"0 fora" - um sistema claro de manter a zero, caixa de entrada

E-mail para muitos ainda não há ferramenta de trabalho alternativo e sofrimento diário. Alguém sete cartas recebidas, e agora ele está desmontá-los rapidamente. Alguém tem 46 membros, mas também razgrebot por dia, porque ele usou. Para cada pessoa há um certo limiar de entrada de e-mails por dia, com o qual ele pode apreciará imediatamente o processamento de no dia seguinte e, consequentemente, sem causar bloqueios no electrónico caixa. Você pode chamar o limiar de uma "natural".

Se as letras mais do que uma pessoa pode segurar, você precisa mudar sua abordagem para e-mail-gestão. Isto irá aumentar o limite para o valor necessário no caso particular. Ele deve ser capaz de processar 100 cartas por dia? Então você pode e 100, é só usar o correio para o método correto. O quê? Quem dirá.

A única indicação de que uma pessoa lida com e-mail está incluído no final do dia de zero. Os princípios fundamentais da boa processamento de entrada - o entendimento de que a carta na frente de você. Primeiro você precisa aprender a classificar com precisão as letras e saber o que fazer com cada tipo.

Todas as mensagens recebidas podem ser divididos em sete categorias:

1. Não há necessidade de resposta, não necessariamente ler. A forma como essas duas cartas: arquivar ou excluir. Se você receber um boletim informativo regular, o que nunca é lido, então faça um favor - realizar seu objetivo. Uma ação em troca de se livrar de dezenas de tais cartas no futuro. Queremos aprender a lidar com o fluxo de e-mails por dia? Com menos mais fácil de lidar com o fluxo. Não tenha medo de perder algo importante. Realmente informação necessária chegue até você de outra maneira, e aparece na frente de você ainda pelo menos uma vez.
2. Com anexos. Esta pode ser uma notificação da necessidade de pagar por algo ou a informação para o trabalho atual ou futuro. Por estas cartas é útil para criar uma pasta separada, mas sem fanatismo. É muitas pastas? Simplificar. A fim de encontrar algo para a direita, em seguida, eu não preciso de um milhar de pastas, e a capacidade de usar a pesquisa apresenta mailer.
3. Resposta opcional. A resposta parece ser não é obrigatório, mas às vezes cortesia útil. Em seguida, proceder unicamente sobre a situação.
4. Com o tempo de espera para análise. É interessante ler, mas não necessariamente. Tente relacionar a este ea categoria anterior tantas cartas quanto possível. Esta é a chave para um trabalho eficaz com e-mail.
5. Devem ser respondidas hoje. Tudo é simples: pegue um responsável e agora, se algo realmente urgente, ou no final do dia de trabalho.
6. Devem ser respondidas, mas não hoje. A beleza de e-mail que ela não chat ou telefone. Ninguém espera, e não se deve esperar uma resposta rápida por e-mail, se você não falar sobre o assunto no cabeçalho da mensagem. Se o prazo para uma resposta é chamado de um determinado dia ou você se conhece e sabe por quanto tempo você precisa para dar uma resposta, em seguida, colocar essas cartas na pasta apropriada. Por exemplo, "Resposta na segunda-feira", "Responder na terça-feira", e assim por diante. Agora tornar-se um check-list, onde existe um item "correio processo na parte da manhã, adiada para hoje." Para esses fins, uma vez que existem ferramentas especializadas para: RightInbox para o Gmail, FollowUpThen.com e FollowUp.cc.
7. letra incompreensível. Há cartas que são difíceis de ser atribuído a qualquer uma das categorias. Não se cortam reflexões para organizar com tais letras referem-se a uma das categorias acima.

Com base nessa classificação, precisamos № pastas para as categorias 2, 3, 4 e 6.

