Como limpar os assuntos e tudo para manter o ritmo: Guia completo sistema de GTD
Produtividade / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor do projeto "mestre produtividade».
Que bom sistema GTD?
serviços de produtividade O problema é que todo mundo está se posicionando como um lugar onde você pode resolver todos os problemas, armazenar informações, para se comunicar. A maioria dos serviços que você oferece para definir prioridades e agir de acordo com eles.
Mas poucos concentrado lata na execução de tarefas importantes e não prestar atenção enquanto nas pequenas coisas: tarefa urgente, o desejo de colegas, amigos ou conhecidos. Quando a tarefa torna-se muitos, é difícil de entender. Portanto, na prática, é necessário o uso de vários serviços para a gestão de caso. Quando recebendo um grande número de casos, estamos começando a ficar confuso nestes serviços, e as listas e, eventualmente, deixar de usá-los.
Métodos de Getting Things Done (GTD) fornece um plano universal no lugar para construir um sistema único, no qual você pode resolver qualquer problema. Você será capaz de relaxar e não se preocupar, pois terá a certeza de não esquecer nada. No momento certo, o sistema irá sugerir o que fazer e o que focar.
Então, por que tantos trabalhos improdutivos?
As pessoas estão começando a trabalhar improdutivo, quando projetos e tarefas torna-se muito. Eles acham difícil manter tudo na minha cabeça, vamos definir prioridades sozinho. Então, ou não fazer nada, ou fazer o que é mais fácil e mais coisas a fazer procrastinar. Há um outro problema: quando as tarefas urgentes a serem resolvidos ontem.
Além disso, a pessoa começa a se cansar rapidamente, torna-se irritável. Ele estava constantemente correndo como um esquilo em uma rotina de roda, e projetos realmente importantes, monetárias e estratégicas ficar à margem.
Com esta situação irá lidar com sistema de Getting Things Done, David Allen descrito no livro, Que foi lançado em 2001 e tornou-se um bestseller internacional.
Conte-me sobre os conceitos básicos de GTD, que precisam de saber
rotina - Estas são as coisas, pensamentos e preocupações que perturbam, distraem e desperdício de energia. Enquanto rotina não transferido para o problema, é impossível de controlar. Pensando no mesmo problema algumas vezes - é um uso ineficiente de energia criativa que dá origem à frustração e stress.
O objetivo do GTD - para libertar a cabeça de rotina e eliminar o estresse interno.
memória humana operacional - área do cérebro onde há uma memória de curto prazo. É aí que geralmente somar o negócio inacabado atual, dada a outras promessas pessoas e outros pensamentos que nos preocupam. Infelizmente, não é limitar a quantidade de rotina, você pode manter o cérebro para funcionar corretamente. Se a memória estiver cheia, você está distraído por pequenas coisas e esquecer seus objetivos, o que leva ao estresse.
Ferramentas para coleta de dados - que, quando a informação entra e onde você consertar o que precisa ser feito. Por exemplo:
- organizadores;
- cadernos;
- e-mail;
- calendário;
- gravador.
Cart "Inbox" - um único repositório para rotina que você ligar nos assuntos e tarefas. Uma das mais importantes regras com uma cesta de "Caixa de entrada" - é a sua limpeza regular.
ações simples - ações de uma etapa que necessidade de realizar menos do que dois minutos. Na prática, é mais conveniente para levar estas coisas em cinco minutos.
projeto - uma tarefa para a qual a execução requer mais do que um passo. Você precisa deixar um lembrete sobre o projeto e descrever os primeiros passos para a sua implementação. Como resultado, as voltas projeto em uma ação simples que podem ser executadas nos próximos cinco minutos e obter o resultado final.
O projeto deve ser um link para o cartão ou arquivo, que descreve os detalhes: responsáveis, prazos, categoria (por exemplo, "Marketing", "porção Legal", "Desenvolvimento"), as referências às placas menores tarefas. Tal estrutura é conveniente para organizar em Trello.
lista contexto - uma lista de coisas convenientes para executar sob certas condições. Por exemplo, a lista de atalhos "Compras" é uma lista de itens e produtos que você precisa comprar na loja. No "chamadas" pode ser uma lista de chamadas que você precisa fazer quando você está livre.
listas de contexto individuais convenientes para as pessoas com quem você trabalha e se comunicar. Quando encontro com uma pessoa em particular, você pode rapidamente abrir a lista e decidir as perguntas necessárias.
