O que é um erro de planejamento e como avaliar o tempo

O que é um erro de planejamento

Nos últimos três anos, eu pintei cinco quartos em casa. Eu começo com o quarto e foi planejado que a condução com ela por uma semana. No entanto, o toque final feita apenas depois de um mês.

Pense, mudança para o segundo quarto, eu tenho desde a sua pintura de um mês? E aqui e ali. Eu estava certo de uma vez já recheado sua mão, então, só para terminar o fim de semana, no máximo - para a próxima. Mas eu tenho um mês à esquerda novamente. Como em cada um de todos os outros quartos. Excepto na cozinha - para ela que levou ainda mais tempo.

Cada vez, pronto para pintar outra sala, eu esperei por uma ou duas semanas tudo estará pronto. A experiência me disse que eu não iria gerir em menos de um mês. No entanto, a desistir de confiança no fato de que muito neste tempo ele definitivamente vai mais rápido, era difícil.

Neste presunçoso, porque nós subestimamos a necessidade de nós para resolver problemas de tempo, tem um nome: erro de planejamento. Este conceito é no final dos anos 70 entrou

Previsão intuitiva: preconceitos e procedimentos corretivos psicólogos Daniel Kahneman e Amos Tversky.

Os cientistas explicaram que, quando planejamento as pessoas muitas vezes ignoram a sua experiência anterior. No meu caso, foi o facto do quarto pintando cada vez que eu precisava de um mês inteiro. Normalmente, vamos nos concentrar apenas na tarefa em mãos: é um quarto pequeno, portanto, terá que pintá-lo por muito tempo.

Daniel Kahneman conta em detalhes sobre isso em livro "Pense lento... Faça a sua mente rapidamente." Ele afirma que os erros no planejamento são normalmente associados com duas coisas:

1. Nós não consideramos o quanto tempo que levou para executar tarefas semelhantes no passado.
2. Assumimos que não se deparar com dificuldades, o que causará atrasos.

O que causa uma estimativa incorreta do tempo

conformeSucesso em Tempos Disruptive Project Management Institute, apenas pouco mais de metade de todos os projetos são concluídos dentro do cronograma.

Mas uma coisa - a subestimar a quantidade de tempo que você precisa para pintar o quarto (ele só leva um pouco de inconveniência). É outra bem diferente - para fazer o mesmo erro na avaliação das tarefas de trabalho e projetos. Aqui, as consequências poderiam ser muito mais grave.

Na melhor das hipóteses, isso levará ao fato de que você ou sua equipe terá de trabalho horas extras. Na pior das hipóteses - a uma falta de orçamento, pequenos lucros, patrões e clientes insatisfação.

Como avaliar o problema corretamente

Você precisa parar de planejamento, confiando intuição. É melhor usar um equipamento especial.

1. Desenvolver a experiência anterior

Psicólogos recomendam que Kahneman e TverskyPrevisão intuitiva: preconceitos e procedimentos corretivos: Antes do trabalho não deve apenas avaliar o que precisa ser feito, e mais, e para estimar quanto tempo normalmente é gasto com essas tarefas.

Por exemplo, você precisa criar um novo recurso para aplicações móveis - Saiba quanto tempo para gastar em sua equipe tem um problema semelhante. Quer escrever um comprimento post 4000 palavras - Obter dados sobre quantas horas ou dias você tomou última vez.

Se você trabalha sozinho, a maneira mais fácil de coletar essas informações - uso aplicação para controlar o tempo. Use-o com diferentes tipos de tarefas, e, em seguida, usar os relatórios prontos.

Para as atividades no software de gerenciamento de projeto útil equipe. A maioria deles usa vários métodos de coleta de dados, tais como contabilidade do tempo de operação real e a construção de um gráfico de Gantt.

2. Peça ao outro para avaliar o seu problema

Em 1994, o Jornal da personalidade da American Psychological Association' e da psicologia social ", publicou os resultadosExplorando o «Planejamento Falácia»: Por que as pessoas subestimam sua a conclusão da tarefa Tempos cinco estudos realizados por Roger Bühler, Dale Griffin e Michael Ross.

Eles confirmaram que as pessoas muitas vezes cometem o erro de planejamento descrito por Kahneman e Tversky. Mas descobri outra coisa: que muitas vezes subestimar os custos de seus próprios problemas, mas pode ser bom para prever quanto tempo leva para outra pessoa.

Os cientistas pediram aos participantes para sugerir quanto tempo leva para executar uma determinada tarefa a outra pessoa. Quando você responder a aqueles mais frequentemente baseou na experiência do passado. E mesmo quando não era, as suas estimativas eram muito mais racional do que as conclusões daqueles que tinha para executar a tarefa.

Isso ocorre porque geralmente estamos atitude muito otimista suas habilidades. E muito mais objetivo quando se trata de alguém. Então, ao invés de tentar avaliar o problema por conta própria, pedir a um amigo ou colega para fazer isso por você.

