Montamos sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em um par de cliques

Benefício tradução de documentos de negócios na figura e na nuvem. Mas algumas empresas pensam que é muito difícil até agora: termos desconhecidos, não está claro como tudo funciona. «megafone"Eu criei um sistema de documento eletrônico muito simples e conveniente.

Um pouco de história e teoria

Em 1960 a organização nos Estados Unidos e na Europa começou a troca de dados eletrônicos. Mas documento eletrônico apreciado apenas algumas grandes empresas que poderiam pagar. De fato, as normas comuns não iria trocar documentos eletrônicos. Enquanto no final de 1970 não está falando sobre a assinatura eletrônica.

assinatura eletrônica - ou seja, informações em formato electrónico, que é anexado à outra informação em formato electrónico (Informação Assinado), ou de outro modo associado com tais informações e que é utilizado para determinar o assinante informações.

Artigo 2 da Lei Federal "Na assinatura eletrônica"

Simplificando, é requisito do documento eletrônico para validar sua autenticidade (autoria), a autenticidade e integridade.

O algoritmo de criptografia para criar um primitivo assinaturas digitais foi desenvolvido em 1977. E sete anos depois, eles adotaram a troca europeia comum EANCOM de dados padrão (EDI).

Na década de 1990, muitos países europeus adoptaram leis específicas sobre documentos electrónicos e documento juridicamente importante passou a ser realizado em formato electrónico. Na Rússia, uma lei aprovada em 2011.

gerenciamento eletrônico de documentos

Mais e mais companhias automatizar processos de negócios internos, implementar sistemas de informação e armazenar dados na nuvem. No lugar de tratados de papel e atos vêm para documentos eletrônicos. Horas Act.

E se a otimização interna da maioria das empresas lidar com mais ou menos sucesso, o documento eletrônico com empreiteiros muitas vezes francamente coxos.

gerenciamento eletrônico de documentos (GED) - um documento juridicamente significativa em formato electrónico entre as entidades e / ou pessoas jurídicas.

Uma situação típica: o contador está em seu sistema de contabilidade, certificado de conclusão, imprimir e enviar por correio para a contraparte. Poucos dias depois, a empresa parceira contador recebe e analisa o documento, e em seguida, fazer manualmente a fiação em seu sistema de contabilidade. Ambos os lados precisam armazenar versão em papel do ato.

gerenciamento eletrônico de documentos em tempos simplifica e acelera o processo.

Benefícios do EDI

1. Não há necessidade de pagar o salário para pagar o correio ou os serviços postais.
2. Trabalho com documentos eletrônicos mais rápidos e mais conveniente, e o risco de que eles se perdem ao longo do caminho, é zero.
3. Não há necessidade de armazenar toneladas de papel no escritório.
4. Todos os documentos estão a uma distância de um clique para obter acesso a qualquer um deles pode ser qualquer lugar onde haja acesso à Internet.

Como configurar o EDI

Há duas maneiras básicas para troca de documentos eletrônicos: diretamente e através de um intermediário.

No primeiro caso, a empresa deve entrar em um acordo com o outro, o que será descrito em pormenor o procedimento de e condições de troca, ou cada um dos contratantes deve ter uma electrónica qualificada assinatura. Para obtê-lo é necessário aplicar para o centro de certificação credenciado pelo Ministério das Comunicações da Rússia.

No entanto, mesmo na presença de uma assinatura electrónica qualificada, nem todos os documentos podem ser enviados diretamente, por exemplo, por e-mail. Sob a lei atual, uma factura pode ser enviado em formato electrónico único aprovado pelo formato XML Federal Imposto sobre Serviços.

Por isso, é muito mais fácil de configurar documento eletrônico através de um intermediário. "MegaFon" empresa desenvolveu uma interface baseada na web para a forma, assinatura e troca de contabilidade e outros documentos entre pessoas jurídicas. Com a ajuda de seu contador, gerente ou secretário será capaz de entrar rapidamente em um contrato com um novo parceiro, defina a expensas do fornecedor ou fazer uma estimativa do contratante.

Neste caso, todos os documentos serão sistematicamente e de forma confiável armazenadas no escritório pessoal da empresa.

Para usar EDI, é necessário ter uma assinatura electrónica qualificada.

No gabinete do portal "documento eletrônico" de "Megafone" pode criar novos documentos (sem assinatura e envio) e transferi-los para o computador desktop.

Lá você pode solicitar os documentos de relatórios para comunicar: contas, faturas e age. Documentos produzidos desta forma são juridicamente relevante e não necessitam de impressão ou duplicação em papel.

Mesmo um acordo sobre a prestação de serviços de comunicações móveis "MegaFon" pode-se concluir remotamente. Para clientes corporativos, que têm uma assinatura eletrônica não é necessário gastar tempo visitando o escritório da empresa. Tudo pode ser feito através do estudo pessoal. Rapidamente, e mais importante, absolutamente livre.

Outra vantagem do documento eletrônico a partir do "MegaFon" é que ele pode ser facilmente integrado com 1C. Se você trabalhar com este sistema de contabilidade, você pode fazer upload de documentos para o portal diretamente de 1C.

Para começar a usar o "Documento Eletrônico", você precisa:

1. Inscreva-se na apropriada portal.
2. Conectar-se a um sistema de assinatura electrónica válida.
3. Preencher um pedido de adesão à sistema de regulação documento eletrônico.

Os primeiros 14 dias você vai ser capaz de usar o pacote básico "Promo". Ele oferece envio gratuito de até dois mil formalizados e não formalizados a milhares de documentos. Duas semanas - tempo suficiente para desfrutar de todas as vantagens do documento eletrônico. Em seguida, você pode escolher um plano tarifário com base em seus objetivos de negócio.

Serviço de "documento eletrônico" poupa tempo e dinheiro para o registro de transações e a troca de documentos. Vantagens do serviço para apreciar plenamente os agentes, distribuidores, franqueados, as empresas com estrutura de ramo, e bem como as empresas a planear aumentar a eficiência da troca de documentos, tanto interna como ao lidar com parceiros. Os processos de negócios mais rápidos, maior o lucro. Concordo, é bobagem para passar tal decisão a.

Comece a usar livre