Como faço para usar o calendário?
o calendário é necessário introduzir:
- As acções a executar em um determinado período de tempo (reuniões, reuniões de negócios, seminários);
- ações que devem ser feitas em um determinado dia (para concluir o projeto até uma data específica, para participar na conferência);
- informações sobre datas específicas (aniversários, aniversários, feriados).
Eu uso «Google Calendar", que eu trago todas essas coisas. Este serviço é porque útil:
- Ele está disponível como um telefone e um computador;
- em uma tela, você pode exibir vários calendários;
- há lembretes em seu smartphone.
Se você tem algo trouxe para o seu calendário, ou você segue, ou irá transferir para outra data., Não há necessidade de sobrecarregar o calendário para lista de tarefas que é transportado regularmente todos os dias. Para tais listas, há algumas soluções.
Se você precisa regularmente um certo tempo para ligar para clientes, fornecedores ou empreiteiros, é melhor usar um sistema de CRM.
O que listas devem começar?
Listas de acções prioritárias
Criar um relatório para a semana, estudar o local de competição, limpar a pasta "Caixa de entrada" na caixa de correio, criar termos de referência para designers - todas essas ações demorar mais de dois minutos, mas eles não podem ser qualquer um delegar. Tais casos devem ser inscritos na lista de acções prioritárias e executar ao longo do dia.
Regras para lidar com tais listas:
- Listas não deve ser muito, apenas dois ou três. Por exemplo, "Pessoal", "trabalho", "Família". Se você tem uma lista de tarefas para o dia, colocar um lembrete no seu calendário.
- Nas tarefas nesta lista pode ser feito facilmente rotular o contexto: "On the road", "no computador", "ler", "comprar", "promessas". As tarefas podem ter uma ou mais etiquetas. Por exemplo, o problema da "passear o cão" refere-se ao projeto "Private" e um rótulo de "Promessas".
- Antes de adicionar à lista de tarefas, pense se você precisa fazê-lo em tudo. Se a resposta for 'sim', decidir se quer ou não você pessoalmente levar a cabo este negócio. Afinal, você pode enviar uma mensagem subordinado voz e delegar a ele. Para tarefas que são atribuídas a você, vai marcar "Comprometido". Será negócios a partir da lista de "trabalho" e do "Pessoais".
- Navegar regularmente listas. Faça isso quando houve um minuto de reposição. Mova-se coisas que precisam ser feitas em primeiro lugar.
- Limpar as listas, pelo menos uma vez por mês.
Lista de "Someday"
Nesta lista são coisas que não requerem ação. Pode ser:
- livros, registros, treinamento em vídeo, que querem comprar;
- útil habilidadesQuem quer aprender;
- Lugares que eu quero visitar;
- coisas que eu quero comprar.
Nesta lista você deve periodicamente olhar, tendo registros e transformá-los em alvos, em que o trabalho será feito.
Como armazenar informações de referência, que é útil no futuro?
Esta informação não requer ação. Os principais critérios para o armazenamento destes dados:
- Facilmente procurar títulos, tags e uma descrição breve.
- Facilidade de colocar as informações no repositório.
- informações estrutura de armazenamento intuitivo. Quando novos dados, você precisa selecionar rapidamente uma categoria e subcategoria, onde colocá-los.
- armazenamento acessível a partir de qualquer dispositivo.
Existe uma rituais GTD obrigatório?
Sim, vários.
Reunir toda a informação ao carrinho "Caixa de entrada"
Ferramentas para coletar uma grande quantidade de informações. Mas tudo isso deve migram para um lugar com o qual você e vai continuar a trabalhar.
esvaziar lixeira "Caixa de entrada"
Uma ou duas vezes por semana vai ter de rever a lista de "Caixa de entrada" e classificar acumulada por pastas ou etiquetas. Este ritual tem que se tornar um hábito, que é formado a partir de algoritmo intuitiva de ações e sua repetição sistemática.
Você deve ser um simples passo a passo plano de como você gasta limpeza semanal em seu sistema de negócios. Obter Calendários, que vai marcar os dias em que a conhecemos. Atribuir-se um prêmio se, por exemplo, pelo menos 20, você estará dentro de 30 dias para limpar a pasta "Caixa de entrada" e dias expurgado no calendário.
