Como usar eficazmente a vida útil do sistema GTD
Produtividade / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor do projeto "mestre produtividade».
Este material - uma continuação do artigo "Como limpar os assuntos e tudo para manter o ritmo: Guia completo sistema de GTD». Em primeiro lugar, vale a pena se familiarizar com ele, como ele explicou em detalhe muitos dos conceitos utilizados.
Este artigo - um guia passo a passo sobre como aplicar GTD na vida. Ao escrever, eu uso as seguintes diretrizes:
- Versatilidade. Descrito aqui são ideias universais, e usá-los para construir um para si mesmo sistema de GTD, que irá trabalhar com exatamente esses serviços a que ele estava acostumado.
- Simplicidade. O sistema deve ser intuitivamente fácil de usar. Na data de entrada e processamento de informações deve gastar um mínimo de tempo e energia, bem como planejar as ações a seguir. Só então o sistema irá funcionar a longo prazo, mesmo após longos intervalos, por exemplo, se você vai embora de férias por um mês e, em seguida, quando você voltar, você será capaz de restaurar a sua abordagem à gestão assuntos.
- Confiabilidade. A coisa mais importante - que é estar confiante em seu sistema, ou seja, que esquecer nada planejado, então você vê o lembrete na hora certa.
- a uma concentração importante. O sistema deve ajudá-lo a se concentrar em como você está fazendo no momento, e nesses casos, que são importantes no longo prazo.
- Prazer. sistema de gestão de processos e objetivos devem trazer-lhe prazer. Por exemplo, quando deitado no sofá depois de um árduo dia de trabalho com o telefone na mão, apagar da lista de tarefas concluídas e obter dele um verdadeiro prazer. Especialmente quando ele é processado mais produtividade crescimento de sua programação.
5 fases principais do sistema GTD
Passo 1. recolha de informações
Para a coleta de absolutamente todas as coisas, até mesmo a menor, então a nossa mente estará clara e agiremos da forma mais produtiva possível.
Portanto, não é o trabalho padrão listasPorque a maioria das pessoas muitas vezes capturar apenas as coisas mais importantes, e as centenas de problemas que não são tão importantes, não levam em conta. Mas é um pequeno problema tal, lembrando-se regularmente, usar uma parte significativa dos recursos do cérebro e criar experiências adicionais que levam à fadiga e stress.
Um dos princípios importantes do sistema de GTD - é completamente descarregado a partir da cabeça de todas as tarefas e colocá-los em um sistema confiável, que vai ajudar no momento certo para pensar sobre assuntos importantes.
Ainda precisa levar em conta que as cestas para coletar os dados de entrada deve ser a quantidade mínima. Em um ideal - um. Em seguida, ele vai ser mais fácil de manusear.
Passo 2. processamento de informação
Nesta fase, estamos processando as informações que está na nossa cesta "caixa de entrada".
Há três opções de como podemos fazer nesta fase:
- Marcar uma tarefa como "Action", apontando para a próxima etapa de sua implementação e do prazo. Você não pode especificar prazo de entregaSe não houver um entendimento preciso de quando para executar a tarefa.
- Mover as informações no "Directory" se ele não precisa de nada, mas pode vir a calhar no futuro.
- Apagar a informação, determinando que é "lixo": que é fazer com ele não precisa de nada e ela não veio a calhar no futuro.
Passo 3. organização acção
Todas as ações ocorrem através do seguinte funil.
1 Filter - "recorte"
Pergunte a si mesmo, eu realmente tenho para executar esta ação? Em caso de dúvida, excluir.
Filtro 2 - "delegação"
Pergunte a si mesmo se você precisa fazer, então ele realmente tem que realizar em pessoa sou eu? Se não, é responsável delegado e ponto o resultado final, os estádios intermédios de controlo (pontos-chave) e o prazo.
Se a ação deve realizá-lo você se move para o próximo filtro.
Filtro 3 - "Action"
Pergunte a si mesmo, esta acção terá mais 2-5 minutos? Se não, fazer agora e solte a cabeça. Se assim for, drop-in.
Ações no sistema podem ser dos seguintes tipos.
"próximos passos" - tarefas simples, que consistem em uma única ação (chamada, gravação, movimento, e assim por diante). Por exemplo, a ação "Mudança com pneus rodas de inverno" será composto das seguintes etapas simples: chamar e fazer uma oficina, agendar tempo em sua agenda para unidade no momento certo reparação de automóveis.
Tais ações são convenientes para recolher as listas de lugar e circunstância (listas de contexto). Pode ser uma lista de "The Shop", onde você está entrando em tudo o que você precisa comprar quando você está em uma loja, ou uma lista de "A cadeira", em que você adicionar compromissos e tarefas que podem ser executadas na noite depois do trabalho no seu favorito cadeira. Ou uma lista de "chefe-pergunta" onde você anote todas as perguntas que você está tendo a o chefeEm seguida, para resolvê-los todos de uma vez.
Todas essas ações, eu costumo corrigir ou "Google Calendar"(Reuniões e eventos) ou Todoist - serviços em nuvem, onde é conveniente para sistematizar a tarefa.
