooperação ou de correspondência actual, na primeira carta no dia da escritura: "Olá, John," no segundo e mais tarde: "John ...".
apelação. Eu sempre fui preocupado com a questão, a quem recorrer na carta, se o número de destinatários. Recentemente, escrevi uma carta, dirigida aos três meninas nomearam Anna. Não duvidando, eu escrevi: "Querido Anna" não disparou. Mas tanta sorte nem sempre.
E se o destinatário de três, ou mesmo sete, e eles não carregam o mesmo nome? Você pode listar os nomes: "Boa tarde, Rodion, Pulquéria, Avdótia e Petr Petrovich." Mas é longa e leva tempo. É possível escrever: "Caros colegas".
Eu por mim mesmo usar uma regra para aplicar o nome de quem está no campo "Para". E para aqueles que estão na cópia não se aplica a todos. Isso geralmente é ao mesmo tempo permite definir mais precisamente um (!) Carta ao destinatário eo propósito desta carta.
citação. Muitas vezes, a correspondência é uma conversa com perguntas e respostas - em outras palavras, o diálogo. Boa prática para não excluir o histórico da correspondência e escreva sua resposta na parte superior do texto citado que, retornando a esta correspondência dentro de uma semana, era fácil de ler o diálogo de alto a baixo em data decrescente.
Por alguma razão, a configuração padrão no Mozilla deve "Posicione o cursor após o texto citado." Eu recomendo-lo para mudar o menu «Ferramentas» → «Configurações de Conta» → «Preparação e endereçamento." Deve ser assim.
A finalidade da carta. As cartas comerciais são de dois tipos:
- quando nós apenas informar o interlocutor (por exemplo, um relatório sobre o trabalho realizado ao longo do último mês);
- e quando queremos algo do interlocutor. Por exemplo, ele concordou com a factura em anexo para o pagamento.
Como regra geral, incentivar letras muitas vezes mais do que o reportado. Se quisermos alcançar alguma coisa a partir da fonte, é muito importante a dizer sobre isso em uma carta em texto simples. A chamada para a ação deve ser acompanhado por uma mensagem em nome e ir a última frase na carta.
errado"Porfiry Petrovich, eu sei que cortou uma senhora de idade."
corretamente"Porfiry Petrovich, eu cortar uma senhora de idade, por favor aceite minha prisão em medidas cansados de sofrer!".
Por correspondente obrigação para você pensar, o que fazer com essa carta? Afinal, ele pode tomar e a decisão errada.
texto da assinatura. Tem que ser. Especialmente todos os clientes de e-mail permitem que você personalize assinatura autosubstitution por exemplo o clássico "Sinceramente ...". No Mozilla isto é feito no menu «Ferramentas» → «Configurações da conta ".
Para escrever ou não escrever os contatos na assinatura - um assunto privado. Mas se você está de alguma forma ligado com as vendas - é obrigatório para escrever. Mesmo se a transação não ocorre na base da comunicação no futuro, você pode facilmente em encontrar os contactos da assinatura.
Finalmente, uma outra característica do corpo da mensagem para os entrevistados que não gosto (não pode, não quer, não tem o tempo) para responder a seus e-mails. Indicar no padrão corpo da mensagem. Por exemplo, "Porfiry Petrovich, se não vêm para me prender antes das 12:00 sexta-feira, eu considero-me a ser perdoado." Claro, o período deve ser real (não é necessário para enviar o texto do exemplo na sexta-feira às 11:50). O destinatário deve ser capaz de ler fisicamente e decidir por sua carta. Este "default" aliviá-lo de sua responsabilidade pela não resposta do interlocutor. Como sempre, com a utilização deste chip deve ser abordado de forma inteligente. Se uma pessoa está em tempo e regularmente responde a seus e-mails, este ultimato é se você não prejudicá-los, um pequeno trecho ou levar a uma decisão de não responder à carta agora, e fazer você esperar por sexta-feira.
anexos
Letras, muitas vezes com anexos: currículo, propostas de negócio, estimativas de custos, desenhos, documentos digitalizados - uma ferramenta muito útil e ao mesmo tempo uma fonte de erros populares.
erro: Uma enorme quantidade de investimento. letras vêm muitas vezes com anexos de até 20 MB. Como regra geral, ele verifica que alguns documentos no formato TIFF, com uma resolução de 600 dpi. O correspondente mailer quase certamente pendurar por alguns minutos em uma tentativa fútil de baixar uma visualização dos anexos. E Deus não permita o destinatário tentar ler esta carta em seu telefone ...
Pessoalmente, eu imediatamente excluir essas mensagens. Não quer sua carta apareceu na cesta antes de ler? Verifique o tamanho do anexo. Recomenda-se que não mais de 3 MB ser.
O que se mais de?
