Como transformar «Google Spreadsheets" em perfeita GTD-sistema
Produtividade Serviços Web / / December 23, 2019
Em 2001 um livro apareceu nas prateleiras "Como assuntos em ordem: a arte da produtividade sem stress"De autoria de David Allen (David Allen). Em seu especialista em gerenciamento de produtividade e tempo mostrou o quão importante é ter um sistema comprovado para uso pessoal, negócios e outros fins.
Allen introduziu um sistema chamado GTD, Que tem ajudado um grande número de pessoas que trazem para os seus assuntos. Como uma espécie de escudo pode ser usado para diferentes serviços como o Wunderlist, Todoist, Trello e Evernote, mas muitas vezes eles são muito complicados ou não suficientemente funcional. Estes serviços não têm meios óbvio, mas uma alternativa digna - «Google Spreadsheets ".
Vantagens sobre outros aplicativos
1. Boa visualização = melhor compreensão
Desordem, físico ou digital - é o verdadeiro problema com as consequências fisiológicas. Um dos principais - perda de eficiência. Quando você olha para a lista de projetos, que ocupam um monte de espaço para o texto e todos os tipos de investimentos, seus começos do cérebro a entrar em pânico. Devido a isso, você se torna menos produtivo.
«Google Spreadsheets", por sua vez, - um conjunto de linhas e colunas. Mesmo quando na frente de seus olhos 35 projectos, todos eles são elementos simples da tabela: o familiar, compacto e ao mesmo tempo cheio de informações.
2. Fácil de inserir e editar
Bom sistema de produtividade - é o que é fácil de inserir informações. Nada deve interferir com a adição de projetos e tarefas, bem como a sua mudança.
Para adicionar algo para a mesa, o suficiente para clicar sobre a célula e digite o texto. Não há carrapatos, opções e botões - você simplesmente digite o texto tudo o que é necessário.
Se necessário, um lugar para adicionar uma coluna, as células de mesclagem, e assim por diante - uma variedade de opções.
3. flexibilidade
Qualquer produtividade do sistema deve ser suficiente flexível. Você deve ser confortável conteúdo classificar e filtrar com base na mudança de prioridades. «Google Spreadsheets" permitem criar filtros com base em critérios diferentes.
Algumas pessoas que aderem a GTD e outros sistemas utilizados em cada contexto tarefa. Para cada um deles ligado rótulo como "@ telefone" ou "@ computador", você pode visualizar Apenas os casos que são viáveis onde você está, e com as ferramentas que têm de você sob mão.
Em «Google Spreadsheets" é muito fácil de manter filtros personalizados com vários critérios. Você é livre para chamar esses filtros como você quer, o que acelera a busca por eles.
4. A simplicidade e a amplitude da capacidade
Uma das principais vantagens das tabelas - sua simplicidade. E porque eles são fáceis de usar, eles fornecem uma ampla oportunidade. Estes são organizados com facilidade e se comunicar com outras informações.
Você pode criar uma célula com texto simples, e você pode escrever uma fórmula que combina várias partes de dados para a função. Você decide como deve ser ligada seus dados.
5. Multi-plataforma
Todos os itens acima se aplica a qualquer programa para criar planilhas: Microsoft Excel, BrOffice, OpenOffice Calc, números da Apple, e assim por diante. Em todos - os mesmos princípios básicos das linhas, colunas e fórmulas. Mas «Google Spreadsheets" operar completamente na nuvem, com rápida e confiável.
Você é livre para trabalhar com qualquer sistema operacional, a partir de qualquer dispositivo. É o suficiente para ter uma conexão com a internet e um navegador instalado.
exemplos de utilização
Seu GTD-documento pode conter qualquer número de folhas. Imagine que eles têm sete.
- projetos. Allen define um projeto como uma tarefa, que consiste de mais de dois passos e cuja implementação exige até 12 meses. Na lista, você pode fazer qualquer coisa - até mesmo o projeto pode ser substituído óleo de motor.
- negócios futuros. Uma lista de coisas que você pode fazer agora. Você pode especificar as datas aproximadas e implementação prioridade.
- expectativa. Coisas que o desempenho que você espera de outras pessoas. adicionar projetos relacionados e registro, se desejado, sobre a última vez que falou com essas pessoas.