Revisão da lista de acções prioritárias ea lista de "Someday", priorização
A revisão das listas é importante priorizar e realisticamente calcular as forças. Isso é necessário, de modo a não carregar-se metas impossivelmente altos e não sofrem de perceber sua ineficiência.
Destruição de cestas extras
Muitas vezes, durante a comunicação com colegas e parceiros, novas caixas de correio, documentos, listas.
Sua tarefa - tanto quanto possível automatizar todos os dados reuniram-se para a pasta "Caixa de entrada".
Esta pode ser uma caixa de correio, e planejador eletrônico. Para automatizar e serviços de informação de referência caber IFTTT e Zapier. Cestas para coleta de informações deve ser pequena.
Como trabalhar com uma cesta de "Caixa de entrada" e classificar acumulado no seu caso?
Primeiro, remova o problema, promoção ou a informação a partir da pasta "Caixa de entrada" e responder à pergunta: "O que é isso? Eu realmente preciso fazer alguma coisa? "
Se você não precisa de mais nada, você tem duas opções. Se é lixo, que não é mais útil para você sua panturrilha. Se esta é uma informação útil, colocá-lo no arquivo. Deve ser estruturado em categorias e tags de tornar mais fácil para encontrar o necessário.
Se a informação que você precisa de algo para fazer, há três opções:
1. Run necessário. Se a ação é importante e não deve demorar mais do que 2-5 minutos.
2. Delegar a alguém. Se a ação leva mais de dois minutos, pense se é possível acusar alguém.
Quando delegiruesh alguém deve ser registrada:
- o resultado final;
- plano de trabalho (caminho para a meta);
- prazo para completar tarefas;
- data de controlo e resultado para estar pronto para isso (intermediário ou final).
3. Adiar para o futuro. Neste caso, digite:
- resultado desejado;
- logo após a ação que você deseja executar. Lembre-se: é impossível realizar o projeto como um todo, só pode tomar medidas simples de concreto que vai lhe trazer mais próximo do resultado final;
- prazo. Se não houver nenhuma data exata, armazenar a ação na lista de "Someday".
Você pode enviar mensagens para si mesmo para obtê-los no dia marcado. Para isso adequado como um calendário «Google," um lembrete para a data desejada, e um pedido de um post bumerangueQue irá enviar-lhe um e-mail em um determinado momento.
Como planejar o seu trabalho?
Todo o trabalho pode ser dividido em três etapas:
- Realizando pré-planejado. Pode ser tão coisas estrategicamente importantes que você mais perto do objetivo, ea rotina que simplesmente precisa ser feito.
- Ir para o trabalho como sua aparência inesperada. Isto é, quando durante o dia chegar tarefas de colegas, supervisores, cartas de clientes.
- O planejamento para o trabalho futuro: a elaboração e revisão das listas de prioridades. Este artigo não deve levar muito tempo, para que você não se envolver no planejamento para o planejamento.
O planejamento e objetivos (livro comemorativo) Interior prática é descrita no livro de David Allen.
David Allen
Consultor sobre a eficácia pessoal e gestão do tempo, metodologia de produtividade GTD autor
Por livro comemorativo precisa 43 pastas: 31, marcados com números de 1 a 31, mais 12 meses com o nome. pastas diárias são colocados na frente, começando com data de amanhã. Para uma pasta com o número 31 é a pasta para o próximo mês, seguido pela pasta com o resto dos meses.
O conteúdo da pasta para o dia seguinte todos os dias transferida para a cesta, em seguida, a pasta é colocada na última das pastas diárias (como ele é transferido para o próximo mês). Quando você soltar a pasta 31 para o mês em curso, será uma pasta com o nome do mês, seguido pela pasta com os dias do novo mês. Da mesma forma, uma pasta com o mês atual é transferido para o ano seguinte, quando ele passou.
Em uma pasta específica é necessário para armazenar documentos que requerem ações específicas (formulário a ser preenchido, uma carta a ser enviada).
Para que o sistema funcione, ele precisa ser atualizado diariamente. Se você esquecer de atualizar o local do dia de amanhã, você não pode confiar no sistema. Eles vão estar faltando informações importantes, que é necessário entender de outras maneiras.
Se você está indo embora por alguns dias, antes da partida, você precisa verificar a pasta para os dias durante o qual você estará ausente.
