Controlar o "hidrante", ou Como não se afogar na enchente de informações e tarefas
Produtividade / / December 23, 2019
Com a sua lista de tarefas "hidrante" nunca está vazio. Porque "hidrante" - não é só informação, é uma fábrica de novos empregos. Alguns itens da lista de tarefas são claras, tais como e-mails do chefe ou clientes que requerem atenção. Mas muitos não são expressos de forma explícita.
Este artigo, que vale a pena ler e meditar sobre ele. O post que deseja comentar. Compartilhar gostaram com amigos e colegas.
Não importa quantas horas por dia você está envolvido em um pequeno negócio. A principal coisa é que eles fim à vista. Este é o "hidrante".
E este conceito é muito mais amplo do que apenas uma lista de tarefas. E no dia, infelizmente, ainda é de 24 horas.
cotovia
Se você é como eu, todo o bem trabalho criativo e complexo Ele está se movendo na parte da manhã cedo. Há muitas razões - psicológicas e fisiológicas, - porque isto é assim. Mas os "hidrante" seus ritmos internos estão profundamente indiferente. Porque, enquanto você dorme, a quantidade de informação continua a aumentar.
Pequeno-almoço, abra sua caixa de entrada, e o fluxo de quebra "hidrante" A tela que a noite inteira estava sob a pressão das letras nas contas de correio no "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello eo like. No seu calendário - atendendo às solicitações e instruções do chefe, parceiros, clientes, subcontratados, colegas. E o fato de que ontem não foi na lista de tarefas hoje iluminada e exige a execução imediata.
"Hidrante" não vai esperar por você. Ele alto exige o seu tempo e atenção.
De repente, o relógio 11 horas da manhã - e você já perdeu a melhor parte do dia.
Como responder a esta situação? Geralmente oferecem duas opções: ou para alterar o comportamento ou o uso da tecnologia. Mas por que não usar a tecnologia para criar uma base para a mudança de comportamento?
Como gerir as informações, tarefas e idéias de forma eficaz? Deve ser entendido que o fluxo contínuo de informações e, em geral, é mais fluxos: Informações fornecidas de e-mails, redes sociais e mídia, sites, jornais, durante as reuniões, amigos e até sua cabeça. Tudo o que não pode ser coberto.
Você tem que processar as mensagens, decidir o que fazer com eles: para responder, usar, compartilhar, salvar para mais tarde ou exclusão? Ao fazê-lo? E como encontrar o tempo para lidar com tudo isso?
Infelizmente, o modo multitarefa, quando você tentar obtê-lo de uma só vez não funciona. Você não controla sua agenda, você é difícil encontrar tempo livre, além do e-mail e foco em algo por mais de 5 minutos. Se assim for, confira o meu método de gestão de tempo para a máxima produtividade ao longo do dia - talvez isso é o que você precisa.
Três ferramentas e técnicas adicionais
ritual diário. Neste momento estamos envolvidos na organização e planejamento, enfocando as maiores e menores problemas.
O estudo - Queuing - informações sobre ações - Distribuição. Remessas do "hidrante" no material com que trabalhar. Formar uma lista de tarefas, uma biblioteca pessoal de recursos úteis, informações sobre a fita estável a partir das redes sociais e da mídia.
Trazendo casos até o fim. Nós gerenciar uma lista de tarefas e seu próprio tempo.
Trabalho de acordo com os ritmos internos
Só você vai ser capaz de calcular seu próprio conjunto de formas de aumentar a produtividade - tudo o que eu só posso compartilhar a minha.
I se destacar o melhor momento para enfrentar os desafios mais importantes
Na parte da manhã, quando meu cérebro funciona melhor, eu alocar 2-3 horas para garantir que os trabalhos sobre a tarefa mais importante, e não se distrair mais nada sobre isso. Estudos mostram que os trabalhadores que estão distraídos - ou são eles próprios distraídos - pelo menos uma vez a cada 3 minutos, requerem um mínimo de 20 minutos para mergulhar novamente a tarefa.
Comece o valor dia com uma tarefa difícil, mesmo que essa pessoa pode começar com algo mais fácil. Por dia obrigados a circunstâncias imprevistas, reuniões adicionais - e uma grande prioridade e não será executado.
uma pausa
Fosse o que fosse, geralmente após 60-90 minutos a concentração diminui, então eu compartilhar uma manhã o período de trabalho em duas partes, tornando-se uma pequena pausa, durante a qual deixa necessariamente o local de trabalho lugar.