Preço: Grátis
Preço: Grátis
Preço: Grátis
Preço: Grátis
"Projetos" - tarefas para executar que exigem mais do que um passo. Para o projeto mudou a partir do ponto morto, é necessário descrever os primeiros passos para implementá-lo e deixar um lembrete sobre isso em um sistema confiável. Como resultado, as voltas do projeto em uma cadeia de passos simples, cada um dos quais pode ser feito nos próximos cinco minutos e obter um resultado.
Projectos I lugar nos cartões Trello. O cartão é um recipiente ideal para projetos, onde você pode colocar:
- descrição e finalidade do projeto;
- links para outros documentos sobre o projeto;
- os nomes dos responsáveis;
- prazo;
- verificar listas com os seguintes passos;
- Comentários sobre o projecto;
- os arquivos necessários, e assim por diante.
Preço: Grátis
Preço: Grátis
"Deferred action". Se não podemos planejar os próximos passos sem mais informações ou eventos (por exemplo, espera até que o telefone irá enviar um familiar centros de serviços, onde você pode proveitosamente substitua os pneus), tal ação que deve ser inscrita na lista de "adiada". Opcionalmente, você pode colocar um lembrete de que você precisa de algo para controle.
Estas listas de casos pode ser estruturada em um contexto de lista. Por exemplo, faça uma lista das tarefas que lhe são confiadas ao seu assistente.
Lista de "Someday" Ele contém obras que não exijam medidas activas agora, mas gostaríamos de realizar no futuro.
Pode ser:
- livrosE cursos de formação de vídeo que querem comprar;
- habilidades úteis que quer aprender;
- Lugares que eu quero visitar;
- coisas que eu quero comprar.
Você deve procurar periodicamente para esta lista, tendo registros e transformá-los em objetivos para conseguir o que você vai trabalhar.
Passo 4. revisão regular
Para que o sistema funcione, você deve rever regularmente as principais tarefas e projetos para remover aqueles que não são mais relevantes, ea nova ordenar por prioridade e enviado para o trabalho.
Para essa revisão um foi realizado em uma base regular, siga estas dicas:
- Deixe por 30-60 minutos no calendário para a revisão (inicialmente uma vez por semana seria suficiente).
- Faça uma lista de verificação ou planejar uma tal reexame, que enunciados a seqüência, que por trás o que se passa. Este plano não deve ser muito difícil, e a revisão não deve levar muito tempo, caso contrário, você simplesmente não vai fazê-lo regularmente.
Abaixo - um exemplo da minha lista de verificação com visão geral semanal. Eu fiz isso em um formato de circuito-berços com a seqüência de ação, que serviços mostras / documentos, que eu olho. Você pode colocá-lo na lista de costume ou desenhar da mão de um circuito que você está confortável.
Imprimir quatro tais check-list por um mês. Durante a revisão semanal de ter um deles em seus braços ea levou expurgado da lista. Este exercício simples irá motivá-lo a continuar a conduzir tais comentários.
Passo 5. ações
Quando um plano é elaborado por uma semana, mais resta para agir. Não deixe que um dos principais erros iniciantes para trabalhar em sistema de GTD, quando muito tempo é gasto em tarefas, em vez da organização concreta da sua implementação.
Aqui estão algumas dicas para tornar a ação mais eficaz.
- Planos para o dia com base no plano para a semana. Dividir o dia em blocos, selecionando 2-3 unidade para a realização de coisas importantes e um par de blocos alocados para outras tarefas. unidades de duração - em média 60-120 minutos. O bloco é inserido entre o tempo livre para casos de emergência.
- O trabalho sobre o sistema PomodoroPara isso, você pode definir o timer. Sua essência é simples: cada 25-30 minutos de operação, faça uma pausa por cinco minutos, e depois da terceira unidade de negócios - uma longa pausa (15-30 minutos). Total, há três blocos de 30 minutos, com intervalos de cinco minutos, seguida por um longo intervalo de 15-30 minutos. Durante o dia você pode gastar 2-4 tais ciclos, dependendo de quantas vezes você está distraindo.
- Durante os assuntos importantes unidades tentam evitar ser distraído por outras pessoas e outros sons (você pode incluir um fone de ouvido especiais música para a concentração).
- Determinar quando seus níveis de energia, no máximo (por exemplo, 7-9 AM), e neste momento para executar as coisas mais importantes que aproximá-lo de objetivos pessoais.
- Não planejar muitas coisas importantes a fazer para o dia: é o suficiente 1-3. É importante que no final do dia, olhando para as coisas riscadas em seu plano, você está feliz e fez um plano realista para amanhã.
veja também⏳
- 'Perfeccionismo - o veneno ". 8 insights sobre a eficácia pessoal e estratégias de sucesso
- Como uma vassoura e um triângulo ajudará a todos para manter o ritmo
- Produtividade depende do estilo de pensamento: definir o seu
- sistema de planejamento simples para aqueles que estão cansados de gestão de tempo, objetivos e listas de tarefas
- 4 maneiras de organizar a lista de tarefas para o trabalho de forma mais eficiente