- Tente configurar o scanner para um formato e resolução diferente. Por exemplo, em PDF ou 300dpi scans obtido bastante legível.
- Pense em um programa como o WinRar archiver ou 7zip. Alguns arquivos comprimir muito bem.
- E se um enorme apego e comprimi-lo não funciona? Por exemplo, quase base contábil vazia pesa 900 MB. Vir em auxílio de armazenamento de informação nuvem: Dropbox, Google Drive, e similares. Alguns serviços, como Mail.ru, converter automaticamente um enorme investimento em uma referência ao armazenamento em nuvem. Mas eu prefiro a gerenciar suas próprias informações armazenadas na nuvem, para que a automação de Mail.ru não bem-vindos.
E mais uma recomendação não é muito clara sobre os investimentos - a sua nome. Deve ser compreensível e aceitável para o destinatário. Uma vez que estamos na companhia preparou uma oferta para citar... que seja Fyodor Dostoevsky. Recebi uma carta do gerente do projeto para aprovação do CP, e o anexo era um arquivo chamado "DlyaFedi.docx". Com o gerente, me enviou este, um diálogo semelhante ao seguinte:
- Caro gerente, você é pessoalmente disposto a abordar este homem respeitado e chamar-lhe na cara Fedor?
- Uma vez lá, respeitado como pessoa, tudo por meu nome ser chamado.
- Por que você é um anexo chamado "DlyaFedi"? Se eu agora irá enviar a ele, você acha que ele vai comprar nossos eixos neste manual?
- Vou renomeie ...
Porque cozinhar bomba de tempo - a falha potencial cliente - ou criar-se um trabalho extra, renomeando o arquivo? Por que não revelou o nome imediatamente o anexo está correto: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" ou ainda melhor - "KP_Nebo_Topory.docx".
Assim, com o e-mail como a "cara" é mais ou menos resolvido. Vamos passar para a revisão de e-mail como uma ferramenta de trabalho eficaz e falar sobre isso distraindo componente.
Trabalhando com letras
E-mail - é uma distração poderosa. Como acontece com qualquer distração, o e-mail deve ser combatido pelo aperto das regras e calendário de execução.
No mínimo, você precisa desativar todas as notificações da chegada do correio. Se o seu cliente de correio está configurado por padrão, você será alertado e um sinal sonoro, e piscou ícone ao lado do relógio, e irá mostrar uma prévia da carta. Em suma, fazer de tudo para primeira lágrima você longe do trabalho duro, e, em seguida, mergulhar no abismo de e-mails não lidos, e mailings não visitados - menos uma ou duas horas de vida.
Alguém poderosa força de vontade permite-lhe para não se distrair com a notificação, e as pessoas comuns é melhor não abusar da sorte e desativá-los. Em Mozillla Thunderbird é feito através do menu «Ferramentas» → «Configurações» → «Básico» → «Quando novas mensagens."
Se não houver notificações, como entender que é uma carta?
Muito simples. Você mesmo, conscientemente reservar um tempo para e-mail de análise, abra o cliente de e-mail e veja todas as mensagens não lidas. Isso pode ser feito duas vezes por dia, por exemplo, na hora do almoço e à noite ou durante o tempo de inatividade, digamos, em engarrafamentos.
As pessoas muitas vezes perguntam como o tempo de resposta e letras urgentes? A resposta é: você não tem cartas urgentes no correio. A menos que você está trabalhando no departamento de suporte ao cliente (nesta seção seu horário de trabalho por e-mail).
Se houver cartas urgentes, o remetente irá notificá-lo através de outros canais - telefone, SMS, Skype. Então você conscientemente ir para baixo no cliente de e-mail e tratá-mail urgente. Todos os gurus de gestão de tempo (por exemplo, Gleb Arcanjo com a sua "Getting Things Done") declarar a resposta padrão por e-mail dentro de 24 horas. Esta é a regra normal da etiqueta - não espere pelas respostas interlocutor instantâneas por e-mail. Se houver uma carta urgente para notificar em uma canais de comunicação rápidos.
Então, nós ter desativado a notificação para incluir o cliente de e-mail em sua programação.
O que fazer quando fomos para a estação de correios e fazer atividades com o título de "fazer para fora" e-mail? Onde é o começo eo fim do trabalho?
Eu já ouvi muito sobre o sistema de zero caixa de entrada, mas, infelizmente, não encontrei uma única pessoa aplicá-lo. Era preciso inventar uma bicicleta. Artigos sobre este tópico tem que Layfhakere. Por exemplo, "de zero recebida». Abaixo vou falar sobre o sistema de caixa de entrada zero na minha interpretação. Eu ficaria muito grato se GTD guru apontou nos comentários, complementar ou melhorar o sistema descrito.