- agenda. As obras que precisam ser discutidos nas reuniões regulares. Por exemplo, se você está falando com um rosto semanal colega para rosto, em seguida, preencha aqui que quer negociar com ele. Também é possível adicionar uma coluna com projetos relacionados.
- incubadora. Liste as coisas que você quer fazer algum dia, mas ainda não sei exatamente quando.
- revisão semanal. Uma lista de tarefas que você executar quando Resumir semana. Isso pode ser para verificar os projetos existentes ea adição de novo, fechando as "caudas", e assim por diante.
- projetos concluídos. Esculpir projeto concluído e inseri-lo na lista e marca quando terminou. Se o projeto só tinha de se livrar de, é também a ser gravado.
projetos
O número de colunas nesta folha pode ser diferente, mas existem dois principais, em que todo o sistema repousa: "Projeto ID" e "Próximos assuntos."
Projeto ID - é o seu número exclusivo. Atribuição de identificadores se estende para além Sheets «Google ". Eles podem manter todo o seu sistema organizacional. Por exemplo, se você armazenar arquivos e notas relacionadas a projetos em outros serviços, você pode usar os mesmos números neles. Isso acelera significativamente a busca de arquivos e informações, e permite que você não manter muitas coisas em mente.
Na coluna "Os próximos casos" seguiu os três aspectos de cada projeto:
- quantos casos adicionado à guia "Próximos assuntos";
- quantos itens associados a este projecto é a guia "em espera";
- como elementos relacionados com o projeto, localizado na guia "Agenda".
fórmula - uma função simples de contagem, que verifica estas três guias, e fornece informações sobre quantas atividades ligadas a este identificador projeto. Esta coluna permite-lhe encontrar rapidamente projectos sem tarefas executadas. A seqüência de "0 | 0 | 0 "indica que é necessário tanto para adicionar ações para o projeto ou adiá-la.
"Espera" e "Agenda"
Nestas páginas indicam o nome da pessoa que você precisa dele, e quando você me pediu isso, aplica-se a qualquer projeto. Se você reunir regularmente com essa pessoa, então ele é enviado para a "agenda". Quando você vê-lo apenas ocasionalmente, em seguida, adicioná-lo à "espera".
incubadora
Em uma entrevista, Allen disse que, se qualquer projeto durante uma semana não se moveu um milímetro, ele envia-lo para a "Incubadora". A idéia é simples: se você não fazer um projeto em uma base regular, em seguida, removê-lo da lista, que é constantemente em mente. Devido a este projecto não é uma bagunça e, como conseqüência, há uma barreira psicológica para a implementação de processos importantes.
A cada semana, olhar para o "Incubator" e quer mudar o status do projeto sobre o "ativo" ou não tocá-lo, ou completamente removido.
revisão semanal
Este guia ajuda a garantir que o seu listas de tarefas ajuda a melhorar a sua vida pessoal e empresarial. Então, você precisa constantemente rever estas listas e mantê-los atualizados.
"Weekly Review" pode consistir de perguntas e idéias para reflexão. Na verdade, esta lista de gatilhos únicos que lembrar da necessidade do projeto. Além disso, ele ajuda a verificar se você ainda atender aos seus objetivos para seus propósitos.
projetos concluídos
Se você precisar chamar o resultado de um projeto, para ajudar a folha. E mesmo se você sabe o que o projeto tenha terminado - Por exemplo, você jogou-o - que às vezes é útil para descobrir quando você tomou essa decisão.
«Google Spreadsheets" Funções Úteis
notas
Eles podem ser usados de várias maneiras. Um deles - para anotar todos os possíveis casos futuros para um projeto particular. Depois, você pode copiá-los diretamente na lista de "Próximos assuntos", acrescentando que a data de conclusão desejada.
Notas também são úteis para a sua finalidade pretendida. Adicionar notas ao status do projeto, para celebrar marcos importantes e adicionar informações úteis.
Para adicionar uma nota, clique com o botão direito na célula e escolha "Insert nota".
comentários
Os comentários, em contraste com as notas são automaticamente hyperlinks formatados que às vezes podem ser úteis. Número de comentários exibidos na guia folha na parte inferior. Além de comentários, você pode colaborar com outros usuários. Eles adicionar notas semelhantes.