Rotina - um novo olhar sobre gerenciamento de tarefas
Produtividade / / December 23, 2019
Do autor:
Um dos nossos leitores regulares, James Zhukovsky, desenvolveu seu próprio sistema de gerenciamento de tarefas e prioridades chamado de "rotina". Algum tempo atrás, quando eu falei sobre meu sistema de gerenciamento de tarefas, Jacob ofereceu para lê-lo livro e discutir a metodologia proposta. Eu prometi que irá fazê-lo, e, claro, prometo. Falamos com Jacob e decidiu compartilhar com os leitores Lifehacker metodologia estabelecida. Imediatamente manifestaram a sua opinião - a técnica é interessante, há muitos grãos racionais, embora as questões suficiente. Mas onde eles não existem? Todo mundo que está interessado nas tarefas de gerenciamento - recomendo para se familiarizar. O livro de James Eu também gostei muito. Esta não é uma publicação profissional. É apenas a história da criação e utilização desenvolvido pelo sistema de Yakov. O livro não é grande, então eu recomendo alocar ela uma hora para ler. Então - uma nova perspectiva sobre as tarefas de gestão. Sistema de "rotina".
Quem pode beneficiar deste sistema?
- Para todos os que fazem listas.
- Todo mundo que experimenta uma questão prioritária.
Como é que este sistema?
Eu percebi que eu precisava de um sistema que pode ajudar a simplificar o fluxo interminável de casos e projetos, e deve ser:
- bastante simples
- bastante flexível
- Ele não requer muito esforço
- Ajuda a priorizar rapidamente
Para isso, era necessário para voltar a ler um monte de livros sobre gestão do tempo. Neles eu encontrei resposta compreensível, clara à pergunta "como definir as nossas prioridades?". Mas, com base na idéia, que gradualmente desenvolveu-se uma metodologia que nasci nas informações recebidas. O I chamada metodologia de "rotina"
Uma vez, vi um pedaço de papel, com um plano para a semana. Folha foi revestida por várias colunas. A primeira coluna ─ situações de criseNa segunda ─ rotinaNo terceiro ─ rotina futuro e no quarto ─ ideias. Mais tarde adicionado à lista outra seção ─ objetivos.
Comecei a pensar sobre por que eu era tal direção? E eu percebi - para que eu possa fazer uma rápida revisão dos planos. Eu era capaz de ver claramente o que é necessário para se envolver em e que realmente necessário. Em seguida, ocorreu-me. Afinal, é as mesmas prioridades!
O que é rotina
Pensando sobre a rotina, eu percebi que, como regra, as tarefas têm a sua própria estrutura de tempo, o que significa que eles podem se desenvolver em um problema. Tornou-se claro que é importante ter uma lista de Os próximos projetosPara colocar o seu tempo em rotinaprojetos e, assim, impedi-los de entrar em problemas.
Ligeiramente a alteração do nome, recebi as seguintes seções:
- Problemas.
- Rotina. (A lista de projetos e tarefas)
- Os próximos projetos.
- Objetivos.
- Ideia.
Comecei a pensar sobre o calendário dessas seções. Por exemplo, se for um problema, quanto tempo será gasto com ele, assim que eu tenho que completar uma tarefa ou projeto? Assim, no seguinte calendário:
- ─ problema é que necessidade supersrochno fazer hoje, agora. Em um caso extremo, amanhã.
- ─ rotina que precisa ser feito hoje ou amanhã, em geral, esta semana.
- Os próximos projetos ─ intervalo pode ser muito ampla. Mas, como regra, algo que vai acontecer neste ou no próximo mês.
- Objetivos podem ser este ano ou em geral podem não ser.
- Idéias podem ou não ser em tudo.
Por exemplo, você recebe um projeto de lei sobre os custos de eletricidade. Você tem mais um mês antes de vir Bill "vermelho". Então, enquanto você pode colocá-lo na lista aproximar projectos. Depois de algumas semanas você precisará movê-lo para a lista projetos. Mas se você não fizer isso a tempo, sua pontuação vai ter eletricidade na lista problemas.
O período de tempo pode sempre ser alterado por si mesmo, que é de alguém para identificar o problema pode variar de uma hora a uma semana. Tudo vai depender do ritmo e intensidade da vida, bem como em situações específicas.
Assim, os eventos em seu calendário, projetos futuros, uma lista de projectos e uma lista de todos os problemas que isso é uma rotina!
Isso é tudo o que requer uma ação agora ou no futuro próximo e, no caso de não cumprimento acarreta consequências negativas. Por exemplo, você ignorou a sua factura de electricidade, e então você tem que pagar a multa +, na melhor das hipóteses. E se você desligar a eletricidade?
conclusões:
- projetos de rotina Estes são projetos que têm um impacto negativo, se eles não estão realizando.
- Idéias e objetivos, como regra, não levam a consequências negativas e, por isso, não fazem parte da rotina.
Por exemplo - você veio com a idéia de pagar a conta de energia elétrica através da Internet. Mas, depois de longas horas no computador, você começa a perceber que não é possível fazer. Então você não pagou a conta e tempo perdido.
É por isso que é tão importante para aprender a separar as idéias e metas das tarefas e projetos de rotina.
Classificar tarefas e projetos
A figura mostra como eu resolver a minha entrada. Normalmente, a classificação me leva 15 minutos. Às vezes, eu não me encaixo no sistema por semanas, e às vezes eu trabalhar com ele todos os dias. Bem versado incluído todos os dias, mas não é essencial - a principal coisa que seus projetos não se transformar em um problema.