É importante compreender e aceitar que e-mail - este não é um agendador de tarefas e arquivo para o seu negócio. Portanto, a pasta "Caixa de entrada" deve ser sempre vazio. Se você vem para o exame incluiu, não parar e não se distrair, não importa o que, até este esvaziar a pasta.
O que fazer com spam na sua caixa de entrada? Precisamos ir consecutivamente para cada letra, e removê-lo. Sim, basta selecioná-lo e clicar no teclado Delete. Se você não pode trazer-me a apagar uma letra, você terá que decidir o que fazer com ele.
- Você pode respondê-la em três minutos? Eu tenho que responder isso? Sim, nós temos, ea resposta não mais vai demorar mais de três minutos, em seguida, responder imediatamente.
- Satisfazer a necessidade, mas a preparação resposta leva mais de três minutos. Se você usar um agendador de tarefas, permitindo converter-mails em tarefas, por sua vez, e-mail em uma tarefa e esquecer por um tempo sobre isso. Por exemplo, eu uso o serviço absolutamente maravilhoso Doit.im. Ele permite que você criar um endereço de email pessoal: encaminhadas a ele uma carta, e torna-se um problema. Mas se você não tem o agendador de tarefas, a transferência de carta para a subpasta "0_Vypolnit".
- Depois de uma rápida resposta a uma carta, transformando-o em uma tarefa ou um simples exame é necessário decidir o que fazer com esta mensagem em: apagar ou enviar para uma pasta específica para uma longa armazenamento.
Aqui estão algumas pastas para armazenamento de longo prazo que eu tenho.
- 0_Vypolnit. Eu tenho uma pasta não existe, mas se você não tiver um programador, mais uma vez, aqui você pode adicionar letras, exigindo um estudo detalhado. Essa pasta também precisa ser limpo regularmente, mas com uma abordagem ponderada no tempo especialmente reservada sobre ele.
- 1_Sprav. Aqui eu coloquei a carta com a informação de fundo: e-mails de boas-vindas com logins de diferentes serviços web, os bilhetes para o vôo seguinte, e assim por diante.
- 2_Proekty. Ele contém um arquivo de correspondência de parceiros e projectos, que têm um relacionamento atual. Naturalmente, para cada projeto ou parceiro acabou uma pasta separada. O parceiro pasta que eu dobre a carta não só por seus funcionários, mas também cartas de empregados de "Heaven", associados a este parceiro. É muito conveniente: se necessário, toda a correspondência sobre o projeto na mão em um par de cliques.
- 3_Muzey. Estou aqui para tomar banho essas cartas e remover uma pena, e seus benefícios são óbvios. Também aqui migrar pastas com um projeto fechado de "2_Proekty". Em suma, "Museu" armazenado primeiros candidatos para exclusão.
- 4_Dokumenty. Há cartas com amostras electrónicas de documentos que podem ser úteis no futuro para o departamento de contabilidade, por exemplo, atos de conciliações de bilhetes clientes para a viagem. Pasta sobrepõe em grande parte com as pastas "2_Proekty" e "1_Sprav", mas que detém as informações contábeis, como em "2_Proekty" pasta - gestão. Em "4_Dokumenty" - informações morto, e "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Aqui eu coloquei lista de discussão só é realmente útil para o qual eu quero voltar no tempo para a inspiração ou procurar soluções.
Existem outras configurações em seu cliente de email, importantes para este sistema. Em primeiro lugar, no Thunderbird o padrão é verificado "Mark mensagem lida." Eu prefiro fazê-lo conscientemente, para que a caixa de desconto! Para fazer isso, vá até o menu «Ferramentas» → «Configurações» → «avançada» → «Leitura e exibição."
Segundo, o uso filtros. I usado para aplicar ativamente filtros no endereço do remetente encaminhar e-mails automaticamente para pastas apropriadas. Por exemplo, letras do advogado movido para a pasta "Advogado". Eu abandonei essa abordagem por várias razões. O primeiro é uma carta de um advogado em 99% dos casos relacionados com qualquer projeto ou parceiro, e, portanto, sujeitos ao movimento nesta pasta ou projeto sócio. Em segundo lugar, eu decidi adicionar consciência. Você deve decidir onde armazenar uma carta particular, e olhar para as mensagens não tratadas mais fácil apenas um lugar - em sua caixa de entrada. Agora, o filtro é usado somente para pastas remotas mensagens automáticas regulares de sistemas diferentes, ou seja, as letras que não exigem me para tomar decisões. Filtros em Mozilla Thunderbird são configurados no menu de filtros «Ferramentas» → «Mensagem".
Assim, com a abordagem certa para e-mail deve passar de 10 a 60 minutos por dia, dependendo do volume de correspondência.
Ah, e mais uma. Você já desativada a notificação da chegada de novas mensagens? ;)