Como parar o fluxo de tarefas de entrada e estabelecer a ordem nos assuntos

Há poucos dias, com um conhecido, uma palestra sobre o tema de cargas de trabalho de gestão. Ele fez a pergunta - "Todos os dias eu recebi tarefas mais do que posso realizar. O número de tarefas de todos os aumentos e os aumentos e caos aumenta pendente. Como pará-lo? "A questão é relevante para muitos. Muitos estão familiarizados com o sentimento de impotência experimentado por pessoas sob o ataque de tarefas recebidas e cada vez mais, a lista de coisas a fazer. Aqui estão 5 passos para sair do caos.

Conselho №1 - basta parar ...

1. ou melhor... Parar o fluxo de entrada. A fim de compreender o mecanismo de trabalho, é necessário começar a parada. Você não será capaz de resolver o problema, enquanto eles continuam a vir até você uma torrente. Então, parar o fluxo. Não aceitar novas tarefas e fazer uma pausa. Esta paragem não só irá permitir que você desmontar facilmente a lista atual, mas também para se concentrar apenas no presente. Em geral, Sala de Conferência 1 - recolher todas as tarefas em uma lista, e não tome as novas coisas que ainda não colocado na lista. Nota - fazer a lista é "certo" quando você sabe tudo o que você precisa fazer é sentir algum controle e satisfeitos consigo mesmos. O último ponto é o mais importante. Isso não é brincadeira. Você precisa recuperar um sentido de satisfação.

E compreender - o mundo não entrará em colapso ea empresa não entrará em colapso se retirou para um par de dias.

2. custos de tempo taxa. A próxima coisa a fazer é estimar quanto tempo vai demorar para cada tarefa. não é necessária alta precisão da avaliação. Vote "a olho". A principal coisa que você poderia entender - quanto tempo deve ser gasto para completar todas as tarefas na lista. Pode acontecer que, de acordo com estimativas preliminares, a lista inteira, você vai precisar de 2 meses de tempo de trabalho net. Se essas tarefas não são distribuídas no tempo, de modo que você realmente pode cumpri-las, em seguida, a lista é absurdo e requer otimização.

3. lista Optimize. Não é uma questão simples. Por uma razão - para otimizá-lo precisava de uma avaliação séria e crítica de seus casos.

• Dar aos outros tudo o que eles podem fazer sem você. Há dúvidas? Você acha que você pode fazê-lo melhor? Ainda dar e colocar um lembrete no controle.
• Agrupe suas tarefas. Aproveite o tempo para processar e-mail e telefonemas. Fazer coisas semelhantes em uma fileira. Isso economiza tempo.
• Coloque tudo o que pode ser feito mais tarde. as coisas ainda associados com os clientes pode ser transferido. Basta organizá-lo. contatos Atribuir com os clientes mais uniformemente. Alterar data em que isso pode ser feito. sala-se livre para manobra.
• Remover tudo o que perdeu sua relevância. Brutalmente matar tarefas, a adequação do que é duvidoso.

4. Executar tarefas em ordem. Ordenar a lista de tarefas do menor ao maior. Isto significa que em primeiro passar o negócio de tempo mais curto. Faça todas as coisas que exigem menos de 30 - 40 minutos. Fazê-los em sucessão até o fim. Esquecer tudo o resto. Quando o problema de curto prazo, okinte exibição de lista. Certamente, ele tornou-se mais real e pode trabalhar com ele. Talvez você ainda pode retomar o fluxo de tarefas. Em qualquer caso, planejar todas as tarefas restantes para que você está quase 100% de probabilidade de eles eram capazes de realizar, como previsto. E até mesmo criar-se uma reserva de tempo para 15-20% do tempo necessário para resolver o problema. Quem melhor inacabada do que o remake.

5. Diga "não" planejamento duro. Em qualquer caso, não limitar estritamente o tempo eo prazo para a tarefa. Agora planejamento rígida é seu inimigo. planejamento rigoroso de forma eficaz em uma situação de controlo relativamente estável. Agora tudo é muito instável. Portanto, dar-se o tempo ea proporção de liberdades. Não conduza o seu cérebro no quadro. Caso contrário, você voltar para onde você começou. Você precisa acalmar, medida para executar a tarefa a partir da lista na devida altura. Mais uma vez - em ordem. Não lidar com a tarefa até que tenha concluído o anterior. Uma tarefa de cada vez.

O mais importante - compreender e aceitar o fato de que você não pode dar ao luxo de parar e arrumar minhas coisas em ordem.

Cinco dos passos acima têm se mostrado eficazes na prática. Eles são eficazes, a fim de "fogos extinguir" e "raking detritos", mas as necessidades de trabalho para ser construído de modo que tais situações não surgem. Você acha que você precisa fazer para não levar ao extremo?