Método Inbox Zero - a melhor maneira de lidar com milhares de e-mails não lidos
Produtividade / / December 23, 2019
Uma pilha de e-mails não lidos, constantemente sair na pasta "Caixa de entrada", irá causar pânico em ninguém. Se você tem um monte de parceiros de negócios e colegas com quem você interage na correspondência, você só precisa manter sua caixa de correio limpo e arrumado.
CEO JotForm Aytekin Tanque ofertas uma maneira interessante de organizar e-mail intitulado Inbox Zero. Como o nome indica, o método é manter simplesmente a sua pasta "Caixa de entrada" está vazio.
Geralmente, Tanque não inventou nada de novo. Inbox Zero há muito tempo estabelecida escritor e blogger Merlin Mann, e é um método comprovado e bem conhecido. Aproximadamente a técnica de trabalhar com documentos descrevem mais David Allen em seu livro "Como assuntos em ordem». Tanque apenas adaptou-o à interface web do Gmail.
I enviar e receber centenas de e-mails todos os dias. Mas no final do dia minha caixa de correio está sempre vazia. Eu não tenho uma secretária que iria processar minha correspondência. Eu aderir ao princípio, que é chamado Inbox Zero. Este não é um grande negócio.
Aytekin Tank, empresário, fundador e CEO JotForm
Tanque lista as vantagens do método Inbox Zero:
- Você não vai perder uma mensagem importante, se a sua pasta é "Caixa de entrada" está vazio.
- Você não vai fazer seus destinatários que esperar muito tempo, porque em breve será capaz de responder às suas cartas.
- Em sua caixa de correio não irá acumular centenas ou milhares de e-mails não lidos.
- Você vai economizar mais tempo nas tarefas realmente importantes e não vai passar horas brincando com e-mail.
Aytekin TanqueSei que muitas pessoas que apreciam todos os seus e-mails sem eliminar. Como resultado de sua caixa de correio começa a olhar como um feed do Twitter. Isso é inconveniente. Você constantemente se perder nas cartas.
Suponha que você estiver usando o Gmail - embora este método pode ser adaptado a qualquer provedor (Hotmail, «Yandex», Yahoo) ou cliente de e-mail (Outlook, Thunderbird ou Sylpheed). Dedique depósitos relance de mensagens não lidas e prossiga.
1. Limpe sua caixa de entrada
Assim, adotando o método de Inbox Zero, você precisa agir de forma decisiva. Abra a "Caixa de entrada", selecione todas acumuladas lá e-mails e arquivá-los todos de uma vez. Para alguns vai parecer loucura existente, mas Tanque recomenda para fazer exatamente isso.
Aytekin TanqueVocê precisa começar com uma caixa de correio vazia. Este guia não ajudá-lo, se na "Caixa de entrada" acumulou dezenas de milhares de cartas. Então, de volta-se tudo e começar do zero.
2. Trate suas cartas em ordem cronológica
Para desenvolver este hábito útil, você vai precisar de uma certa disciplina. Quando você processa seus e-mails, comece com a mensagem mais antiga e passar para fresco. Assim você vai economizar uma ordem cronológica e não se confundem.
Processo de escrita irá ajudá-lo duas funções no Gmail:
Ativar o "Auto de avanço". Para fazer isso, vá para "Configurações» → «Geral", de rolagem para 'Auto-advance' e ativá-lo. Agora, quando você responde ou mensagens do Gmail de backup não irá voltar à lista de mensagens recebidas, e exibe a seguinte mensagem. Assim você será capaz de lidar com as letras uma a uma, na ordem em que são recebidos, não importa o que distrações.
Em seguida, ligue o botão "Enviar e arquivar" se você não tiver ligado. Abra o "Configurações» → «geral» e encontrar a opção 'Mostrar o' Enviar e arquivar 'na resposta'. Assim, você vai economizar tempo. Afinal, se você já respondeu à carta, não há sentido para mantê-lo na "Caixa de entrada", não é? Clique no botão enviar e-mail é automaticamente movido para o arquivo.
