6 dicas para um trabalho eficaz com e-mail

E-mail é um dos melhores meios de comunicação e, talvez, o único que é usado por todos os usuários, sem exceção. Você pode gostar ou não os mensageiros, usar o Skype ou Facebook bate-papo, mas o endereço de e-mail que você tem, com certeza.

Cada dia que chegar a sua caixa de correio, não apenas mensagens de amigos e colegas, mas também dezenas de e-mails promocionais, notificações, simplesmente spam. Para não se afogar no grande número de mensagens recebidas, é importante desenvolver e aplicar as habilidades de trabalho eficaz com e-mail.

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Horário de e-mail de verificação do tempo

Se você sentir que você gastar muito tempo no processamento de correio, eo número de e-mails em sua caixa de entrada Ainda não diminui, então tente um plano mais resistente ao verificar seu e-mail caixa. Geralmente começamos a verificar e-mail, encontrar um link interessante na carta, ir para o site, e de lá para o outro... e depois de meia hora recordação e retorna para a análise das cartas. Como resultado, o tempo passou eo caso não se moveu.

Então, tente isolar-se por um determinado tempo limitado para trabalhar com e-mail. Frequência e duração de cada um destes intervalos podem ser ajustados para si por conta própria, dependendo do volume de sua correspondência. Talvez seja uma hora pela manhã e uma hora no final do dia, talvez você prefira ir para a sua conta de correio a cada hora por cinco minutos. A coisa mais importante - para tentar aderir estritamente o cronograma estabelecido para si mesmo e não se distrair com qualquer coisa estranha. O conhecimento de que Seu tempo é limitado, Conduzirá inevitavelmente a um aumento na eficiência do processamento de receita postal.

Cada ação meios carta

A regra principal é que você deve aplicar ao analisar mail - cada carta aberta exige que você se qualquer ação. Se você abriu a carta, em seguida, em qualquer caso, é impossível deixá-lo novamente em entrada. Você tem que imediatamente responder à carta ou enviá-lo a alguém que é melhor lidar com este problema, ou o plano para si tarefa Google Task ou calendário - em qualquer caso, como resultado de sua carta de ação deve ser excluído ou movido para o arquivo, o é deixar a pasta caixa de entrada. Sujeito a esta simples governar sua caixa de entrada, eventualmente apuradas.

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Filtros e Marcadores

Se você receber diariamente um grande número de cartas, sua análise requer uma grande quantidade de tempo e esforço. Por que você não usar os recursos do serviço postal, especialmente porque na maioria dos serviços, esse recurso está presente e bem implementado?

Nós estamos falando sobre a criação de filtros de tratamento do correio automática. Em vez de ter que clicar manualmente em cada mensagem, e todo o seu clique - este é também o tempo e esforço, apenas uma vez configure os filtros necessários. Por exemplo, todas as mensagens com o endereço de seus parentes são automaticamente colocados na Família pasta e marcado como importante marcador. Todos os comunicados de imprensa ir para uma pasta separada, sem passar por pasta caixa de entradaE notificações de redes sociais de uma só vez voar em carrinho de compras.

Assim, você pode espalhar a mensagem sobre os principais temas e preparar adequadamente para o seu tratamento. Você não será mais uma situação onde seu cérebro está analisando endereço muda de escritório dos Assuntos Internos nas perguntas e logo em seguida sobre a distribuição de entretenimento, e depois volta novamente.

Opções para uma variedade de filtros, há uma quantidade enorme e tenho a certeza que uma vez que a construção de um sistema de filtragem automática, você vai economizar dias e meses de seu tempo. Além disso, através da atribuição de etiquetas ou pastas de distribuição, você pode facilmente encontrar as letras no arquivo (você se lembra que pasta caixa de entrada nós completamente vazio?).

Pesquisa uso

Muitos usuários, especialmente os novatos, manter todos os seus e-mails em sua caixa de entrada, porque eles sentem que eles nunca vai encontrá-los nunca mais o arquivamento. Se você configurar um sistema de filtros e etiquetas, conforme descrito no parágrafo anterior, o arquivo já está encomendados e é muito mais fácil de navegar. Mas não se esqueça também sobre a barra de pesquisa. Por exemplo, no motor de busca do Gmail é tão perfeito (que duvido!) Para encontrar qualquer letra não terá nenhuma dificuldade.

uso da marca

Muitos serviços postais têm um mensagens função de marcação com marcadores especiais (no Gmail é uma estrela). Com a ajuda deles é fácil para fornecer as mensagens necessárias que exigem a sua atenção e colocá-los em uma pasta separada. No Gmail, você pode escolher um conjunto de selos e bastante flexível para usá-los. Assim, um único olhar para o conteúdo de sua caixa de correio será suficiente para selecionar as letras de acordo com a sua importância.

Use atalhos de teclado

Usando teclas de atalho pode acelerar correio processamento de modo que vale a pena gastar algumas horas para estudá-los. Mas antes disso, dê uma olhada nas configurações (no Gmail é Configurações - Geral - Atalhos) E verifique se eles estão incluídos. Depois disso, basta clicar sobre o teclado na frente de um ponto de interrogação e você será solicitado com todas as teclas de atalho do Gmail.

E-mail é uma grande ferramenta de comunicação, mas isso não significa que você deve dar a este processo a metade de sua vida. máxima automação de todos os processos, respostas rápidas, ou mensagens de encaminhamento, programação de seu tempo junto com outros conselhos este artigo lhe permitirá rapidamente o suficiente para lidar com qualquer número de letras e poupar mais tempo para atividades mais agradáveis.