Todas as pastas compartilhadas:
- calendário
- arquivo
- ideias
- objetivos
- Os próximos projetos
- projetos
- problemas
Há áreas onde há sete são as nossas tarefas e projetos. Eu não colocar "visita de médico" em projectos. Se eu tiver uma data e hora, e para mim só virá no momento em que este evento Eu apenas zanoshu calendário.
Então, nós temos listas de tarefas: problemas, projetos, aproximandoprojetos + Calendário, esta é a sua rotina. Destacam-se as listas ideias e objetivosVamos olhar por quê?
Trabalhando com listas de idéias e objetivos
Como posso identificar que na minha frente idéia ou objetivo? Eu só me pergunto: "E se eu não fizer isso, não?" E se a resposta for "Nada", eu enviar com segurança essa tarefa à lista ideias.
Ele ajuda:
- Não faça download de listas de tarefas
- Não coloque o seu cérebro
Agora olhe para a imagem com idéias e objetivos
A idéia pode se transformar em objetivoE tem como objectivo entrar em listas de projectos. Como funciona eo que ele precisa?
Os objectivos ideia
Para a idéia bater as metas são muito importantes para compreender os seus valores e princípios.
Precisamos entender porque você precisa dele. Então, você precisa se perguntar tantas perguntas quanto possível. Estes podem ser questões de tal plano de como:
- Isso pode afetar positivamente na minha rotina diária?
- ele pode tornar-me mais livre?
- ele pode me fazer mais feliz?
- Pode-lo como algo para enriquecer a minha vida? (Espiritual, fisicamente, financeiramente)
Se você responder a si mesmo, porque você precisa dele, e vai ser uma idéia realmente útil, então você pode movê-lo para a pasta de destino.
Das metas de Projetos
Pasta objetivos que consiste em vários sub-pastas. A primeira pasta é a nova meta, então a meta do mês, então a área de vida e objetivo, então executado. Parece que este:
Primeiro eu tenho que ver o meu novo objetivo que se refere à área. Depois de meu novo golo surgiu na lista, diga "trabalho", ele pode ficar lá, pelo menos até o início do próximo mês. Assim que a lua nova vem eu vou decidir o que minhas listas ( "trabalho", "casa", "família") Eu quero ir para a lista a meta do mês.
Digamos que você tenha formado uma nova lista a meta do mês. Muito bom, mas não é mais um passo importante para colocar a tarefa na lista na lista de projetos. Você precisa tentar entender como você pode obter o que deseja. Na medida do possível. Suponha que você tenha decidido comprar uma escada rolante. Antes de colocar esta tarefa no projeto, certifique-se de que eles estão à venda, você tem um lugar para colocá-lo é que você sabe onde vendê-lo, quanto custa e você tem o dinheiro. Se você não responder a estas perguntas, então seu objetivo será por um longo tempo deitado na lista de projetos e não se movem. Se você responder a estas perguntas, você pode colocar esta tarefa (projeto) lista de projetos e é fácil de determinar a primeira etapa do projeto.
com listas de trabalho de rotina
tudo apenas aqui. Uma vez por semana, você pode rapidamente percorrer os próximos projetos. Você precisa entender quando é hora para algumas tarefas para passar para a lista de projetos.
A lista de problemas é o mais importante, se há algo lá, então você precisa decidir agora \ hoje é realmente a sua prioridade №2 (prioridade é №1 seu calendário). Não tenha medo, na lista de problemas não é tanto e muitas vezes vai ter problemas. Resta uma lista de projectos. I consiste em duas pastas. projectos de entrada e projectos activos. Em projetos de entrada I definir a primeira etapa do projeto, por exemplo, ligar para o banco. E então eu colocá-lo para o projeto ativo. Isto é tudo.
Não vou detalhar aqui para pintar, que me ajuda a realizar-se tarefas e projetos, mas você pode ir para o meu site e livre livro de download.
macio
Eu uso Evernote para manter o sistema. Por que essa escolha? Isto por duas razões.
First. Eu passei por um monte de diferentes gestores de tarefas. Tornou-se claro que o sistema precisa ser simples o suficiente para que ela pudesse usar sem um computador. Evernote - é apenas um notebook, o que eu estava completamente satisfeito.
Segundo. Percebi que, a fim de executar determinadas tarefas e projetos, eu não preciso de interfaces TODO tanto com a capacidade de colocar um carrapato, mas a capacidade de escrever e adicionar informações para cada projeto. Isso é - a buscar respostas para a pergunta "como" e "porquê". E basta pensar que é o primeiro passo. Além disso, como regra geral, quase todas as tarefas e projetos são preenchidos com materiais do projeto que são perfeitamente assimilado Evernote.
resumo
Então, o que temos? Este sistema permite-lhe analisar rapidamente recebida. Não é necessário para deslizar na lista de projectos, uma vez que é claro e evidente que existem idéias e objetivos que não fazem parte da sua rotina diária. Não pense que ignoramos ideias e objetivos. Pelo contrário - o sistema pode alcançar mais golos, porque há uma concentração em trazer idéias e metas para o estado do seu desempenho real.
conclusão
Nenhum sistema, incluindo o meu, isso não é uma panacéia para todos os problemas. Não existe uma chave secreta.
TM é apenas um espelho de seu personagem. Crescer um personagem e valoriza o seu tempo.