Como organizar-lo em prática, tendo em vista sistemas de planejamento modernas:
- Em vez de um livro comemorativo de usar organizador com listas de casos todos os dias e colocá-los em suas tarefas para o dia. Reuniões e processos ligados ao tempo necessário para escrever, em primeiro lugar, e lembretes ajustado para o sistema sobre eles de antecedência.
- Crie um arquivo com uma lista de casos por mês. Esta é uma lista do que você quer para ficar pronto durante esse tempo. Você adicionar a ele o caso para o mês inteiro. Revisão de tarefas deve ocorrer uma vez por semana. Durante o planejamento, as coisas mais importantes a se dispersar para semanas para entender suas prioridades. Sua você irá executar em primeiro lugar, caso contrário, todo o tempo irá para assuntos pequenas e urgentes.
- Crie um arquivo com os planos para o ano. Ele deve ser revisto uma vez por mês. Casos deste arquivo são transferidos para os planos para o mês.
- Planos para o ano, com base nas metas de longo prazo para 3-5 anos. Estes casos são melhores para se registrar, quer no final do ano ou durante o tempo de férias, quando a cabeça está carregado tarefas diárias.
Estes quatro pontos, David Allen chama o sistema de planejamento natural. Este sistema permite que você mova em direção a objetivos importantes para você e não perder tempo na rotina.
Existe um plano universal pelo qual você pode planejar qualquer projeto?
Sim, é claro. David Allen chama isso de um modelo de planejamento natural. Ele consiste em várias etapas.
Passo 1. A finalidade e os resultados imagem perfeitos
determinar objetivo ou o resultado final perfeito, imagine que você tenha atingido isso.
Descrevê-lo com todos os critérios de sucesso (dinheiro, pessoas, reconhecimento). Quanto mais você escrever o resultado final, mais forte é a motivação, especialmente nos momentos em que você precisa para executar ações específicas, desde que não é.
Passo 2. princípios
Descrever os princípios que você vai ficar com o cumprimento de metas. Por exemplo: "Vou dar rédea livre para as pessoas se elas... (para permanecer dentro do orçamento, para cumprir um projeto específico prazo)." Pergunte a si mesmo: "Que ações podem prejudicar minhas atividades? Como posso impedi-los? "
Os princípios têm clareza e são um guia confiável no processo de gestão.
Passo 3. Brainstorming
Brainstorm, durante o qual gravar todos os tipos de idéias que vêm à mente.
princípios fundamentais do brainstorming:
- não julgar;
- É pacífico;
- não estimar;
- não criticar;
- Pense sobre a quantidade, em vez de qualidade;
- mover a análise e organização do segundo plano.
Passo 4. O plano do projeto como uma lista
Organizar resultados de brainstorming em uma lista de casos. Comece a planejar a partir do final e percorrer os passos para trás. Assim você pode facilmente fazer um plano e determinar o primeiro passo rumo à meta. Um exemplo de planejamento a partir do final:
Target (resultado ideal): Eu posso falar espanhol e entender as pessoas.
por isso é: Quero comunicar sem um intérprete durante reuniões de negócios com parceiros espanhóis e se comunicar livremente com outras pessoas enquanto em férias na Espanha.
Estágios da meta:
- Um passo para atingir a meta: Eu encontrei o apoio da língua espanhola e falar com ele duas vezes por semana.
- Um passo de isso, eu passei no exame do nível B1 da proficiência na língua.
- Um passo de isso, eu passei no exame de competências linguísticas nível A1.
- Um passo longe deste: I oito vezes no passado mês de treino Espanhol e cumpriu toda a lição de casa.
- Um passo de isso, eu matriculados em cursos de espanhol e pago por um mês de treinamento.
- Um passo longe deste, reuni informações sobre os cursos de Espanhol e fez uma tabela de comparação.
- Primeiro passo: Eu agendada tempo no calendário quando eu vai reunir informações sobre os cursos de espanhol.
Quando a equipe está trabalhando em uma tarefa e precisa para organizar todo o plano em um lugar, conveniente para uso Gantt. A primeira coluna na mesma - estes são estágios no caminho para a meta, a segunda coluna - responsável. Continuará a colunas com um período de tempo. As células vão ser o estado de uma fase particular, tal como "planeadas", "No processo," "Done", "pendente".
sistema de GTD e planejamento natural pode parecer difícil. Mas quando você configurá-lo para si e começar a usar regularmente, você vai sentir que tudo é muito mais fácil do que parecia à primeira vista.