Como não ser um escravo de e-mail: 7 dicas de cabeça LinkedIn
Trabalho E Estudo Produtividade / / December 23, 2019
Um grande número de pessoas todos os dias são confrontados com o mesmo problema: e-mail, projetado para otimizar os processos de organização e de trabalho e processos de comunicação, muitas vezes se transforma em um guarda mal, faz você atentamente seguir os membros, se você estiver trabalhando em um transportador fita. Custa-lhe um pouco distraído como constantemente acumulando informações rapidamente se transformar um puro e ancinho despejo caixa de correio limpa, que é o mais difícil quanto mais tempo você não voltar para o mail.
Hoje, oferecemos-lhe algumas dicas simples para gerenciar o processo de interação com o e-mail de Jeff Weiner, CEO LinkedIn. Esta pessoa no direito tem de se manter em contacto com centenas de pessoas todos os dias, e ele tem alguns truques que permitem-lhe para não se afogar nessa avalanche informações.
Minha caixa de correio é, essencialmente, tornou-se um nó central no meu trabalho - através do correio, eu comunicar regularmente com mais de 4300 funcionários trabalhando em 26 cidades em todo o mundo. Eu não posso dizer que eu sempre fui um fã de e-mail, ou que eu não era uma situação onde o meu trabalho com o e-mail parecia uma tarefa de Sísifo.
De qualquer forma, ao longo dos anos tenho desenvolvido algumas recomendações práticas que me permitiu mover-se do conceito de "controles Envie-me," o conceito de "Eu controlar o correio."
1. Quer receber menos mail - enviar menos e-mail
Tal conselho parece ridiculamente simples, especialmente no contexto de um problema tão comum, mas para mim, eu acho que essa é a regra de ouro para o gerenciamento de e-mail bem sucedido.
Esta conclusão veio a mim, enquanto trabalhava em uma empresa anterior, onde dois empregados mais estreitamente associado comigo, deixou a empresa. Eles são muito eficazes na comunicação com as pessoas, um monte de trabalho e, como se viu, enviar um monte de e-mail. Enquanto eles têm trabalhado na empresa, o volume de e-mail que vem através de e-mail, parecia completamente normal, mas depois que eles deixaram, descobri que no meu tráfego de correio diminuiu cerca de 20-30%.
Toda essa atividade no post era não só as suas cartas: foram minhas respostas a eles, e ainda havia cartas e respostas de todos os destinatários é anexado à correspondência. Muitas vezes, essas mensagens não são exigidos minha participação obrigatória na discussão.
A partir do momento eu me definir condição clara - não escreva nenhuma necessidade aparente. Resultado: menos de e-mail e mais ordem na gaveta sem prejuízo da atividade de trabalho. Desde então, eu tento não desviar-se esta regra.
2. Marcar como não lido e-mails pendentes
marca como cartas não lidas mudou fundamentalmente a maneira como eu trabalho com e-mail. Eu ando rápido o suficiente para e-mails recebidos, responder imediatamente ao mais urgente, e remover desnecessário. Essas cartas, a que eu preciso para voltar mais tarde se houver tempo, eu marcar como não lida. Isso elimina o medo de que uma carta importante ler, e deixou sem resposta, será esquecido e será enterrado nas entranhas da caixa de correio. Esta abordagem permite uma espécie de Todo-List, à qual voltaremos mais adiante.
Toda vez que eu tentar terminar com o número mínimo de mensagens pendentes, e, idealmente, eles não devem ser em tudo. Se hoje eu não tenho tempo para ir de volta para eles, então eles vão começar com a seguinte manhã trabalhando.
3. Definir um calendário claro com correio
Ao longo dos últimos anos, minha vida vai em dias úteis, de acordo calendário bastante chotkomu. O aumento do 5: 00-5: 30 horas da manhã, uma hora em e-mail, ler notícias, pequeno almoço, brincar com as crianças, treinamento, escritório, chegar em casa, put as crianças para a cama, jantar com sua esposa, descansar (geralmente assistindo TV uma caixa de entrada passando limpeza durante os comerciais e chato momentos).
Verificou-se que adere a esta programação, eu gerenciar facilmente o e-mail, no entanto, vale a pena, pelo menos, um pouco de ordem mudança, como o caos começa em sua caixa postal.
Neste caso, você não vai sentir a pressão de montagem de saber que sua caixa de repente ficar sem atenção. Observância do cronograma vai ajudar a manter tudo sob controle. Isso ajudou Benjamin Franklin, e vai ajudá-lo.
4. -se entendido
Lembre-se o jogo do telefone quebrado? Em seguida, ele foi muito engraçado, mas agora tudo é considerado no conceito de trabalho e de negócios, e não é acima dos jogos.
As palavras são muito importantes, e, a fim de ambigüidade evitar e má interpretação de sua necessidade de ser selecionado com muito cuidado. Quanto mais simples e clara de entender seu texto, menor a probabilidade de uma segunda carta com o pedido para explicar o primeiro.
5. Pense sobre os destinatários
Muitas vezes parece que o campo "Para" e "Cc" percebida por muitos como uma ea mesma coisa. Na verdade, eles podem ser usados exclusivamente para tornar mais clara a partir de qualquer um dos destinatários que você espera uma resposta, e que enviou uma cópia da carta com a finalidade de mantê-lo no loop.
Na verdade, não selecionar os destinatários, que são obrigados a responder - é a maneira mais rápida de fazer um pânico e confusão na conversa. 6 destinatários em vez de 1 e 5 cópias do destinatário - este extra de 5 respostas possíveis, cada um dos quais pode se desenvolver em toda uma conversa separada.
6. confirma o recebimento
Se você tiver especificado como o destinatário, e a letra é realmente dirigida a você, não seja preguiçoso para informar o remetente que você recebeu uma carta. Não precisa de um monte de palavras, você vai apenas "aceito" ou "recebido". Este será um sinal de que a informação que recebeu na íntegra volume e adequada e do expedidor não é obrigado a enviar-lhe outra coisa sobre o mesmo assunto.
Se você não confirmou o recebimento, o remetente permanece completamente inconsciente da carta. Talvez se perdeu nas profundezas de sua caixa de correio? Se esta é uma informação importante, as dúvidas e a emoção vai forçar o remetente para lhe escrever outra carta com Eu estou pedindo para você confirmar o recebimento da primeira carta, ou pedir a alguém sobre sua presença no trabalho lugar. As pessoas envolvidas extra, enviados e letras extras recebidos.
7. Mantenha suas emoções para fora do correio
E-mail pode ser uma ferramenta útil se você usá-lo corretamente. Ela pode se tornar uma força destrutiva se usado incorretamente. O exemplo mais comum - o uso de e-mail para a discussão de questões controversas e sensíveis do conflito.
Eu nunca deixará de surpreender como as pessoas usam em palavras correspondência e frases que nunca vai ser ditas na presença do mesmo público.
Se de repente você se encontra em uma correspondência semelhante, fazer uma coisa simples - parar. Para resolver o diferendo ou conflito pode, levando o telefone e ligar para o destinatário, quer pessoalmente conheci. Tais assuntos delicados devem ser tratados não na correspondência de texto. O texto não transmite o componente emocional, entonação e outras coisas importantes que poderiam ser decisivo para uma solução construtiva do problema.
(via Jeff Weiner)