E outra coisa importante:
Aytekin TanqueNão use e-mail como chat. Não há nada pior do que produzir muito longa cadeia Responder de cartas constantemente citados. Se você precisa falar, mensageiro uso imediato, Slack chat ou contato por telefone. E-mail não é adequado para isso.
3. Respondidas - Arquivos
A principal regra é o método de Inbox Zero: a sua pasta "inbox" - este não é o lugar onde você deseja armazenar o correio. Todos os e-mails na caixa de correio devem ser processadas imediatamente. Lê-los um por um e responder a qualquer e arquivar, se a mensagem requer uma resposta, ou simplesmente arquivar o, se a mensagem de resposta não é necessária.
Se você não pode responder imediatamente a qualquer e-mail, há duas opções:
- Salve-o em seu aplicativo de organizador. Isso pode ser Evernote, OneNote ou qualquer gerenciador de tarefas. Defina a data que o programa irá lembrá-lo para escrever uma resposta no momento certo.
- Se você pode apenas escrever a resposta, mas a meta é colocá-lo depois de um tempo, use o entrega adiada no Gmail. O mesmo é capaz de Outlook, Thunderbird e outros clientes.
4. Basta fazê-lo
Todos os preceitos da grande e poderosa David Allen. Se o e-mail requer uma ação, o que leva alguns minutos, apenas fazê-lo agora. Não copie a carta para a lista de coisas a fazer. Não deixá-lo na pasta "Caixa de entrada".
Aytekin TanqueSe você precisa fazer um pagamento, basta fazê-lo agora. Se você precisar enviar um comentário a um colega enviar imediatamente. Se o caso leva um par de minutos, não faz sentido colocar off.
5. Use atalhos de teclado
atalhos reduzir significativamente o tempo de processamento de e-mail. Com eles, você não terá que dirigir o cursor do mouse e para trás. Tanque recomenda para lembrar e usar os três teclas de atalho:
- E chave permite arquivar a mensagem rapidamente. Leia, pressione E, arquivado. É simples.
- botão R é usado para escrever rapidamente uma resposta. Se você quiser responder a uma mensagem, clique nele, digite a resposta, nós pressione Enter.
- chave F para a frente recebido e-mails para outros destinatários.
Aytekin TanqueEu não acho que você precisa quaisquer outras teclas de atalho. No Gmail, eu uso apenas três atalhos. Para tudo o resto, há um rato. Mas hotkeys listadas permitem executar rapidamente as três ações mais comuns com e-mail, para que eles economizar tempo considerável.
6. Configure filtros
filtros de e-mail - uma ferramenta extremamente útil que faz um monte de trabalho para você. É o suficiente para colocá-las uma vez, e eles vão te salvar um monte de tempo.
Se sua caixa de entrada que você encontrar regularmente carta sem importância (notificação de serviços de Internet, automática mailing, e assim por diante), então ou unsubscribe a partir deles, ou ajustar os seus filtros para essas cartas foram arquivados automaticamente.
7. Caixa de entrada está vazia - Fechar-mail
Quando você está tentando se concentrar no trabalho, não pode ser constantemente distraído por e-mail. Então ater às regras, quando a pasta "Caixa de entrada" está vazia, perto da guia ou e-mail cliente Gmail e esquecer o correio nas próximas horas. Basta estar envolvidos no trabalho.
Desativar todas as notificações para mensagens de e-mail recebidas. Eles são muito perturbador.
Aytekin TanqueVocê pode re-abrir o correio em poucas horas para processar as mensagens acumuladas lá, e, em seguida, voltar ao trabalho. O objetivo do método da caixa de entrada Zero - força-se para não ser distraído por e-mails recebidos. Você tem que gerenciar sua caixa de correio sem ele você.
Se você já tentou a técnica Inbox Zero e estão dispostos a dizer-lhe o que você tem, ou quer sugerir um método melhor - escrever nos comentários.
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