3. Faça um intervalo de datas, e considerar a possibilidade de atrasos

Há bem conhecida conhecida - coisas que nós sabemos que nós os conhecemos. Há também incógnitas conhecidas - coisas que sabemos que eles não sabem. Mas ainda são desconhecidos, desconhecido - estas são coisas que nós não sabemos que não sabemos eles.

Donald Rumsfeld, político norte-americano

Nesta citação frequentemente citado em gerenciamento de projetos. Para permitir desconhecidos desconhecidos mencionados por Rumsfeld, os gerentes usam o chamado cone de incerteza. Ele é projetado para a imagem de uma gama de tempo, que pode exigir a tarefa.

Quando você começar a trabalhar no projeto, você é um pouco mais sobre ele você sabe. Portanto, o tempo real necessário para completá-lo, pode variar muito com a previsão. Você acha que o trabalho vai levar dois dias, e pode realmente precisa de oito. Ou apenas algumas horas.

Mas no decorrer deste intervalo processo é reduzida. Mas dizer exatamente quanto tempo você precisa, você será capaz apenas no final - quando projeto concluído.

E, no entanto, o cone de incerteza nos permite dar uma estimativa mais precisa. Se você sabe pouco sobre o próximo projeto, dividir o trabalho a tempo estimado para quatro para encontrar o limite inferior do intervalo, e multiplicar pelo mesmo montante, a fim de determinar o limite superior. Que terá, por exemplo, de 1 a 16 dias.

Se um grande leque não combina com você, use a conta somente o limite superior - então, presumivelmente, o trabalho vai demorar 16 dias. Este não é o número exato, mas o mais provável, é mais próximo da realidade do que sua estimativa inicial.

4. tarefa taxa a três pontos

Este método será mais objetiva. Para cada tarefa, você precisa avaliar:

• o melhor cenário;
• pior cenário;
• o cenário mais provável.

O primeiro número é provável que coincidem com sua estimativa inicial. Avaliação do cenário mais provável pode ser baseada em dados empíricos que você tem. Mas ao avaliar o pior necessidade de considerar quanto tempo que seria necessário se as coisas derem errado.

Ter três números, calcular um valor médio. Por exemplo, se o melhor cenário - Durante três dias, os prováveis ​​- cinco dias, e o pior - nove, basta adicionar 3 + 5 + 9 = 17. Em seguida, dividir esse número por três. Acontece uma média de 5,67 dias - esta é a sua previsão para o tempo necessário.

5. Calcular o coeficiente de erro

Steve Pavlina autor livros "O curso de desenvolvimento pessoal para pessoas inteligentes" recomenda contar taxa de quanto você está enganado no planejamento. No futuro, este número será utilizado para todas as suas tarefas.

Avaliar o tempo para vários casosQue você precisa para realizar em um futuro próximo. Grave suas suposições. Depois de terminar o trabalho, nota o quanto você gasta no total.

Adicione-se todo o conjunto hora programada. Faça o mesmo com o real. Agora tudo o tempo real é dividido em uma avaliação inicial - você obter o equilíbrio certo.

Por exemplo, você ter calculado que, para executar várias tarefas exigem 12 horas. Mas no final, passamos 15. taxa de erro: 15/12 = 1,25. Isto significa que a tarefa tomou-lhe 25% mais tempo do que o planejado.

Agora sempre multiplicar sua avaliação inicial sobre a taxa de erro resultante - e eles serão mais precisos.

6. Avaliar no momento mais improdutiva do dia

analista e autor de literatura de negócios Daniel Pink em American sua livro "Taymhaking. Como a ciência nos ajuda a fazer tudo a tempo ", ele mergulhou em pesquisas sobre o nosso cronotipo - relógio interno.

Ele estudou como eles afetam o nosso bem-estar durante todo o dia. E eu achei que cronotipo não só controlar a nossa atividade física e mental, e mais e determinar o que hora do dia estamos mais criativo quando e tendem aos pensamentos positivos e negativos.

Rosa refere-se a um estudoDiurna e sazonal Mood Vary com o trabalho, o sono eo comprimento do dia entre culturas diversas Scott Golder e Michael Macy, que analisou o humor das pessoas em mensagens do Twitter. Eles descobriram que o usuário normalmente posições malopozitivny precisamente em períodos de produtividade recessão.

Para a maioria das pessoas, este declínio vem no meio do dia, logo depois do almoço. De acordo com Golder e é improvável que, neste momento, você terá um bom humor Macy. Que isso pode ajudar a evitar excesso de confiança e otimismo, e no final - para planejar de forma mais eficaz.

Assim, a essência do último método - para avaliar o problema, enquanto em declínio de produtividade. Trata-se de seis horas depois de acordar. Mas você pode simplesmente esperar até que bom senso suficiente de dispersão e fadiga.

O resultado da verificação de que você é mais próximo da realidade, o planejamento de seu tempo desta forma.

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Muito compreensão de erros de planejamento irá ajudá-lo a avaliar o problema corretamente. Talvez você não consegue controlar sua tendência a superestimar suas próprias habilidades. Mas se você está ciente do efeito do excesso de otimismo, e tentar reduzir este efeito, ele se tornará muito melhor gerir o seu tempo.

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