Regras de processamento eficiente de e-mail

• Permitir por 30 minutos no final do dia para trazer a caixa de entrada para zero. É mais eficiente do que tentar responder imediatamente a cada e-mail. As pessoas não multitarefa. Menos distracções e comutação - maior eficiência.
• O que fazer com uma carta urgente? Defina-se o intervalo em que marque as caixas para o dia. Por exemplo, uma vez por hora. Marque a caixa sobre a disponibilidade de cartas urgentes e importantes, se não estiver disponível, o retorno ao trabalho. Lembre-se vantagem de mail: não é um meio de interação instantânea. É possível que o problema, que foi mencionado em um dos e-mails não-urgentes, sem a sua participação será decidida pelo o fim do dia, ou no final do dia, você vai ter mais informações que permitirão resolver o problema mais rapidamente e de forma eficiente.
• A qualquer momento, quando você não verificar seu e-mail, mantenha o mailer fechado. Desativar as notificações. Livrar-se de número distração contemplação de e-mails recebidos. Agora você tem um outro trabalho, eo tempo para o e-mail ainda não chegou. Em momentos de dúvida quanto à exactidão desta abordagem, lembre-se: você não é uma estação de energia nuclear, mas mesmo se fosse, então o superaquecimento do reator seria em qualquer caso, ser comunicados por e-mail.
• Use o seu compromisso em tempo para terminar o dia de trabalho para acelerar o processamento de correio. É por isso que é recomendado para desmontar o baixo caixa de entrada para zero no final do dia. Você tem 30 minutos, e você quer rapidamente colocar um fim a tudo. Na verdade, verifica-se uma espécie de jogo, mas você pode e propositadamente email processamento geymifitsirovat.
• Mantê-los curtos e direto ao ponto.
• Seja positivo e amigável.E-mails podem construir e destruir relacionamentos. Em vez de resolver os problemas que as pessoas realmente importantes, por vezes, tentar rolar o adversário mais delicada e escondido chamado de idiota, e todo o texto é baseado neste. Não há nada de estranho no fato, para expressar sua positiva enviou uma pequena frase agradável no corpo do email. Sua simpatia vai voltar para você, e correspondência será muito mais significativo e eficaz.
• Letras precisa rake na ordem inversa. E a única maneira. Parece que é mais lógico para começar com e-mails antigos, mas que é o nosso objetivo - de zero caixa de entrada, o que significa que antes do final do dia, temos ainda o primeiro e-mail que você recebeu. Se você tornar-se um favor e começar a deixar a última carta recebida hoje para amanhã, todo o procedimento pára de funcionar. Por que você estudar o trabalho competente e-mail, se você não seguir a regra fundamental? Continuar a trabalhar como antes, e o sofrimento.
• Abra somente as letras necessárias para arquivar ou excluir o resto. Nós assinaturas demasiado mau uso para coisas desnecessárias (subscrição Layfhaker, pelo contrário, muito necessário) e, como resultado obter mais informações do que pode ser lido. Como distinguir as letras desejadas? Não é um simples, mas muito eficaz regra: abertos apenas as letras que são dirigidas a uma pessoa específica para você pessoalmente. O resto - em uma das categorias acima no início do artigo sobre a situação.
• Criar modelos. Muitas vezes as respostas para a letra bastante normal, ou seja, você escreve a mesma coisa. Notado que escrever esta frase muitas vezes? Faça um modelo para copiar e colar rápido ou criá-la no serviço de correio.
• Se o e-mail é tratado, e ainda há tempo, então você precisa usá-lo racionalmente. Ir para o número da categoria de letras 3, 4 e 6 e colocar as coisas em ordem lá.

Este manual, que é baseado, como você disse, é o tipo certo, é um ótimo complemento para as dicas mais gerais para trabalhar com e-mail de CEO LinkedIn Jeff Weiner. Não perca 10 dicas para lidar com e-mail de Leo Babauta. Na verdade, existem muitas maneiras adicionais espremer o máximo do e-mail. Tente aplicar técnicas por si mesmos, analisar os resultados e não se esqueça de deixar nos comentários suas próprias dicas para melhorar a eficácia do e-mail.