Os cientistas argumentam que leva estilo de vida sedentário para problemas cardíacos, má postura, certos tipos de câncer.
Mesmo se você se sentar em um lugar por apenas 30 minutos, o metabolismo vai desacelerar para 90%.
à noite
O nível de energia cai drasticamente no período da tarde, razão pela qual muitos preferem neste momento para dormir um pouco. Depois do jantar, eu tento:
- Para atender as pessoas, tenho certeza, que dificilmente é capaz de fazer um bom trabalho de cada vez, e comunicação dá um impulso extra de energia;
- ocupa uma pequena, simples e objetivos organizacionais.
Manhã e à noite ritual
Você precisa decidir exatamente o que fazer durante estas horas. Isto significa que você precisa abrir o e-mail, para traduzir parte das mensagens na lista de tarefas e encontrar tempo para eles, entre outros projetos.
O problema é que as mensagens enche o seu mail - vampiros reais que se alimentam de seu tempo. Analisá-los, passar mais tempo e esforço do que parece. E a pior coisa que, não importa como ele tensas, uma parte de você sempre quer verificar a sua caixa de entrada.
A solução é que entrantes devem ser considerados como animais perigosos, que a maior parte do tempo que você precisa para se manter em uma gaiola, mas ainda de tempos em tempo para produzir, por isso eles próprios não estourar.
Tenho vindo a trabalhar com os membros duas vezes por dia - nos rituais manhã e à noite. Estou tão acostumado a esse procedimento que o trabalho com entrada tornou-se louco para a mesma tarefa automatizada, tanto para a necessidade de comer o corpo e beber.
Entre esses dois períodos, não me preocupar se algo no correio e não foi esquecido se eu tenho algo importante - Eu confio no meu sistema. Portanto, fechando a caixa de correio, eu vou trabalhar com a cabeça limpa.
E como o ritual da manhã é geralmente curta (a maioria das questões organizacionais esquerda para o ritual da noite), eu presto mais atenção para a tarefa mais importante.
lista de tarefas
Para organizar o seu dia e parar o fluxo de entrada, sugando todo o suco fora de sua vida, você precisa de técnicas e ferramentas de uso.
Uma dessas técnicas eficazes é o "Estudo - Queuing - informações sobre ações - Distribuição", que se traduz em um fluxo casual:
- conveniente para a lista de tarefas,
- biblioteca pessoal de materiais úteis, que são armazenados para posterior operação com eles,
- um conjunto de materiais para compartilhar com colegas.
Idealmente, estes precisam ser abordadas durante a manhã e à noite ritual. Vamos examinar esse processo em mais detalhes.
O estudo incluiu
caixa de entrada - É tudo a partir de e-mails e mensagens no Twitter e terminando suas gravações.
Em primeiro lugar, lembre-se, não há entrada não exigem uma resposta imediata. Nós todos aprendemos para enviar e receber respostas rápidas para e-mails, mas é errado: quem espera que impõe obrigações adicionais em você.
Em segundo lugar, abrir cada e-mail e responder a ela - absolutamente ineficiente. Você será mais produtivo se você fizer uma coisa. Por exemplo, basta navegar sua caixa de entrada. Nosso cérebro não é muito boas ligações múltiplas tarefas juntas. Quando as pessoas pensam que eles podem facilmente lidar com multi-tasking, na verdade, eles só mudar rapidamente de uma tarefa para outra. Mas isso tem um efeito negativo sobre a percepção e concentração.
Portanto, quando você abrir a caixa de entrada, simplesmente vê-los. Este é um modelo clássico de processo único "para levar o caso até o fim":
- se você pode ver a entrada em menos de dois minutos, e fazer;
- se você não pode, adicioná-lo à lista de tarefas que precisam voltar mais tarde;
- você pode simplesmente ignorar o arquivo.
Mesmo se você abrir sua lista de incoming imediatamente após exibir uma mensagem na fila, você ainda tem tempo para reajuste.
Opinião da manhã de entrada apenas quando absolutamente necessário.
Quando de manhã para ver as mensagens, pergunte a si mesmo uma pergunta: se eles são urgentes? Estas mensagens urgentes - o seu inimigo número um, como eles levam tempo longe precioso que gostaria de passar para executar a tarefa mais importante.
Caso contrário, você só precisa adicionar à lista de selecionar "Verificar mensagens à noite" tarefas.
Queuing
tarefas não urgentes que levam mais de 2 minutos, colocar em uma das duas seções de linha:
- O que você precisa ler este: recursos online que você precisa ler e ponderar um clique adicionar aos bolso. Estes materiais podem voltar mais tarde e a partir de qualquer dispositivo.
