Não-óbvia, mas maneira trabalhando para reduzir o tempo de trabalhar com correio

John Smith (Jon Smith), envolvido em suporte técnico MailChimp, por tentativa e erro levou a si mesmo a fórmula perfeita para o correio. Primeiro ele nasozdavali muitas pastas, e em seguida, excluído cada um, mas nenhuma destas abordagens não funcionou. E então ele veio para um sistema bastante diferente.

Apesar do fato de que as respostas às cartas ocupam quase o lugar central em seu trabalho, ele foi capaz de reduzir o tempo gasto em várias atividades com e-mail, até seis horas por dia. Ele descobriu que, mesmo quando a caixa de correio foi quebrando a partir de e-mails, um par de passos simples podem mudar radicalmente a situação.

O que não é perda de tempo vale a pena

Como diz John, ele primeiro tentou classificar as letras e criar todos os tipos de pastas: para mensagens Chefe, para obter informações sobre os diversos projectos, mensagens, para o qual era necessário tomar qualquer ação e assim diante. Ele acreditava que deveria ajudá-lo a economizar tempo. Mas, na verdade, ele começou a passar mais tempo tentando lembrar um sistema de classificação e menos - sobre o próprio trabalho.

Por exemplo, eu recebi uma mensagem do chefe do projeto no qual estava trabalhando, e essa mensagem também está me obrigado a tomar certas ações. Em que pasta ele deve ser colocado? E quais eram as chances de que eu vou lembrar para onde olhar para ele carta mais tarde?

John Smith

Então, John decidiu se livrar de todas as pastas, e-mail reina o caos completo. A ausência do sistema foi muito complicado sistema melhor. Em seguida, John decidiu novamente rever a sua abordagem para trabalhar com o correio. Ele decidiu classificar as letras não são sobre o assunto, e sobre o tipo de ação, que exigiram a tomar. E aqui está como fazê-lo.

Mantenha-o simples

Basta colocar na pasta "Caixa de entrada" apenas as mensagens que você precisa responder. O mais importante deles, se você não pode lidar com eles imediatamente, marcadas como não lidas.

Pode parecer contra-intuitivo para você, porque a maioria dos casos de queima deve ser realizada o mais rápido possível. É, e às vezes realmente tem a necessidade de imediatamente reagir a tais informações. Mas marcação mensagens importantes não lidas, você não vai perdê-los em um caroço. Além disso, desde que você não precisa mover as letras: eles permanecem na pasta "Caixa de entrada" e vai chamar a atenção para si até que você esteja até você alcançá-los.

Tento fazê-lo em minha caixa de correio não se acumula mais de 60-70 mensagens de cada vez. Este é exatamente o número de cartas, que eu posso lidar com segurança em uma sessão.

John Smith

Criar para si mesmo uma programação permanente com correio

Todas as manhãs John aloca hora tentando limpar a caixa de correio. Como já mencionado, ele é muitas vezes deixado mensagens urgentes "não lida". John escaneia rapidamente boletins informativos e mensagens internas da empresa e responde ao número máximo não-emergência Posts com a qual ele pode manipular dentro de uma hora.

Quando a hora alocado para Começou com EmailChegando ao fim, John Smith não fecha a caixa de correio, mas paga muito menos atenção. Assim que chegarem novas mensagens, ele escaneia rapidamente os nomes de conteúdo e remetente, para dar-lhes uma certa prioridade. Se uma mensagem pode ser respondida sem parar por um longo tempo de outros assuntos, John faz. Mas ele começa a envolver-se em pós novamente.

Para o fim do dia, John aloca outros 30 minutos tentando dedicá-los exclusivamente o trabalho com e-mail. Neste momento ele está envolvido nas cartas, que o obrigam a qualquer ação: para dar a aprovação, escrever uma resposta detalhada ou para tomar qualquer decisão. Foi quando ele presta atenção às mensagens que são marcadas não lidas.

Eu poderia passar muito mais tempo para trabalhar com e-mail, mas essas restrições temporárias estão me ajudando a concentrar-se melhor e ser mais produtivo.

John Smith

Classificar e-mails de acordo com o tipo de resposta

Para algumas mensagens, John ainda criar uma pasta separada. Certas letras que ele não marca não lida, distribui todo em duas direções. Mensagens que exigem qualquer ação ou resposta de um colega (não necessariamente urgente), John colocar a pasta "Marca". Ele é projetado para e-mails, o que pode ser resolvido no dia seguinte ou mais tarde na semana.

Mesmo menos urgente cartas John se move para uma pasta, "ler". Além disso, ele usa um filtro especial que automaticamente colocar o boletim nesta pasta. Para instalar o filtro, você precisa gastar apenas um par de minutos, mas esta simples ação mais tarde você vai economizar uma grande quantidade de tempo e esforço.

Se você usar esse método, você terá três pasta activa, que diferem no grau de urgência de responder às mensagens de "caixa de entrada" com mensagens não lidas, "Marca" e "Read".

arquivar mensagens

Para tudo o resto, John Smith usa o recurso de arquivamento de mensagens. Isto ajuda-lo a limpar a caixa de correio e cabeça de tarefas desnecessárias.

Assim que leu a mensagem e tomar as medidas adequadas, seja ele uma empresa ou uma agência de notícias, que eu assinei, I arquiva os.

John Smith

Se a mensagem contém informações importantes que John gostaria de poupar para o futuro, ele marca um asterisco arquivado mensagem, para que possa ser encontrada mais rapidamente.

Tenha especial cuidado quando você decidir excluir a mensagem

John raramente usar a função de mensagens de exclusão. É uma lição que retirou da prática real. Uma vez que John eliminado a mensagem de um colega que contém as informações naquela época ele não considerou importante. Já depois de o empregado deixou a empresa, John precisava da informação dessa carta. Então ele percebeu que ele estava em capa dura.

Depois que eu comecei a remover apenas as letras que não são exatamente útil para mim no futuro. Sem ofensa, caros colegas, que me enviou uma linda SIFCO com selos, mas estas são as mensagens e entrar no "carrinho de compras".

John Smith

Para chegar a este sistema, John Smith tentou muitas abordagens diferentes que se mostraram bastante eficaz para ele. Ele testou os métodos utilizados por outras pessoas, mas logo percebeu que ele precisava para tentar outra coisa. John chegou à conclusão de que qualquer sistema funciona apenas quando ele se encaixa bem em termos de seu trabalho particular.

Tente este método ou procurar algo diferente. Você pode ser capaz de encontrar uma maneira de passar a trabalhar com e-mail é ainda menos tempo.