Como gerenciar e-mail: 10 dicas do staff TED
Produtividade / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters um blog da empresa, compartilhada 10 dicas com o qual ele mantém a ordem no correio.
Quem mais, mas os editores e administradores da TED, para falar sobre métodos de luta com o correio sobrecarregado. Segundo eles, a empresa recebe centenas de e-mails todos os dias, e e-mails balcão de entrada, alguns funcionários há muito tempo ultrapassou mil.
Michael Makvoters, UX-arquiteto TED, oferece 10 soluções para o problema.
No futuro, você não terá mais tempo do que é agora
Michael notou que muitos adiar o trabalho com e-mail para mais tarde, porque eles pensam que em algum momento no futuro eles terão mais tempo para fazê-lo. Não seja. Sua taxa de emprego provavelmente permanecerá na próxima semana, mês, ano. Você pode até mesmo ficar feliz com isso. Mas a mesma quantidade de tempo será para o cargo. Então, começar a trabalhar com ele agora.
Tente começar com uma ardósia limpa
Aqui estão duas maneiras de fazer isso:
- Tome algum tempo e ser envolvidos na limpeza do correio em várias etapas. Dependendo de quantas mensagens você tem, você precisa chamadas dez à sua limpeza. Se for dado duro, quebrar o trabalho em vários segmentos de 15 minutos.
- Ir para quebrou. Destacar três ou quatro horas e fazer fora de sua pasta "Caixa de entrada" ideal de limpeza e ordem.
Separe um pouco de tempo cada dia
De acordo com Michael, esta é a parte mais difícil do plano. Você tem que trabalhar com tempos de e-mail vários cada dia. Ele aconselha a dedicar 15 minutos a cada quatro horas e lidar apenas com a pasta caixa de entrada.
Se a letra não é muito importante - remove
É tentador para enviar cada pouco importante carta para uma pasta, para lidar com ele mais tarde. Mas se a carta não merece sua atenção agora, excluí-lo.
Cancelar a inscrição enviando cada desnecessária
Eu muitas vezes sofre com o fato de que apenas remove a mensagem da desinteressante para me mailings. Michael também recebeu mais categoricamente:
Se a expedição não está interessado em você, não só para remover a letra, mas Baixa dele.
Na parte inferior de cada letra há um botão "unsubscribe" ou Anular subscrição. Use-o para a sua finalidade. E quanto mais, melhor. Você também pode usar o serviço Unroll.me, que descrevemos aqui. Ele otpishet-lo de listas de endereços indesejados automaticamente.
Se a mensagem ainda está na pasta "Caixa de entrada", lê-lo
Se a carta foi testado, e você não cancelar e excluí-lo imediatamente, em seguida, lê-lo. Se é curto, ler imediatamente. Se longo, enviar uma carta para a pasta pré-criado "Ler" e voltar a ele, quando haverá mais tempo livre. Michael diz que, se você é honesto com nós mesmos, o percentual mínimo de todas as letras cairá para esta pasta.
Responder a letras curtas é melhor
Se você enviar um e-mail requer uma resposta rápida, por favor responda... imediatamente. Não espere. Depois de enviar a resposta, retire a carta. Se a letra é uma cópia, enviado para outro destinatário, e ele não precisa saber sua resposta, remova-os destinatários.
mensagens de redirecionamento para colegas, se eles são capazes de responder de forma mais adequada
Redirecionar mensagens com poucas explicações, e excluí-lo da sua caixa de entrada.
envolver-ordenação
Qualquer serviço de e-mail permite que os usuários criem pastas. É a melhor ferramenta para lidar com o correio sobrecarregado. Eu criei uma pasta de trabalho, fotografias, estudos e outras coisas. Michael se oferece para fazer a pasta "Projetos", "Outro", "resposta mais tarde." A principal coisa é que você se sinta confortável.
Selecione o aplicativo certo
Para mim, esta aplicação tornou-se caixa de correio. Michael também escolheu. Mas um monte de opções. Você pode entrar na busca de Layfhakeru palavra "mail" e o nome do sistema operacional para o qual você está procurando um cliente. Eu prometo que você vai encontrar algo adequado.
resultar
Se você não pode ler o artigo (me diga porque), aqui está uma pequena lista de todos os passos:
- desmontar a pasta "Caixa de entrada" para uma série de abordagens.
- Decidir o que fazer com a carta, logo que se trata.
- De tempos em tempos envolvidos na limpeza do correio.
- Cancelar a inscrição de correspondências indesejadas.