- O que precisa ser feito: as mensagens recebidas usando DoIt.im encaminhadas diretamente para a lista de tarefas.
Claro, a lista de tarefas pode ser manualmente, mas eu acredito que é mais conveniente aplicação.
Leitura e distribuição de materiais na biblioteca pessoal
Durante a noite ritual eu voltar para a lista de tarefas e verificar os materiais que estão em fila para a leitura. Desde que eu uso o bolso, eu posso vê-los enquanto viajam no metrô enquanto espera para uma reunião ou em qualquer outro momento livre. Portanto, eu geralmente rapidamente reprimiram na lista.
Se o material é realmente vale a pena, eu adicioná-lo à Diigo - minha biblioteca on-line de materiais úteis. É possível organizar as tags, tão fácil de encontrar um bilhete no dia seguinte, um mês ou até um ano. E um agradecimento especial pela oportunidade de Diiogo Pesquisa facetada.
tag l8r (que é posterior - do Inglês. "Mais tarde") coloca o recurso em outro lugar, para que eu virar durante as verificações noturnos lista de tarefas.
Além disso, Diigo salva automaticamente uma cópia de qualquer texto que eu adicionei no campo nota. I pode editar esta nota, cole observações, idéias que aparecem em um momento oportuno, quando eu quero alguém para material de ação.
ação
Algumas tags em Diigo permite que você publique um lugar de recursos. Obrigado por que mágica IFTTT:
- com a tag Como o material é enviado para o meu post citado Tumblrkak
- se você selecionar um tag Tweet título e um link para o post enviado para o Twitter,
- Você pode configurar as tags para outras contas: LinkedIn, Facebook ...
Graças a este método, todo o fluxo do "hidrante" é enviado para a lista de tarefas e uma biblioteca pessoal e recursos selecionados, por sua vez, pode ser compartilhado. E tudo isso sem perder o foco.
ritual da noite
Desde esta manhã, eu quero focar o trabalho criativo, noite ritual - é a pedra angular para o planejamento para todo o dia.
Como faço para iniciar um ritual noturno
Até o momento após o almoço:
- Já terminou a manhã para o trabalho na tarefa mais importante;
- entrada acumulada mensagens não lidas que recebi quando eu estava ocupado trabalhando na tarefa mais importante;
- na fila na lista de tarefas contidas Taxco, que eu coloquei lá de manhã, e as tarefas comuns que eu executar durante a noite ritual todos os dias.
tarefas diárias atuais
Como mencionado anteriormente, à noite ritual inclui tarefas como:
- View. Esta é uma inspeção completa de todos: Eu lidar com todos os possíveis, mesmo com esses materiais, o trabalho que vai demorar mais de 2 minutos.
- Leia, distribuir, compartilhar. Eu trabalho com todas as coisas interessantes que eu adicionados nas últimas 24 horas.
- lista de tarefas de controle. Abra sua vez, os objectivos e com base no progresso alcançado no trabalho sobre a tarefa mais importante, I:
- Eu decido que vou fazer esta noite, e que transitam para o dia seguinte,
- decidir qual tarefa é a tarefa mais importante amanhã de manhã, e determinar quanto tempo ele terá de ser pago,
- do horário programado para descansar (ou stand-lo em seguida ou nunca).
Há vários casos em andamento, por exemplo, para responder a e-mails recebidos ontem, ou hold contabilidade finanças e outros. Alguns deles só aparecem no dia especial. Por exemplo, eu verificar o acima Diigo toda quarta-feira e sábado.
teste semanal
Toda segunda-feira na lista de tarefas que você precisa para incluir o item "Faça uma lista de metas para a semana." Então, toda noite durante uma semana, eu tenha em mente o objetivo: vir a calhar quando você precisa decidir o que fazer hoje, eo que deixar para mais tarde.
Toda sexta-feira à noite, eu mentalmente rever essas metas e avaliar criticamente-los.
Só então vem o tempo de descanso
Enquanto a noite mais fácil de gerenciar cronograma e mais difícil de trabalhar em problemas difíceis, em seguida, durante o dia eu sou susceptível de ser envolvido em vista e adicionar tarefas e materiais no lugar. Mas, mesmo neste caso, pelo menos metade do dia a caixa de entrada será fechado.
Meu dia termina objetivo "Study - Queuing - informações sobre ações - Distribuição", então uma nova voltas dia para começar sem uma carga de negócios inacabados.
Esperamos que esta técnica está aumentando a produtividade será útil.